Yazar:
Louise Ward
Yaratılış Tarihi:
7 Şubat 2021
Güncelleme Tarihi:
1 Temmuz 2024
İçerik
Özünde, e-posta bir kağıt mektup yazmak kadar resmi değildir. Bununla birlikte, e-posta yazmada daha resmi olmanız gereken zamanlar vardır. Alıcının kim olduğunu düşünün ve ardından durum için uygun selamlamayı seçin. Bu bilgileri öğrendikten sonra, selamlama biçimi ve açılış cümle stiliyle devam edebilirsiniz.
Adımlar
Bölüm 1/3: Alıcıyı düşünün
Ne kadar resmi olmanız gerektiğini belirleyin. "Resmi" bir e-posta yazıyor olsanız da, e-postanın yalnızlığının derecesi, e-postayı alan kişiye bağlı olacaktır. Örneğin, bir profesöre yazarken, bir kapak mektubu yazarken yaptığınızla aynı derecede formalizmi kullanmazsınız.
- Biriyle ilk temasa geçtiğinizde, güvenlik için normalden daha resmi bir şekilde yazmak daha iyidir.
Alıcının adını bulun. Zaten bilmiyorsanız, kişinin adını bulmak için biraz araştırma yapmalısınız. Alıcının adını bilmek, profesyonel e-posta yazma yöntemlerini kullanıyor olsanız bile selamlamayı daha kişisel hale getirir.
Alıcının yolunu izleyin. Kişi size e-posta gönderdiyse, selamlamasını kopyalamak iyi bir fikirdir. Örneğin, "Merhaba" ve adınızı yazarlarsa, e-postayı gönderirken "Merhaba" ve kişinin adını kullanarak benzer bir tarzda yanıt verebilirsiniz. İlan
Bölüm 2/3: Bir karşılama mesajı seçin
"Dear" kullanın. "Sayın" (ardından alıcının adı) klasik selamlamadır. Rahatsız edici olmaksızın gayri resmidir ve çok sık kullanıldığı için bu selamlama genellikle varsayılan hale gelir ve bu iyi bir şeydir. Karşılamanızın tuhaf olmasını istemezsiniz çünkü eşleşmiyor.
Alıcının adını bilmiyorsanız "Merhaba" demeyi deneyin. "Merhaba", özellikle alıcının adını bilmiyorsanız, iş e-postalarında kullanabileceğiniz resmi bir selamlamadır. Ancak, mümkünse alıcının adını bulmak her zaman daha iyidir.
- E-posta özellikle resmiyse ve alıcının adını bilmiyorsanız, "İlgilenen Kişilere Gönder" seçeneğini de kullanabilirsiniz. Ancak, bu selamlama bazılarının ilgisini çekmeyebilir.
Daha az resmi e-postalarda "Merhaba" ("Merhaba" veya "Merhaba") olarak düşünün. E-posta, genel olarak yazışmalardan daha az resmi olma eğilimindedir, bu nedenle çok resmi olmadan bir e-postada "Merhaba" yazabilirsiniz. Örneğin, bir profesöre, özellikle de sık iletişim kurduğunuz birine e-posta gönderiyorsanız, "Merhaba" veya "Merhaba" selamlaması işe yarayacaktır.
"Hey" kelimesini kullanma. Resmi bir e-postada "Merhaba" kelimesi kabul edilebilir olsa da, merhaba demek uygun olmaz. Bu, konuşulan dilde bile çok keyfi bir selamlama biçimidir, bu nedenle herhangi bir resmi e-postada kullanmaktan kaçınmalısınız. Örneğin, patronunuza yakın olsanız bile, onlara bir e-posta yazarken "Hey" kelimesini kullanmaktan kaçınmak en iyisidir.
Gerektiğinde başlık değişikliğini kullanın. Bazen, sadece şirketteki veya organizasyondaki unvanını bildiğiniz birine yazarsınız. Bu durumda kişinin adı yerine "Sayın İnsan Kaynakları Müdürü", "Sayın İnsan Kaynakları" veya "Sayın Profesör" gibi unvan kullanabilirsiniz.
E-postayı daha resmi hale getirmek için kişinin onur ifadelerini ekleyin. Mümkün olduğunda, daha fazla formalite için alıcının adının önüne "Büyükbaba", "Büyükanne", "Doktor" veya "Profesör" ekleyin. Ayrıca, yalnızca ilk adı kullanmak yerine alıcının adını veya tam adını daha profesyonel olması için kullanabilirsiniz. İlan
Bölüm 3/3: Bir e-postayı biçimlendirme ve başlatma
İlk satıra selamlamayı yazın. En üst satıra seçtiğiniz selamlamayı ve ardından alıcının adını yazın. Mümkünse Büyükbaba, Büyükanne veya Doktor gibi kişinin onur sözlerini ve ardından tam adını kullanabilirsiniz.
Virgül kullanın. Genel olarak, selamlamadan sonra virgül kullanacaksınız. Resmi postada iki nokta üst üste kullanabilirsiniz, ancak bu genellikle bir e-posta, hatta profesyonel bir e-posta için fazla resmidir. Bir e-posta kapak mektubu yazıyorsanız iki nokta üst üste kullanabilirsiniz, ancak virgül her durumda işe yarar.
Sonraki satıra geçin. Karşılama en üst satırdadır, bu yüzden işiniz bittiğinde sonraki satıra gitmek için yeni satır düğmesine basın. Paragraf oluşturmak için girinti yapmak yerine satır kesmeleri kullanıyorsanız, selamlama ile ilk paragraf arasında boş bir satır bırakmanız gerekir.
Gerekirse açılış cümlenizde kendinizi tanıtın. Birine ilk kez yazıyorsanız, onu hayatta ne kadar tanıyor olursanız olun, bir giriş sağlamalısınız. Alıcıya kim olduğunuz hakkında bir ipucu vermek, onları okumaya devam etmeleri için cesaretlendirecektir.
- Örneğin, "Ben Nguyen Van Nam ve XYZ şirketinin pazarlama müdürüyüm" yazabilirsiniz. Alıcıyı bilme nedeninizi de belirtmelisiniz: "Ben Nguyen Manh Hung ve pazarlama dersindeyim (Pazarlama Departmanı 101 Salı ve Perşembe öğlen alır)".
- Alıcıyı tanıyorsanız ve daha önce yazdıysanız, ilk cümleyi selamlama olarak kullanabilirsiniz. Örneğin, "Erken yanıt için teşekkür ederim" veya "umarım iyisindir" diyebilirsiniz.
Doğrudan konuya gidin. Çoğu resmi e-postanın hızla odaklanması gerekir. Bu, birinci veya ikinci cümlenin neden onlar için yazdığınızı söylemesi gerektiği anlamına gelir. Amacınızı açıklarken olabildiğince kısa ve öz olmayı unutmayın.
- Örneğin, "Bir pazarlama probleminde senden yardım istemek için yazıyorum" veya "Sana yazıyorum çünkü sınıfta zor zamanlar geçiriyorum ve umarım yoldan çekilirsin. daha fazla okumam için yararlı ek belgeler ".
