İçerik

• adımlar
• Yöntem 1/2: Organizasyonel Değişim Yönetim Planı Nasıl Yazılır
• Yöntem 2/2: Herhangi bir projedeki değişiklikler nasıl izlenir
• Öneriler

İki tür değişiklik yönetimi planı vardır. Bunlardan biri değişimin organizasyon üzerindeki etkisini dikkate alır ve geçiş sürecini desteklemeyi amaçlar. Başka bir plan türü, tek bir projenin ilerlemesini izlemenize, projenin seyri ve ölçeğindeki sapmaları veya değişiklikleri yakalamanıza olanak tanır. Her iki planın da amacı, tam olarak ne yapılması gerektiğini açık ve net bir şekilde ifade etmektir.

adımlar

Yöntem 1/2: Organizasyonel Değişim Yönetim Planı Nasıl Yazılır

1. 1 Değişikliğin nedenlerini belirtin. Düşük üretkenlik, yeni teknoloji veya kuruluşun misyonundaki bir değişiklik gibi değişikliği uygulama kararını etkileyen faktörleri listeleyin.
   • Bir yaklaşım, kuruluştaki mevcut durumu ve ana hatları verilen planın gelecekte hangi duruma yol açacağını tanımlamaktır.
2. 2 Değişikliklerin türünü ve ölçeğini belirtin. Projede beklenen değişikliklerin doğasını kısaca açıklayın. Değişikliğin neyi etkileyeceğini tam olarak belirtin: iş sorumlulukları, süreçler, politika ve/veya organizasyon yapısı. Yaklaşan değişikliklerden etkilenecek organizasyonun departmanları, ekipleri, sistemleri ve diğer bileşenlerini listeleyin.
3. 3 Bu projeyi hangi paydaşın desteklediğini belirtin. Üst yönetim, proje yöneticisi, proje sponsoru, son kullanıcılar ve/veya şirket çalışanları gibi bu planın uygulanmasından etkilenecek tüm paydaşları listeleyin. Her kategori için, bu paydaşların değişim projesini destekleyip desteklemediğini belirtin.
   • Daha fazla netlik ve netlik için bu bilgiyi tabloya yansıtmaya çalışın. Örneğin farkındalık, destek ve etki gibi metrikler faydalı bir şablon olarak alınabilir ve her bir paydaş grubu için yüksek/orta/düşük olarak sıralanabilir.
   • Mümkünse, paydaş desteği oluşturmak için yüz yüze görüşmeler yapın.
4. 4 Bir değişiklik yönetimi ekibi oluşturun. Bu ekip, bilgileri tüm paydaşlara iletmekten, endişelerini dinlemekten ve değişikliklerin mümkün olduğunca sorunsuz bir şekilde uygulanmasını sağlamaktan sorumludur. Kuruluş tarafından güvenilen ve saygı duyulan ve iyi iletişim becerilerine sahip kişileri seçin.
   • Bu aynı zamanda üst düzey yönetim seviyesi için de geçerlidir. Liderlerin, sadece plan üzerinde anlaşmaya varmakla kalmayıp, aynı zamanda değişimi aktif olarak teşvik etmelerinin de gerekeceğine dikkat edin.
5. 5 Organizasyonu yönetmek için kavramsal bir yaklaşım geliştirin. Kuruluştaki etkileyicilerin tam desteği, değişimin başarılı bir şekilde uygulanması için kritik öneme sahiptir. Her liderin değişim konusunda söz sahibi olmasına izin verin ve herkesi başarılı bir değişim yaratmada aktif rol oynamaya teşvik edin.
6. 6 Her bir paydaş grubu için bir plan yapın. Değişimi destekleyenler de dahil olmak üzere her bir paydaş grubunun risklerini ve endişelerini değerlendirin. Bu sorunlar üzerinde çalışmak için değişim yönetimi ekibinin üyeleri arasında görevleri bölün.
7. 7 Bir iletişim planı yapın. İletişim, değişim yönetiminin en önemli bileşenidir. Değişim sürecine dahil olan herkesle mümkün olduğunca sık iletişim kurun. Durmaksızın değişimin nedenlerini ve getireceği faydaları vurgulayın.
   • İlgili taraflar, iki yönlü iletişimi sağlamak için şahsen iletişim kurabilmelidir. Yüz yüze görüşmeler önemlidir.
   • Bilgi kaynağı, üst yönetim sponsoru, her çalışanın bölüm yöneticisi ve paydaşlar tarafından güvenilen herhangi bir ek şirket temsilcisi olmalıdır. Tüm bilgiler birleşik bir şekilde yapılmalıdır.
8. 8 İz direnci. Değişiklikler her zaman düşmanlıkla karşılanır. Bu bireysel düzeyde gerçekleşir, bu nedenle direnişin temel nedenini belirlemek için paydaşlarla şahsen konuşun. Değişiklik yönetimi ekibinin sorunları zamanında çözebilmesi için şikayetleri ve şikayetleri takip edin. Bu doğanın en yaygın sorunları şunlardır:
   • Değişim için motivasyon eksikliği veya aciliyet duygusu eksikliği.
   • Büyük resmin veya değişikliklerin neden gerekli olduğunun anlaşılmaması.
   • Sürece girdi eksikliği.
   • Gelecek, gelecekteki sorumluluklar veya gelecekteki sorumluluklar için gereklilikler hakkında belirsizlik.
   • Yönetimin, değişikliklerin uygulanması veya iletişim ile ilgili beklentileri karşılamaması.
9. 9 Engelleri Kaldır. Şikayetlerin çoğuna verilecek yanıt, ek bilgiler veya belirli konular hakkında iletişim stratejisindeki değişiklikler olmalıdır. Diğer durumlarda, planınıza dahil edilmesi veya gerektiğinde uygulanması değişiklik yönetimi ekibine bırakılması gereken ek adımlar gerekebilir. Aşağıdakilerden hangisinin kuruluşunuzla alakalı olabileceğini göz önünde bulundurun:
   • İş sorumluluklarında veya iş süreçlerinde değişiklik olması durumunda personel eğitimine odaklanmak gerekir.
   • Ekip moralinde bir düşüş veya yeni bir ortama aşırı stresli bir geçiş bekliyorsanız, ortamı kurumsal bir etkinlik veya çalışan ödülü ile etkisiz hale getirin.
   • Paydaşlar değişmeye motive değilse, bir teşvik sistemi geliştirin.
   • Paydaşlar kendilerini aşırıya kaçarlarsa, geri bildirimlerini almak için bir toplantı yapın ve planınızı buna göre ayarlayın.

Yöntem 2/2: Herhangi bir projedeki değişiklikler nasıl izlenir

1. 1 Değişiklik yönetiminde rolleri tanımlayın. Bu proje için gerekli olan tüm rolleri listeleyin. Her bir rol için gereken sorumlulukları ve becerileri tanımlayın. Asgari olarak, değişiklikleri günlük olarak uygulaması gereken bir proje yöneticisini ve genel ilerlemeyi izlemesi ve yönetim düzeyinde değişiklik yönetimi hakkında kararlar alması gereken bir proje sponsorunu dahil edin.
   • Büyük bir organizasyondaki daha büyük projeler için, proje yönetimi rolünü farklı geçmişlere sahip birkaç kişi arasında bölmeniz gerekecektir.
2. 2 Değişiklik kontrol panelini kullanın. Yazılımdaki projeler tipik olarak, her bir paydaş grubunun üyeleri tarafından erişilebilen bir değişiklik kontrol panosuna sahiptir. Bu tür yazılımlar, değişiklik taleplerinin otomatik olarak mutabakatını sağlayarak proje yöneticisinin bu sorumluluğunu ortadan kaldırır ve paydaşları kararlar hakkında bilgilendirir. Bu yaklaşım, çok sayıda paydaşın olduğu projelerde ve projenin kapsamının ve hedeflerinin düzenli olarak gözden geçirilmesini gerektiren projelerde iyi sonuç verir.
3. 3 Değişiklik taleplerini uygulamak için bir süreç geliştirin. Ekipten biri ihtiyaç duyulan bir sonraki adımı belirlediğinde fikrin gerçeğe nasıl dönüştürüleceğini düşünün. Bu süreci tanımlayın ve önceden tüm ekiple koordine edin. İşte bir örnek:
   • Bir ekip üyesi bir değişiklik talep formu doldurur ve bu talebi proje yöneticisine iletir.
   • Proje yöneticisi bu talebi genel talep listesine kaydeder ve bir fikrin uygulanması veya terk edilmesi kararı verildiğinde talebin durumunu not eder.
   • Yönetici, gerekli kaynakları dikkate alarak daha spesifik bir plan hazırlamak için bir ekip üyesinin görevini verir.
   • Proje yöneticisi onay için planı proje sponsoruna gönderir.
   • Değişiklik uygulanıyor. İlgili taraflar mevcut durum hakkında düzenli olarak bilgilendirilmektedir.
4. 4 Bir değişiklik talep formu oluşturun. Her değişiklik talebi, genel talep listesine kaydedilmelidir ve aşağıdakileri içermelidir:
   • değişiklik talebinin tarihi;
   • Proje yöneticisi tarafından atanan istek numarasını değiştir
   • isim ve açıklama;
   • talepte bulunanın adı, e-posta adresi ve telefon numarası;
   • öncelik (yüksek, orta, düşük). Acil değişiklik yönetimi planları net bir zaman çizelgesi gerektirir;
   • ürün ve sürüm numarası (yazılım geliştirme projeleri için).
5. 5 İstek günlüğüne ek bilgileri kaydedin. İstek günlüğü aynı zamanda mevcut karar ve uygulama önlemlerini de yansıtmalıdır. Talep formunda belirtilen bilgilere ek olarak aşağıdaki veriler de burada yer almalıdır:
   • onayın sonuçları üzerinde bir işaret (onaylanmış veya iptal edilmiş);
   • talebi onaylayan kişinin imzası;
   • değişikliğin uygulanma süresi;
   • değişiklik projesinin tamamlanma tarihi.
6. 6 Büyük değişiklikleri izleyin. Proje durumunu günlük olarak takip etmenin yanı sıra, belirli bir proje için tüm önemli kararları takip etmek de yardımcı olacaktır. Bunun gibi kayıtlar, liderlik değişikliklerinin gerçekleştiği uzun vadeli projeleri veya projeleri izlemeyi kolaylaştırır. Bu bilgiler aynı zamanda müşterileri ve üst yönetimi bilgilendirmek için de kullanılır. Bir projenin, önceliklerin veya stratejinin zamanlaması, kapsamı veya gereksinimlerindeki herhangi bir değişiklik için lütfen aşağıdaki bilgileri dikkate alın:
   • Kararı kim verdi.
   • Karar verildiğinde.
   • Kararın nedenlerinin ve uygulama sürecinin kısa bir açıklaması. Bu işlemle ilgili tüm belgeleri ekleyin.

Öneriler

• Hem çalışanlarınız hem de müşterileriniz arasında güven ve bağlılık oluşturun. Değişiklikler insanları rahatsız etme eğilimindedir. İnsanlara, onların çıkarları doğrultusunda hareket etmeye kararlı olduğunuzu göstermek, onların desteğini kazanmanıza yardımcı olabilir.