İçerik

• adımlar
• Yöntem 1/9: Bir Gündem Geliştirin
• Yöntem 2 / 9: Davetiyeleri gönderin
• Yöntem 3 / 9: Toplantı Yerini Hazırlayın
• Yöntem 4/9: Toplantı için gerekli araçları sağlayın
• Yöntem 5 / 9: Bir anket veya anket hazırlayın
• Yöntem 6/9: Bir toplantı hatırlatıcısı gönder
• Yöntem 7/9: Toplantıyı Tam Plana Göre Başlatın
• Yöntem 8 / 9: Toplantının konusuna bağlı kalın
• Yöntem 9/9: Mümkün olduğu kadar çok soruyu yanıtlayın

Bir toplantıya aracılık eden veya toplantı düzenleyen herkes bu ipuçlarından yararlanacaktır. Organizatörün sorumlulukları, katılımcıları davet etmeyi ve onlara mümkün olduğunca verimli çalışmaları için ihtiyaç duydukları her şeyi sağlamayı içerir.Toplantı sahibi aynı zamanda toplantının gidişatından da sorumludur. Toplantının konusuna maksimum konsantrasyon sağlamalı, katılımcıların kişiselleşmesini ve toplantı kurallarını tartışmasını engellemelidir. Bu materyal, toplantının organizasyonunu ve yürütülmesini kolaylaştıracak ve böylece başarılı olacaktır.

adımlar

Yöntem 1/9: Bir Gündem Geliştirin

1. 1 Toplantının başlangıç ​​ve bitiş saatlerini ve her konunun tartışılacağı zaman sınırlarını belirtin. Toplantı katılımcıları bunu sizin tarafınızdan nezaketen kabul edeceklerdir.
2. 2 Kuruluşunuzdaki kişilere veya toplantıyı düzenleyen kişiye gündeme hangi konuların dahil edilmesi gerektiğini sorun ve ayrıca her konunun kısa bir açıklamasını isteyin.

Yöntem 2 / 9: Davetiyeleri gönderin

1. 1 Davetiye göndermenin en iyi yolu, özellikle çalışanlarınızın e-posta işlevlerini bir takvim ve hatırlatıcılarla birleştiren bir programı varsa, e-postadır.
2. 2 Koltuk rezervasyonu için bir son tarih belirleyin. Bu, eksik materyalleri hazırlamak için toplantıyı bölmemeniz için gerekli miktarda kaynak hazırlamanıza olanak tanır.

Yöntem 3 / 9: Toplantı Yerini Hazırlayın

1. 1 Sorunsuz bir toplantı için odayı uygun şekilde hazırlamanız gerekir. Toplantılar için sıklıkla kullanılan bir alan kiralarken (örneğin, bir otel odasında veya özel hizmette), yerel personelin alanı hazırlamanın nüanslarına aşina ve bilgili olacağına güvenebilirsiniz.
   • Ders yerleştirme - sandalyeler, öğretim görevlisinin ilgi merkezinde olacağı şekilde hizalanır. Bu tür yerleştirme, özellikle asıl amaç bazı bilgileri iletmekse etkilidir.
   • Tiyatro düzenlemesi - odanın önüne bir başkanlık kurulur (hoparlörlerin ve uzmanların oturduğu bir masa). Diğer katılımcıların sandalyelerinin düzeni bir konferans salonunu andırmaktadır.
   • Okul Düzeni - Masalar, toplantı katılımcılarının konuşurken not almalarını sağlamak için sandalye sıralarının önüne yerleştirilmiştir. Odak konuşmacı üzerindedir.
   • Yuvarlak masa. Katılımcılar ayrı ekipler olarak hareket edecek ve gruplar ya da bireysel katılımcılar arasında fikir alışverişini teşvik edecekse bu düzenlemeyi seçin.
   • U şeklinde bir masa kurun Bu, katılımcıların birbirlerini görmelerini ve gerektiğinde etkileşim kurmalarını sağlayan bir toplantı odası stilidir.
   • Dinleyicilerle iletişimi içeren açık bir toplantı planlıyorsanız, sandalyeleri konuşmacı ortada olacak şekilde daire şeklinde yerleştirin.

Yöntem 4/9: Toplantı için gerekli araçları sağlayın

1. 1 Eksiksiz bir toplantı hazırlığı, bir dizi kalem, defter, iş yardımı, çalışma notları ve toplantı sırasında ihtiyaç duyabileceğiniz diğer her şeyi içerir.
2. 2 Sorular için yer ayırın. Bu, katılımcıların sorularını yazabilecekleri veya yapışkanlı kağıt etiketler kullanarak yapıştırabilecekleri bir poster veya pano olabilir. Toplantı katılımcıları, belirli bir zamanda sorularına cevap alacaklarını bilecek ve toplantı daha sorunsuz ilerleyecektir.
3. 3 Uzun toplantı katılımcıları için içecekler ve atıştırmalıklar hazırlayın. Kısa süreli toplantılar için her masaya bir şişe su ve bir kase şeker koymanız yeterlidir.

Yöntem 5 / 9: Bir anket veya anket hazırlayın

1. 1 Toplantı katılımcıları, toplantıdan hemen sonra kalitesini değerlendirebilir veya bir anket doldurup 1-2 gün içinde e-posta ile gönderebilir.
2. 2 Değerlendirme sayfaları ve anketler, toplantının katılımcıları tarafından nasıl algılandığını belirlemenize olanak tanır.

Yöntem 6/9: Bir toplantı hatırlatıcısı gönder

1. 1 Hatırlatmalar, katılımcıların kayıtlarının son günü veya bundan 1-2 gün önce gönderilir.
2. 2 Birinin planlarını değiştirip değiştirmediğini ve katılımdan çekilmeye zorlandıklarını bildirmelerini isteyin.

Yöntem 7/9: Toplantıyı Tam Plana Göre Başlatın

1. 1 Bir toplantıya geç gelenler "yetişebilir", ancak diğerlerini bekletmek kabalık olarak kabul edilir.
2. 2 Toplantının başlangıcında, mola ve öğle yemeği saatleri, tuvalet yerleri ve toplantı katılımcılarının nerede ve nasıl soru sorabileceği gibi organizasyonel duyurular yapın.

Yöntem 8 / 9: Toplantının konusuna bağlı kalın

1. 1 Toplantı düzenleyicisi, katılımcıları toplantının konusuna yönlendirmelidir. İlgili konularda dışarı çıkmanıza izin vermek, çalışma programınızı bozma riski taşır.
2. 2 Belirlenen mola ve öğle yemeği saatlerine sadık kalın.

Yöntem 9/9: Mümkün olduğu kadar çok soruyu yanıtlayın

1. 1 Toplantı katılımcılarından sorular toplayın. Mümkün olduğu kadar çok kişinin ilgisini tatmin edecek yanıtlar için yeterli zaman ayırın.
2. 2 Toplantıdan sonra, başkalarının önünde konuşmaktan utanan toplantı katılımcıları veya yüz yüze görüşmeyi gerektiren belirli sorunları olan toplantı katılımcıları tarafından size yaklaşılabilmesi için erişim mesafesinde kalın.
3. 3 Toplantı katılımcılarına anketi veya kontrol listesini doldurmalarını hatırlatın ve toplantıya katıldıkları için teşekkür edin.