İçerik

• adımlar
• Yöntem 1/1: Gündemi Belirleme
• İpuçları
• Uyarılar

Gündem, bir toplantıda veya toplantıda ele alınacak konuların ayrıntılı bir listesidir. Toplantının amacını ve ele alınacak konuları tanımladığı, konuşmacıları listelediği ve ele alınacak her konunun zamanını belirlediği için toplantıları planlamanın ve yürütmenin ayrılmaz bir parçasıdır. Bir toplantı planlamanız gerekiyorsa, ihtiyacınız olan tüm bilgileri toplayın ve bunu gündemde yapılandırılmış bir şekilde düzenleyin. Aşağıdaki ipuçları doğru yapmanıza yardımcı olacaktır.

adımlar

Yöntem 1/1: Gündemi Belirleme

1. 1 Tüm katılımcıları toplantı hakkında önceden bilgilendirin.
   • Onlara e-posta gönderebilir veya servis bildirimlerini basılı biçimde dağıtabilirsiniz.
   • Toplantının tarihini, saatini, yerini ve amacını belirtin.
   • Alıcılardan bir cevap isteyin. Daveti kabul eden herkesin toplantıya gelmesi gerektiğini bilmelerini sağlayın.
2. 2 Her katılımcının toplantıda hangi konuyu ele almayı planladıklarını önceden size bildirmelerini sağlayın.
   • Doğru ve doğru bir şekilde gündeme getirebilmeniz için her meslektaşınızdan toplantıda ele almak istedikleri konunun özünü ve ayrıntılarını açıklamasını isteyin.
   • Katılımcının sorusunu düşünmesinin ne kadar süreceğini belirtin.
3. 3 Gündemdeki tüm maddeleri listeleyin.
   • “Gündem Maddesi”, “Sunucu” ve “Tartışma Zamanı” başlıklı üç sütunlu bir tablo yapın.
   • İncelenen konuları görünüm, alaka veya önem sırasına göre listeleyin.
   • Her sunucu tarafından sağlanan her konunun kısa bir açıklamasını yazın.
   • Başlığa toplantının ayrıntılarını ekleyin - tarih, saat ve yer, amaç ve süre.
4. 4 Her sunum yapan kişiye, kendi konuşma tarzına ve sorularına ayrılan süreye katılıp katılmadıklarını kontrol edin.
5. 5 Gündemi gerektiği gibi düzeltin.
6. 6 Onaylanmış gündemin kopyalarını tüm toplantı katılımcılarına gönderin. İçeriği gözden geçirebilmeleri ve toplantıya hazırlanabilmeleri için bunu önceden yapın. İki gün yeterli olmalı.

İpuçları

• Toplantının konusu ile ilgili olmayan bir gündeme madde eklenmesi talebi alırsanız, sunum yapan kişiyi bir sonraki toplantıda konuyu ele almaya davet edin.

Uyarılar

• Her sunucunun konusunu sunması için yeterli zaman ayırın. Beklentilerinize dikkat edin ve bir toplantıya çok fazla bilgi eklemeye çalışmayın. Katılımcıların soruları olabileceğini veya ek konuları tartışmak isteyebileceğini unutmayın.