İçerik

• Adım atmak
• Yöntem 1/3: Şikayet mektubunuzu yazın
• Yöntem 2/3: Doğru ton ve formatı kullanma
• Yöntem 3/3: Takip
• İpuçları
• Uyarılar

Şikayet mektubu yazmak, çoğu insanın bir noktada yapması gereken bir şeydir. Bir şirketin ürününden veya hizmetinden memnun olmasanız da, sorunu karşılıklı olarak yararlı bir şekilde, sağlam ancak kibar bir şikayet mektubu yoluyla çözmek genellikle mümkündür. Şikayet şirketi yazmak zor ya da korkutucu olmamalıdır - sadece gerçekleri açık ve kibarca belirtmeniz gerekir.

Adım atmak

Yöntem 1/3: Şikayet mektubunuzu yazın

1. Lütfen mektubunuzu müşteri hizmetleri departmanına iletin. Bir şikayet mektubu yazarsanız, mektubu şirketin müşteri hizmetleri departmanına yönlendirirseniz başarı şansınız en yüksek olur. Müşteri hizmetleri departmanı şikayetlerle ilgilenmeye alışkındır ve mektubunuz muhtemelen verimli ve etkili bir şekilde ele alınacaktır.
   • Müşteri hizmetleri müdürünün veya müdürünün adını bulmaya çalışın ve mektubunuzu ona şahsen gönderin. Mektubunuza Dear ile başlayın Bayım veya Bayan.ardından soyadları. Müşteri hizmetleri müdürünün adını bulamazsanız, yazmanız yeterli Sevgili Beyefendi / Hanımefendi.
   • Müşteri hizmetleri adresini şirketin web sitesinde veya şirketin promosyon veya promosyon materyallerinde veya ürün ambalajı veya etiketlerinde bulabilmelisiniz.
2. Mektubunuzdaki noktaya çabucak gelin. Mektubunuzun ilk satırında, mektubu neden yazdığınızı ve şikayetinizin tam olarak ne olduğunu açıkça belirtmelisiniz. Lütfen, hizmeti satın aldığınız veya hizmeti aldığınız tarih, saat ve yer ve ilgili seri veya model numaraları dahil olmak üzere mümkün olduğunca çok sayıda ilgili bilgi sağlayın.
   • Mektubun alıcısı, mektubun kilit noktasını beş saniye içinde belirleyebilmelidir, bu nedenle uzun ve tutarsız tanıtımlardan kaçının.
   • Açılış cümlenizden sonra paragrafa durumla ilgili daha fazla ayrıntı veya açıklama ekleyebilirsiniz, ancak ilk satır derhal şikayetinize mümkün olduğunca açık bir şekilde dikkat çekmelidir.
   • Örneğin, açılış satırınız "15 ​​Temmuz'da A Caddesi konumunuz olan Örnek Şehir'de şirketinizden satın aldığım kırık bir saç kurutma makinesinden şikayet etmek için yazıyorum" olabilir.
3. Özellikle hangi sonucu veya çareyi görmek istediğinizi belirtin. Değişim, paranızın iadesi, onarım veya başka bir tazminat istiyorsanız, lütfen bunu ikinci paragrafınızda açıkça belirtin. Bu, form mektubu almanızı engelleyecek ve alıcıya başlaması için bir şeyler verecektir.
   • Yorumlarınızda olabildiğince yapıcı olmaya çalışın ve size yardımcı olacak ve şirketle ilişkinizi devam ettirecek yollar önerin. Paranızı veya başka bir tazminat talebinde bulunurken, aynı zamanda başka bir şirkete taşınmayı düşündüğünüzü söylerseniz, sorunu çözmeye çalışmak zorunda kalmazlar.
   • Şirketin daha geniş bir sorunu çözmesini istiyorsanız, bunu mektubunuza ekleyin, ancak bunun zaman alabileceğini unutmayın.
   • İlk mektubunuzda dava açmakla tehdit etmeyin. Nihayetinde ihtiyacınız olan çözüm bu olabilir, ancak önce şikayet mektubunuzu gönderin ve bir yanıt bekleyin.
4. Destekleyici belgelerin kopyalarını ekleyin. Bu, makbuzları, garanti sertifikalarını, gönderdiğiniz çeklerin kopyalarını ve uygunsa, fotoğrafları veya videoları içerebilir. Tüm belgeler mektubunuza eklenmelidir.
   • Emin olun kopyalar orijinalleri değil, eklemek istediğiniz tüm belgeler. Bu şekilde, kanıtı başka birine göstermeniz gerektiğinde önemli bilgiler kaybolmaz.
   • Ayrıca, harf metninde eklerin tam sayısını belirttiğinizden emin olun. Örneğin: "Ekte orijinal faturamın bir kopyasının yanı sıra saç kurutma makinesi garanti kartının ve seri numarası bilgilerinin bir kopyasını bulacaksınız."
5. Sorunu çözmeleri için onlara belirli bir süre verin. Sorunun çözülmesini istediğiniz kesin bir zaman dilimi sağlamanıza yardımcı olabilir. Bu size gönül rahatlığı sağlayacak ve sorunun hızla çözülmesine yardımcı olacaktır.
   • Bir süre sınırı belirlemek, mektubunuzun kaybolmasını veya unutulmasını önlemeye de yardımcı olacaktır, bu da sizinle şirket arasında daha fazla sorun ve kızgınlığa yol açabilir.
   • Verdiğiniz sürenin makul olduğundan emin olun.İsteğinize göre değişmekle birlikte, genellikle bir veya iki hafta yeterlidir.
6. Mektubu saygıyla bitirin. Alıcıya yardımı için teşekkür edin ve sorunu çözmek için size nasıl ve ne zaman ulaşabileceklerini bildirin. Bu, işlerini çok daha kolay hale getirecek ve daha verimli bir sonucu dört gözle beklemenizi sağlayacaktır.
   • Mektubu şununla bitir: İçtenlikle veya Saygılarımla (ikincisi biraz daha resmidir). "Selamlar" gibi resmi olmayan kapanış formüllerinden kaçının.

Yöntem 2/3: Doğru ton ve formatı kullanma

1. Kibar ol. Kızgın olabilirsiniz ve haklı olabilirsiniz, ancak kaba olmak, alıcıyı yalnızca savunmaya geçirir. Saygılı bir tonda yazın ve ne pahasına olursa olsun tehditkar, kızgın veya alaycı yorumlar yapmaktan kaçının. Mektubunuzu okuyan kişinin olanlardan doğrudan sorumlu olmadığını ve kibar, kibar bir müşteriye kızgın ve suçlayan birinden çok daha olumlu ve yardım etmeye istekli olacağını unutmayın.
   • Yazdığınız şirketin sizi hedeflemediğini unutmayın. Çoğu şirket, müşterilerini mutlu etmekle ilgilenir.
   • Alıcının kötü niyetli olduğunu varsaymak yerine, size yardım etmek isteyen biri olarak davranırsanız çok daha başarılı olursunuz.
   • Öfkelendiğinizde yazmayın. Mektubunuzu yazmadan önce sakinleşmeyi bekleyin. Ya da isterseniz, mektubu buhar kulaklarınızdan çıkmaya devam ederken yazın ve göndermeden önce bir veya iki gün bekleyin. Muhtemelen avantajı azaltmak için şeyleri yeniden formüle etmek isteyeceksiniz.
2. Kısa ve öz olun. Müşteri hizmetleri temsilcileri günde yüzlerce mektup alabilir, bu nedenle konuya hızlı bir şekilde ulaşmanız çok önemlidir, böylece okumaya başlar başlamaz tam olarak neyle uğraştıklarını bilirler. Mektubunuz çok uzun veya ayrıntılıysa, okuyucu onu küresel olarak okuyacak ve nihayetinde tam sorun veya istenen çözüm hakkında net bir fikre sahip olmayacaktır.
   • Aşırı ayrıntıdan veya uzun tiradlardan veya monologlardan kaçının.
   • Mektubunuzu bir tarafla sınırlı veya yaklaşık 200 kelimeden az tutmaya çalışın.
3. Saygıya hakim olun. Mektubunuzda saygıyı zorunlu kılmak, doğru üslubu belirler ve şirketin şikayetinizin ciddiye alınması gerektiğini bilmesini sağlar. Bu, özellikle önemli mali sonuçları olabilecek daha ciddi şikayetler için geçerlidir.
   • Saygıyı zorunlu kılmak, dilin kalitesi, haklarınız ve şirketin sorumlulukları hakkındaki bilginiz ve mektubun profesyonel bir sunumu gibi bir dizi şeyi içerir.
   • Tüm bunlar size güvenilirlik sağlar ve mektubunuza verilen yanıt üzerinde olumlu bir etkisi olması gerekir.
4. Mektubunuzu net ve doğru bir şekilde düzenleyin. Yukarıda belirtildiği gibi, mektubunuzu profesyonel bir şekilde düzenlemek, şikayetinizin alınma şeklini olumlu yönde etkileyecektir.Adınızı, adresinizi ve tarihi sol üst tarafa yazıp yazacağınız kişinin adını veya unvanını, mektubun gövdesinin hemen üzerinde şirketin adresi.
   • Mektubunuzu her zaman bir bilgisayara yazın, bu, okumayı kolaylaştırır ve çok daha düzgün görünür. Mektubunuzu elle yazmanız gerekiyorsa, el yazınızın net ve okunaklı olduğundan, üzerinde çarpı işareti bulunmayan kelimeler veya mürekkep lekeleri olmadığından emin olun.
   • İmzanızı yazmak için aşağıda boş bir alan bırakın İçtenlikle veya Saygılarımla imzanızı nereye koyabilirsiniz. Bu boşluğun altına, açıkça okunabilir olması için adınızı yazın.
   • Mektubu, aşağı yukarı aynı boyutta paragraflarla düzgün ve düzenli tutun.
5. Yazım ve dilbilgisini kontrol edin. Yanlış yazım ve dilbilgisi, şikayetinizin alınma şeklini olumsuz etkileyebilir. Mektubu yazdırmadan önce bilgisayarınızda bir yazım denetleyici kullandığınızdan emin olun veya göndermeden önce başka birinin okumasını sağlayın.

Yöntem 3/3: Takip

1. Aşmak için belirlediğiniz zaman sınırını bekleyin. Sabırlı olun ve ilk mektubunuzda verilen süre sınırı geçene kadar hiçbir şey yapmayın. Bu tarih geçerse ve hala bir şey duymadıysanız, mektubun alınıp alınmadığını kontrol etmek için bir telefon görüşmesi veya e-posta ile takip edin. Şirkete şüpheden fayda sağlamak her zaman en iyisidir.
   • Mektubunuzla ilgili hala bilgi almadıysanız veya aldıysanız ancak durum tatmin edici bir şekilde ele alınmadıysa, şikayetinizi bir üst kademeye göndererek devam edebilirsiniz.
2. Komuta yapısında yukarı doğru çalışın. Müşteri hizmetleri müdürü ile ilişkilerde başarısız olursanız, kimin daha üst sırada olduğunu bulmaya çalışın ve o kişiye yazın. Merdiveni her yükselttiğinizde, müşteri hizmetleri temsilcisinden yöneticiye, başkan yardımcılığından CEO'ya, önceki seviyedeki yazışmaları ekleyin. Bu şekilde, şirketteki yeni satış temsilciniz neler olup bittiğini öğrenecek ve sorun büyük olasılıkla dava açılmaksızın çözülebilir.
   • Doğrudan zirveye çıkmaktansa, yokuş yukarı çıkmadan önce müşteri hizmetleri departmanından başlamak daha iyidir. Bunun nedeni, müşteri hizmetleri departmanının bu tür şikayetleri ele alma konusunda daha tecrübeli olmasıdır ve CEO'ya gönderilen mektupların yine de bu departmana iletilmesi muhtemeldir.
   • Öyleyse, müşteri hizmetleri temsilcileri, kafalarını aşmaya çalıştıkları için sizi otomatik olarak olumsuz bir ışıkta görmeye başlayabilir.
   • Unutmayın, bir CEO'ya veya genel müdüre mektup yazıyorsanız, muhtemelen olay hakkında henüz bilgi sahibi olmadıkları için çok açık, öz ve iyi yazılmış olmalıdır.
3. Dava açmak istiyorsanız bir avukata gidin. Ne yapacağını bilecek. Yasal işlemin son çare olduğunu ve bunu mektubunuzda hemen gündeme getirmenizin olumsuz bir tavır oluşturacağını ve tazminat taleplerini gözden kaçırma riskini alacağını unutmayın. Blöf yaptığınızı fark ederse de sizin için olumsuz olabilir.

İpuçları

• Yazmadan önce, neler olduğunu bir düşünün. Her şeyi düşündüğünüzde ve tam olarak ne istediğinizi ve onu nasıl sormak istediğinizi bildiğinizde, mektubunuzu yazmaya hazırsınız demektir.
• Adınızın, adresinizin, e-postanızın ve telefon numaranızın (mümkünse ev, iş ve cep telefonu) mektubunuzda yer aldığından emin olun. Ayrıca okuyucunun ayrıntılarını isteyin, böylece ikiniz de şikayetinizle ilgili herhangi bir ilerleme konusunda güncel kalabilirsiniz.
• Tekrar okuyun ve her şeyin doğru, samimi ve doğrulanabilir olduğundan emin olun.
• Küfür etmeyin. Tazminat veya çözüm istediğinizi ve okuyucunuzu gücendirmenin buna bir katkısı olmayacağını unutmayın. Daha güçlü bir dil kullanmak istiyorsanız, pasif söylemden kaçının ve daha doğrudan ve açıklayıcı kelimeler kullanın. Belki sen şok hatta hissettim iğrenme, basitten daha güçlü kelimeler hüsrana uğramış.
• Şikayetinizi yazılı olarak iletmeniz, şirkete bloglarına veya web sitelerine e-posta, faks veya yorum göndermekten daha güçlü bir etkiye sahiptir. Çoğu şirket resmi yazılı şikayetleri daha öncelikli olarak ele alır.
• Belirli bir kişi hakkında şikayette bulunmak için yazıyorsanız, mektubunuzu onların eksiklikleriyle sınırlandırın ve bir bütün olarak organizasyondan şikayet etmeyin. Şirket politikaları hakkında şikayette bulunmak için yazıyorsanız, dinleyiciye veya politikaya hakaret etmeyin. Sadece sorununuzu ve nasıl çözülmesini istediğinizi belirtin.
• Yeminli şahit ifadeleri göndermeyin. Aslında, mahkemeye gideceğinizi düşünüyorsanız, muhtemelen sadece ifadesini değil, ismini de saklamak istersiniz. Ayrıca mahkemeye gitmenin muhtemelen ucuz olmadığını da unutmayın. Çoğu durumda gayri resmi olarak veya en fazla bir anlaşmazlık komitesi aracılığıyla bir anlaşmaya varmak daha iyidir.
• Şikayette bulunabileceğiniz ve başkalarının bu belirli şirketle aynı durumda olup olmadığını görebileceğiniz tüketici web siteleri vardır.
• Tüm yazışmaların kopyalarını ve mektuplarınızın gönderildiği tarihleri ​​saklayın.

Uyarılar

• Fiziksel şiddeti, mülke zarar vermeyi veya sağlık veya güvenliğe saldırıyı tehdit eden bir mektup yazmak yasa dışıdır. Tehdit, sindirme olarak yorumlanabilir ve dava konusu olabilir ve para cezasına hatta hapis cezasına da tabi olabilir. Kendinize bir iyilik yapın ve tehditleri unutun. Kağıda koymayın veya göndermeyin!