İçerik

• Adımlar
• Tavsiye
• Uyarı

Profesyonel ve kibar bir iş mektubu yazmanız mı gerekiyor? Çoğu iş mesajı önceden biçimlendirilmiş olarak gelir ve kopyalanması kolaydır, sadece mesajın içeriğini değiştirmeniz yeterlidir. İş postası her zaman tarihi, gönderen, alıcı hakkındaki bilgileri ve mesajın gövdesinde bazı paragrafları içermelidir. Bir resim yazmak istiyorsanız, lütfen aşağıdaki adımları takip edin ve şirketinizin standartlarına uyması için gerekli noktaları düzeltin.

Adımlar

Bölüm 1/4: Açılış Mesajı

1. 

   Biçimi anlayın. Mektubunuz ne hakkında olursa olsun, uymanız gereken mektubun görünümü için bazı standartlar vardır. İş mektupları, Arial veya Times New Roman gibi popüler bir yazı tipinde yazılmalı ve yazılmalıdır. Mesajlardaki paragrafları manuel olarak vurgulamanız gerekir. Bu, "dönüş" tuşunu iki kez yazarak yeni bir paragraf başlatmanız anlamına gelir. Paragrafları vurgulamak için girinti komutunu kullanmayın.
   • Tüm kenarlarda yaklaşık 2 cm boşluk bırakın.
   • E-posta ayrıca popüler yazı tipleriyle yazılmalıdır. İş postasında siyah beyaz haricinde, el yazısını taklit eden veya renkli olan yazı tiplerini kullanmayın.

2. 

   
   
   Doğru kağıt türünü seçin. Çalışma mektubu 22cm x 28cm kağıt boyutuna ("letter boyutu" boyutunda) basılmalıdır. ABD'de değilseniz, A4 boyutlu kağıt kullanabilirsiniz. Bazı uzun sözleşmeler 22cm x 36cm ("legal boyut") kağıda basılabilir.
   • Posta için çıktı alırsanız, bunu şirket antetli kağıdına yazdırmalısınız. Bu, mektuba daha profesyonel bir görünüm kazandırır ve ayrıca şirketinizin logosunu ve iletişim bilgilerini sağlar.

3. 

   
   
   Şirketiniz hakkında bilgi verin. Adresin her bölümünün farklı bir satırda yazıldığı şirket adını ve adresini sağlayın. Serbest meslek sahibiyseniz veya çalışıyorsanız, şirket adını kendi adınızla değiştirin veya şirket adının üzerine adınızı yazın.
   • Şirketinizin önceden tasarlanmış bir antetli kağıdı varsa, şirket adını ve adresini yazmak yerine bunu kullanabilirsiniz.
   • Adresi kendiniz yazıyorsanız, size ve şirketinizin tercihlerine bağlı olarak sayfanın üst kısmında sağa hizalamanız veya sola hizalamanız gerekir.
   • Uluslararası posta gönderiyorsanız, ülke adını büyük harflerle yazın.

4. 

   
   
   Tarihi ekleyin. Tam tarih yazmak en profesyonel seçimdir. Örneğin, "1 Nisan 2012" veya "1 Nisan 2012" yazabilirsiniz. Tarih, gönderenin adresinin birkaç satır altında, sola dayalı olarak yazılmalıdır.
   • Mektubunuz birkaç gün içinde yazılırsa, mektubu bitirdiğiniz tarihi bırakın.

5. 

   Alıcı bilgilerini sağlayın. Alıcının tam adını, unvanını (varsa), şirket adını ve posta adresini yazın ve bu bilgileri ayrı satırlara bölün. Gerekirse bir referans numarası ekleyin. Alıcı bilgileri, tarihin birkaç satır altında sola dayalı olarak yazılmalıdır.
   • Kimliği belirli bir kişiye mektup göndermek en iyisidir. Bu şekilde mesajı gönderdiğiniz kişi mesajınızı yanıtlayabilir. Posta göndermeniz gereken kişinin adını bilmiyorsanız, biraz kontrol edin. Kişinin tam adını ve unvanını sormak için şirketini arayabilirsiniz.

6. 

   Bir selamlama seçin. Selamlama, mektubun alıcısına saygı duyulması gereken bir noktadır ve hangi selamlamanın kullanıldığı, mesajı gönderdiğiniz kişiyi tanıyıp tanımadığınıza, onu ne kadar tanıdığınıza ve mektubun ne kadar ciddi olduğuna bağlıdır. . Aşağıdaki seçenekleri değerlendirebilirsiniz:
   • "İlgileneceği Kişiler" (İlgili olanlar için) Yalnızca Kime, özellikle de mesajı kime göndermek istediğinizi bilmiyorsunuz.
   • Postanızın alıcısını bilmiyorsanız, "Sayın Bay / Bayan" (Sayın Bay / Bayan ") ile başlamak güvenli bir seçenektir.
   • Alıcının başlığını ve adını da kullanabilirsiniz, örneğin "Sayın Dr. Smith" (Sayın Profesör Smith).
   • Postanın alıcısını iyi tanıyorsanız ve onlarla yakın bir ilişkiniz varsa, onları "Sevgili Susan" gibi isimleriyle arayabilirsiniz.
   • Mesajın alıcısının cinsiyetinden emin değilseniz, tam adı yazın, örneğin "Sevgili Kris Smith" (Merhaba Kris Smith).
   • Selamlamadan sonra virgül veya "Kime Olabilir" den sonra iki nokta üst üste yazmayı unutmayın.
   İlan

Bölüm 2/4: Mesaj İçeriğini Oluşturma

1. 

   Doğrudan soruna. Vakit nakittir, özdeyişin dediği gibi, çoğu girişimci zaman kaybetmekten nefret eder. Bu nedenle mektubun içeriği kısaca ve profesyonel bir şekilde sunulmalıdır. Alıcının doğrudan konuya gelerek ve fikrinizi ilk paragrafta özetleyerek hızlıca okuyabileceği bir mektup yazın. Örneğin, her zaman "Seni ... ile ilgili yazıyorum" (ona ... hakkında yazıyorum) ile başlayabilir ve oradan başlayabilirsiniz.
   • Kalıplı bir dil, büyük sarsıntılar veya uzun ve dolambaçlı cümleler kullanmayın - söylemeniz gerekenleri olabildiğince kısa ve net bir şekilde iletmelisiniz.
   • İkna edici bir şekilde ifade edin. Bir mektup yazmanın amacının çoğu okuyucuyu bir şeyler yapmaya ikna etmek gibi görünüyor: fikrini değiştirmek, bir hatayı düzeltmek, para göndermek ya da bir şeyler yapmak. Mesajın alıcısını istediğinizi yapması için ikna etmeye çalışın.

2. 

   Kişi zamirini kullanın. İdeal olarak, mektubunuzda "ben" (I), "biz" (biz) ve "siz" (siz) şahıs zamirlerini kullanmalısınız. Bunu "ben" (ben) olarak tanımlayın ve okuyucuya "siz" (arkadaş / büyükbaba / büyükanne / erkek / kız kardeş) deyin.
   • Bir kuruluş adına yazıp yazmadığınızı not edin. Şirketinizin büyüme olasılıklarını verirseniz, okuyucuların şirket adına konuştuğunuzu bilmelerini sağlamak için "biz" (bizi) kullanmalısınız. Kişisel fikriniz hakkında yazıyorsanız, “ben” (ben) kullanın.

3. 

   
   
   Açık, kısa ve öz bir şekilde yazın. Okuyucularınıza tam olarak ne söylemek istediğinizi bildirin. Okuyucular, yalnızca mesajınızın içeriği açıksa hızlı bir şekilde yanıtlayacaktır. Özellikle, okuyucuların mektubunuza yanıt olarak sonuçlar çıkarmasını veya harekete geçmesini istiyorsanız, onlara söyleyin. Tezinizi en kısa şekilde açıklayın.

4. 

   
   
   Aktif cümleler kullanın. Bir durumu açıklarken veya bir talepte bulunurken, pasif yerine aktif kullanın. Pasif cümleler, mektubunuzu belirsizleştirebilir veya ilgili kişiyi belirtmeyebilir. Ek olarak, aktif cümle basitleştirilmiştir ve daha basittir. Örneğin:
   • Pasif cümle: Güneş gözlükleri, dayanıklılıkları dikkate alınarak tasarlanmamış veya üretilmemiştir.
   • Proaktif ifade: Şirketiniz, dayanıklılıklarına bakmaksızın güneş gözlüğü tasarlar ve üretir.

5. 

   
   
   Uygun şekilde açık fikirli olun. Mektuplar insanlar tarafından yazılır ve insanlara hitap eder, bu nedenle mümkünse katı harflerden kaçının. Kişisel olmayan bir mektup ve açıklık eksikliği ile yeni bir ilişki kuramazsınız. Ancak, "bildiğin" (biliyorsun), "demek istediğim" (demek istediğim) veya "istiyorum" (yapmak istiyorum - "istemek" i kısaltmak) gibi konuşma dili veya argo kullanmaktan kaçının. büyük'). Ses tonunuzu ciddiye alın, ancak arkadaş canlısı ve coşkulu.
   • Alıcıyı iyi tanıyorsanız, onlara gayri resmi olarak bir dizi güzel dilek dilemelisiniz.
   • Kendinizi ne ölçüde ifade edeceğinize karar verirken kendi muhakemenizi kullanın. Bazen biraz mizah başarılı bir anlaşma yapmanıza yardımcı olabilir, ancak alay ederken dikkatli olun bir hata olabilir.

6. 

   Kibar ve nazik. Şikayet etmek veya endişelerinizi ifade etmek için bir mektup yazsanız bile, yine de kibar olabilirsiniz. Kendinizi alıcının yerine koyun ve aklınıza gelen fikirleri, okuyucuların her zaman hevesli ve yardım etmeye istekli olduğunuzu görmeleri için mantıklı bir şekilde bulun.
   • Örneğin, şöyle sert bir şikayette bulunabilirsiniz: "Güneş gözlüklerinin kötü olduğunu düşünüyorum ve bir daha asla almayacağım." Ancak, daha nazik bir şekilde yazabilirsin: " Şirketinizin güneş gözlüğü ürününden hayal kırıklığına uğradım ve gelecekte başka bir yerden gözlük almayı planlıyorum.

7. 

   Ek sayfalar için "ikinci sayfa" başlık şablonunu kullanın. Çoğu iş mektubu tek sayfada kısa olmalıdır. Ancak bahsettiğiniz konu bir sözleşme veya yasal bir sorun gibi daha uzunsa, birkaç sayfaya daha ihtiyacınız olabilir. Genellikle kısaltılmış bir adrese ve ilk sayfanın antetli kağıdıyla aynı kağıt türüne sahip olan "ikinci sayfa" antetli şablonunu kullanın.
   • Sayfanın üst kısmında ikinci ve sonraki sayfalarla birlikte sayfa numaralandırması. Ayrıca alıcı adları ve tarihleri ​​de ekleyebilirsiniz.

8. 

   İçerik özeti. Son paragrafta, ana noktaları özetleyin ve eylem planınızdaki adımları veya mesajın alıcısından ne bekleyeceğinizi açıkça belirtin. Alıcının sizinle iletişime geçerek soru sorabileceğini veya konuşabileceğini, mektuba ve sorununuzla ilgilendiği için kendisine teşekkür edebileceğini unutmayın. İlan

Bölüm 3/4: Bitiş Mektupları

1. 

   Bitiş cümlesini seçin. Sonuç, bir selamlama gibi, alıcının saygısını ve mektubun ciddiyet derecesini gösterir. "Saygılarımızla" veya "Saygılarımızla" genellikle güvenli bir seçimdir; "Samimiyetle", "Saygılarımızla" (Saygılarımızla), "Saygılarımızla" ve "Saygılarımızla" (Saygılarımızla) gibi diğer seçenekleri de değerlendirebilirsiniz. Ayrıca, "En iyiler", "En iyi dilekler" gibi biraz daha az resmi ancak profesyonel bir son da seçebilirsiniz. , "Saygılarımızla" ve "Teşekkürler" ve "Teşekkürler". Cümleden sonra virgül kullanın.

2. 

   İşaret. Yaklaşık dört satırı boş bırakın, ardından imzalayın. Mektubu yazdırdıktan sonra imzanızı imzalayın veya e-posta ile gönderiyorsanız, imza resminizi tarayın ve mesajın bu kısmına yapıştırın. İmza için mavi veya siyah mürekkebi seçmelisiniz.
   • Birinin adına bir mektup imzalıyorsanız, imzanızın önüne "pp:" yazın. "Pp", "işlem başına" anlamına gelir ("ajansa göre" veya "adına" gibi).

3. 

   Adınızı ve iletişim bilgilerinizi yazın. İmzanızın altına tam adınızı, unvanınızı, telefon numaranızı, e-posta adresinizi ve olası iletişim yöntemlerinizi yazın. Her bilgi ayrı bir satıra yazılır.

4. 

   Daktilo kısaltmasını ekleyin. Mektubu sizden başka biri yazdıysa, bu kişinin baş harflerini imzanın altına eklemelisiniz. Bazen mektubu yazan kişinin baş harfleri de eklenmiştir. Bu nedenle, mektubu yazan kişi ile mektubu yazan kişi arasında ayrım yapmak önemlidir.
   • Örneğin, daktiloların baş harflerini eklediyseniz, bunları küçük harflerle yazın: mj
   • Yazarın kısaltmalarını eklerseniz, bunları büyük harflerle ve daktilo kısaltmasını küçük harflerle yazın: RW: mj. Ayrıca iki kısaltma arasında bir eğik çizgi kullanabilirsiniz: RW / mj.

5. 

   Ekli belgeleri not edin. Alıcının görmesi için bir belge ekliyorsanız, belgenin numarasını ve türünü not ederek iletişim bilgilerinizin birkaç satır altına not ekleyin. Örneğin, "Ekler (2): özgeçmiş, broşür" ("Ek (2): özgeçmiş, broşür") yazabilirsiniz.
   • "Muhafazalar" ı "Muhafazalar" olarak da kısaltabilirsiniz. veya "Enc."

6. 

   Alıcı ekle. Mektubun bir kopyasını başka birine gönderirseniz, bu kişinin adını mektuba eklemelisiniz. "Ekler" satırının altına "cc:" yazarak açıklama ekleyebilirsiniz; "cc", "hediye kopya" anlamına gelir; kişinin adı ve başlığı ("cc" için Mektup karbon kağıda yazıldığında "karbon kopya" (karbon kopya)).
   • Örneğin, "cc: Mary Smith, Pazarlamadan Sorumlu Başkan Yardımcısı" ("Sayın: Mary Smith, Pazarlama Müdür Yardımcısı") yazın.
   • Başka bir alıcı eklemek istiyorsanız, ilk kişinin adının hemen altına ikinci bir kişinin adını yazın ve "cc:" gerekmez.
   İlan

Bölüm 4/4: Bitti

1. 

   Mesajınızı düzenleyin. Görünüş, profesyonel bir mektup yazarı için anahtar unsurdur. Şüphesiz okuyucu, mektuptaki en küçük kusurları düzelterek sizin yetkin ve sorumlu olduğunuzu kolayca görecektir. Kelime üzerinde yazım denetimi yapmak için yazım denetimi komutunu çalıştırabilirsiniz, ancak göndermeden önce mektubu dikkatlice okuyarak da kontrol edebilirsiniz.
   • Mektubun açık ve öz olup olmadığını merak ediyorum. Üç veya dört cümleden daha uzun bir paragraf var mı? Öyleyse, gereksiz paragrafları silebilirsiniz.
   • Mektup gerçekten önemliyse, bir arkadaşınızdan veya meslektaşınızdan hızlı bir şekilde kontrol etmesini isteyebilirsiniz. Bazen okumak için sadece birkaç saniyenizi ayırmak, hataları veya görmemiş olabileceğiniz beceriksiz kelime kullanımını belirlemenize yardımcı olabilir.

2. 

   Postayı zımbalamayın. Mesajın çok sayıda sayfası varsa, mesajı zımbalamaktan kaçının. Sayfaların doğru dizildiğinden emin olmak istiyorsanız, sol üstteki ataşı kullanın.

3. 

   Mailing. Posta gönderiyorsanız, bir iş zarfı kullanın. Şirket logonuzun bulunduğu bir zarf varsa, onu kullanın. İade adresini ve alıcı adresini açıkça yazdırın. Mektubu üç parçaya katlayın, böylece alıcı mesajı açtığında, mesajın ilk bölümü üstte katlanır ve ardından alt kata açılır. Yeterli sayıda pulunuz olduğundan emin olun ve gönderin.
   • El yazısı adresin lekeli olduğunu ve profesyonel tarzınıza uymadığını düşünüyorsanız, adresi yazın, zarfı yazıcıya koyun ve adresi zarfın üzerine yazdırın.
   • Mektup çok önemli ve / veya acilse, kurye ile göndermelisiniz.
   • Mesajı e-posta ile göndermek istiyorsanız, formatı korumak için HTML formatına dönüştürün veya mesajı PDF olarak kaydedin. Yine de kağıt postalama daha iyidir.
   İlan

Tavsiye

• Harfleri imzalamak için iyi bir kalem kullanın.
• Hızlı. Gönderenin isteğine bir hafta içinde yanıt veremezseniz, ona bunu söyleyin ve sizden ne zaman yanıt alabileceklerini bildirin.
• Olumlu şeylere odaklanın. Yapamayacaklarınız değil, yapabileceğiniz şeyler hakkında konuşun. Örneğin, stokta bir ürününüz yoksa müşteriye siparişini yerine getiremeyeceğinizi söylemeyin, bunun yerine ürünün popüler olduğunu ve tarafınızın stokta kalmadığını söyleyin. . Ardından, ürünü onlara ne zaman sunabileceğinizi söyleyin.
• Çok fazla içeriğe sahip bir mektup yazarsanız, önce bunları listelemelisiniz.
  • Kaplamak istediğiniz her şeyi listeleyin. Sipariş için endişelenme.
  • Her içerik için anahtar kelimeleri, örnekleri, argümanları ve gerçekleri listeleyin.
  • Anahatınızdaki içeriği, amacınıza ve hedef kitlenize uygun olacak şekilde gözden geçirin.
  • İlgisiz sorunları ortadan kaldırın.
  • Bilgileri okuyucu için en uygun sıraya göre düzenleyin.

Uyarı

• İltifat cümleleri içeren mektuplar yazmayın. Gerçek bir iltifat kabul edilebilir, ancak bunu fazla yaparsanız, okuyucu yeteneğinizle değil, gurur duyarak çalıştığınızı hissedecektir.
• Çok sert ve heybetli bir ton kullanmayın. Unutmayın, bir iş mektubuyla profesyonel bir ilişkiyi güçlendirmeye veya başlatmaya çalışıyorsunuz.