Bir çalışma raporu yazın

Video: ÖĞLE YEMEĞİNDE MİNECRAFT YİYEN ADAM ?!

İçerik

Adım atmak
Bölüm 1/3: Bir çalışma raporu planlama
Bölüm 2/3: Bir çalışma raporu taslağı hazırlamak
Bölüm 3/3: Raporu etkili kılmak
İpuçları
Uyarılar

Bir çalışma raporu yazmak, düşündüğünüzden daha kolay olsa da etkileyici olabilir. Çalışma raporları genellikle bir iş projesinin ilerlemesini açıklamak veya işyeri sorunlarıyla ilgili sonuçlar ve öneriler sağlamak için kullanılır. Kolayca etkili bir çalışma raporu yazmak için hedefinizi, hedef kitlenizi, araştırmayı ve mesajı dikkate alarak başlayın. Ardından, standart bir iş raporu formatı kullanarak raporunuzu hazırlayın. Son olarak, etkili hale getirmek için raporu değiştirebilirsiniz.

Adım atmak

Bölüm 1/3: Bir çalışma raporu planlama

Raporun amacını ve konusunu belirleyin. Belki birisi sizden rapor istemiştir. Hedef veya konu büyük olasılıkla talebe dahil edilecektir. Hedefin veya konunun ne olduğundan emin değilseniz, izleyicilerinize ne aktardığınızı düşünün. Ayrıca patronunuzdan veya amirinizden açıklama isteyebilirsiniz.
- Örneğin amaç, bir iş problemini analiz etmek, üzerinde çalıştığınız bir projenin sonuçlarını açıklamak veya amirinize işinizin ilerleyişine dair bir genel bakış sunmak olabilir.
Hedef kitleye uygun üslup ve dili belirleyin. Hedef kitlenin zaten bildiklerini ve anlayacakları jargonu düşünün. Bir çalışma raporu yazarken, genel halk için yazmaktan çok daha profesyonel bir dil ve jargon kullanabilirsiniz.
- Raporu kim okuyacak? Hedef kitlenize raporu makul şekilde kullanabilecek herkesi dahil edin.
- Farklı okuyucu türleri için yazıyorsanız, en az bilgili okuyucunun bile kolayca anlayabilmesi için gerekli tüm bilgileri ekleyin. Bununla birlikte, her bölüm için başlıklar kullanın, böylece bilgili okuyucular kendileri için gereksiz olan bilgileri atlayabilir. Ayrıca, her hedef kitlenin bireysel ihtiyaçlarını karşılayacak bölümler de ekleyebilirsiniz.
Varsa, araştırma ve destekleyici materyallerinizi toplayın. Sonuç çıkarmak veya öneriler geliştirmek için kullandığınız malzemeleri dahil edin. Raporu hazırlarken buna değineceksiniz ve raporun eklerine eklemeniz gerekebilir. Raporu hazırlarken dahil edilecek şeyler şunlardır:
- Finansal ayrıntılar
- Tablolar
- Grafikler
- İstatistik
- Anketler
- Anketler
- Uzmanlar, meslektaşlar, müşteriler vb. İle görüşmeler
Bir ilerleme raporu yazarken ilerleme durumunuzu görüntüleyin. İyi bir ilerleme raporu, yaptığınız işe, ne yapacağınıza ve projenin yolunda olup olmadığına dair hızlı bir genel bakış sağlar. İnsanların projeniz hakkında sahip oldukları soruların cevabı olarak düşünmek en iyisidir. Raporunuza eklemeniz gerekenler:
- Proje süresi değişti mi?
- Son ilerleme raporundan bu yana hangi görevleri yapıyorsunuz?
- Bundan sonra hangi görevleri yapacaksınız?
- Projeyi zamanında tamamlama yolunda mısınız? Değilse neden?
- Hangi darboğazlarla karşılaştınız ve bunları nasıl çözeceksiniz?
- Bu ay bir şey öğrendin mi?
Bir taslak yapmak raporunuza dahil edilecek bilgilerle. Fikirlerinizi bir taslak halinde yazın ve bunu bir yazma yardımcısı olarak kullanın. Bunu yaparken, söyleyeceklerinizi düzenlemenize yardımcı olması için raporunuzun başlıklarını oluşturun. Genel bakışın düzgün veya iyi geliştirilmiş olması gerekmez, çünkü sadece kendi kullanımınız içindir.
- Çoğu durumda raporu, sonuçları ve sonuçları veya tavsiyeleri açıklayarak başlatmalısınız. Sonra bu noktaya nasıl geldiğinizi ve varsa gerekçenizi açıklayın.
- Tartışmalı bir sonuç veya tavsiyede bulunmak üzereyseniz, önce süreci ve gerekçeyi açıklayın, böylece hedef kitleniz bu fikri neden ortaya çıkardığınızı anlayabilsin.

Bölüm 2/3: Bir çalışma raporu taslağı hazırlamak

Bir kapak sayfası veya başlık sayfası kullanın. Başlık sayfası, raporun adını ve ardından - ayrı bir satırda - gönderdiğiniz tarihi içermelidir. Üçüncü bir satırda tüm yazarların adlarını belirtiyorsunuz. Ardından dördüncü satıra kuruluşunuzun adını yazın.
- Bazı durumlarda, raporu neden yazdığınızı, neleri içerdiğini ve daha sonra ne yapmanız gerektiğini düşündüğünüzü açıklayan bir motivasyon mektubu da ekleyebilirsiniz. Bu, okuyucu raporun kendisini görmeden önce hazırlanması uzun zaman alan veya ek açıklama gerektiren raporlarda daha yaygındır.
- Bir ilerleme raporu ile bir başlık sayfasında adınızı, proje adınızı, tarihinizi ve raporlama döneminizi belirtirsiniz. Her öğeyi ayrı bir satıra yerleştirin. Her satırı "ad", "proje adı", "tarih" ve "raporlama dönemi" olarak etiketleyebilir veya sadece bilgileri listeleyebilirsiniz.
- İş raporunuzu biçimlendirmek için herhangi bir özel öneri olup olmadığını patronunuza sorun. Raporunuzu hazırlamak için en iyi kaynak odur.
En önemli bilgilerin bir özetini sağlayın. Sonuçlarınızı, gerekçelerinizi ve önerilerinizi ekleyin. Bu, raporunuzun tamamını okumak zorunda kalmadan raporunuzun ana noktalarını anlamanızı sağlar. Ayrıntılı açıklamalar yazmanıza gerek yok, ancak okuyucu raporun ne hakkında olduğunu anlayabilmelidir. Özet, bir ila beş sayfa arasında olmalıdır.
- Raporun tamamını özetlemenize gerek yoktur. Yalnızca sunduğunuz ana öneriler veya sonuçlar gibi rapordaki ana fikirlere odaklanın.
- Bir ilerleme raporu yazıyorsanız, bu bölümü atlayabilirsiniz.
Raporda bulunanlarla birlikte bir içindekiler tablosu ekleyin. İçindekiler bölümünde bölüm başlıklarını ve bu bölümün başladığı sayfa numaralarını belirtin. Bu, okuyucuların gerekli bilgileri bulmak için raporda kolayca gezinmesine olanak tanır.
- Raporun kolay okunması için her bölüm için başlıklar ve başlıklar kullanın.
- Bir ilerleme raporu yazarken, patronunuz tercih etmediği sürece, genellikle bir içindekiler tablosu eklemenize gerek yoktur. Ancak, raporda gezinmeyi kolaylaştırmak için her bölüme başlıklar ve üstbilgiler ekleyin.
Bir giriş yazın rapora genel bir bakış vermek için. Okuyucuya bu çalışma raporunu neden yazdığınızı anlatın. Raporu çevreleyen bağlamı özetleyin ve amacınızı açıklayın. Cevaplayacağınız soruları veya çözeceğiniz problemi belirtin. Raporun süresini ve içeriğiyle birlikte bir eylem planını belirtin.
- Girişin uzun olması gerekmez. Okuyucunun bağlamı ve amacı uzun açıklama yapmadan anlayabilmesi için doğrudan ve spesifik olun.
- Giriş için iki ila dört paragraf yazın.
- Bir ilerleme raporunda, giriş bir veya iki paragraftan fazlasını içeremez. Projeyi ve neyi başarmayı umduğunuzu özetlemelidir. Ayrıca neleri tamamladığınızı ve bundan sonra ne yapacağınızı da belirtebilirsiniz.
Sunduğunuz sonuçları veya sonuçları açıklayın. Bu proje ile ilgili olarak tamamladığınız araştırma veya değerlendirmelere temel bir genel bakış sağlayın. Ardından, gözlemlerinizi ve bunların raporun konusuyla nasıl bağlantılı olduğunu tartışın ve yorumlayın.
- Çoğu durumda, bu bölüm bir giriş paragrafı ve ulaştığınız sonuçların bir listesini içerir.
- Bir sonuç şuna benziyor: "1. Nüfusumuz yaşlanıyor ve bu da müşterilerimiz için daha fazla sağlık riskine yol açıyor. "
- Bir ilerleme raporu yazdığınızda, sunacak hiçbir sonucunuz veya sonucunuz yoktur. Bunun yerine, indüksiyonunuzu takip eden bölümde başarılarınızı veya tamamladığınız görevleri listeleyin. Bu bölüme 2 ila 4 cümlelik kısa bir paragraf da yazabilirsiniz. Ancak bir liste genellikle yeterlidir. Şunları listeleyebilirsiniz: "Festival çadırı için ödenmek üzere 200 € toplandı", "Festival planlamasını yönetmek için parti planıyla sözleşmeli" ve "halkın katkısını toplamak için 1500 sakinle anket yapıldı."
Size gelecek için önerilerde bulunun. Önerileriniz gelecekte ne olacağını açıklamalıdır. Çözümlerin ne üreteceğini ve sonuçlarınızla nasıl bağlantılı olduğunu açıklayın. Açıklamanızı yazdıktan sonra, önerilerinizi numaralandırılmış bir listede eylem noktaları şeklinde verin. Önerilerinizi en önemliden en az önemliye doğru listeleyin.
- Örneğin, şunu yazabilirsiniz: "1. Tüm çalışanları CPR yapmaları için eğitin. "
- Bunun yerine bir ilerleme raporu yazıyorsanız, sonraki çalışma döneminde gerçekleştirmek istediğiniz görevleri veya hedefleri belirtin. Örneğin, "Festival için tedarikçi bulun", "Festival tasarımlarını onaylayın" ve "Tanıtım posterleri sipariş edin" gibi listeleri listeleyebilirsiniz.
Sonuçlarınıza götüren süreci ve muhakemeyi tartışın. Konuyu, sorunu veya sorunu nasıl ele aldığınızı açıklayın. Gözlemlerinizi gözden geçirin ve ardından önerilerinize nasıl yol açtıklarını açıklayın. Tartışmayı okuyucuya o bölümde ne olduğunu anlatan başlıklar ile farklı bölümlere ayırın.
- Bu, araştırma ve değerlendirmelerin daha uzun tartışılmasını içerir.
- Bu bölüm, kayıttaki en uzun bölüm olmalıdır.
- Bir ilerleme raporu yazıyorsanız, bu bölümü atlayabilirsiniz. Bunun yerine, proje üzerinde çalışırken karşılaştığınız engellerle ve bunları nasıl aştığınızla ilgili bir bölüm ekleyin. "Birçok sakin, posta ücreti olmadığı için anketi geri vermedi. Gelecekte, anketlerimize ön ödemeli postayı dahil edeceğiz veya konut sakinlerinin anketlerini dijital olarak tamamlamalarına izin vereceğiz. "
Raporu hazırlarken kullandığınız tüm referansları listeleyin. Referanslar dergi makalelerini, haber makalelerini, röportajları, anketleri, anketleri, istatistikleri ve diğer ilgili bilgileri içerebilir. Raporun sonunda bu referanslardan alıntı yapın ve sayfayı "Referanslar" olarak etiketleyin.
- Aksi belirtilmedikçe, iş raporları için APA formatını kullanın.
- Bir ilerleme raporu hazırlıyorsanız bu bölümü atlayabilirsiniz.
Anketler, anketler veya e-postalar gibi materyallerin eklerini sağlayın. Her çalışma raporunun eklere ihtiyacı yoktur. Bununla birlikte, okuyuculara atıfta bulunduğunuz materyali sağlamak istiyorsanız veya konuyu veya gözlemlerinizi daha iyi anlamalarına yardımcı olabilecek ek bilgiler sağlamak istiyorsanız bunları dahil edebilirsiniz. Her eki ayrı bir harfle etiketleyin.
- Örneğin: "Ek A", "Ek B" ve "Ek C"
- Bir ilerleme raporu yazıyorsanız, bu bölümü eklemenize gerek yoktur.
Gözlemlerinizin veya ilerlemenizin bir özetiyle birlikte kısa bir sonucu kapatın. Bir sonuca varmanız gerekmeyebilir, ancak bunu yazmak çabalarınızın güzel bir özeti olabilir. Raporunuzda sunduğunuz bilgileri özetleyen sonucunuzu üç ila dört cümle halinde tutun.
- Şöyle yazabilirsiniz: "Sanat festivali için planlama projesi yolunda gidiyor ve programa göre tamamlanacak. Ön planlama faaliyetlerimizin% 90'ını tamamladık ve şimdi odağı gerekli ekipmanı satın almaya kaydırıyoruz. Projede göze çarpan bir engel yok, ancak gelecekteki engelleri aşamalı olarak ele alacağız. "

Bölüm 3/3: Raporu etkili kılmak

Hedef kitlenizin raporda gezinmesine yardımcı olmak için net başlıklar kullanın. Doğrudan ve doğrudan konuya giren başlıklar oluşturun. Okuyucu, raporun tam olarak ne içerdiğini bilmelidir.
- Başlıklar; giriş, tamamlanan görevler, gelecek çeyrek için hedefler, engeller ve çözümler ve sonuç içerebilir.
- Başlıkları rapordaki bilgilerle eşleştirin.
- Bir ilerleme raporunda, okuyucular büyük ihtimalle amiriniz, ekibiniz veya müşterileriniz olacaktır.
Fikirlerinizi iletmek için basit ve doğrudan bir dil kullanın. Bir çalışma raporunun zor kelimeler ve yaratıcı cümleler içermesi gerekmez. Sadece amacınızı okuyucuya iletmeniz gerekiyor. Fikirlerinizi mümkün olan en basit kelimelerle ve konuya göre ifade edin.
- "Büyük dördüncü çeyrek gelirleri elde etmek için gelirler% 50 arttı" yerine "Dördüncü çeyrekte gelirler% 50 arttı" yazabilirsiniz.
Raporu olabildiğince kısa tutmak için kısaca yazın. Gereksiz yazı yazmak hem sizin hem de okuyucularınızın zamanını boşa harcar. Yüzeysel olmayın ve doğrudan işe başlayın.
- Pek çok bilgi içerebildikleri için bazı çalışma raporlarının oldukça uzun olabileceğini unutmayın. Ancak yazınız her zaman kısa olmalıdır.
- Yetenekli ve kendini işine adamış satış elemanlarımız potansiyel müşteriler başladığından, son çeyrekte gelirlerimizde katlanarak artış gördük. Onlardan daha fazla ürün satın almalarını istemek için arıyorum. '
Fikirlerinizi nesnel ve duygusal olmayan bir dille ifade edin. Gerçeklere bağlı kalın ve okuyucunun konuyla ilgili objektif bir görüşe dayalı olarak kendi sonuçlarını çıkarmasına izin verin. Bir sorun için tavsiyelerde bulunabilirsiniz, ancak onları ikna etmek için okuyucuların duygularını uyandırmaya çalışmayın. Okuyucunun, gerçeklere objektif bir bakış açısıyla kendi fikirlerini ve yargılarını oluşturmasına izin verin.
- "Bağlantısız çalışanların moralleri düşük, ofisi ruhsuz bir makine yapıyor" yazmak yerine, "Üretkenlik puanları diğerlerinden daha düşük olan çalışanlar, kendilerini ilgisiz hissettiğini bildirdiler."
Çoğu raporda argo kullanmaktan ve "I" kelimesini kullanmaktan kaçının. Yalnız çalıştığınız bir proje hakkında yazarken ilerleme raporunda "ben" i kullanmanız uygun olabilir. Değilse, iş raporunuzda "I" kelimesini veya başka bir argo kullanmayın. Ancak, hedeflenen okuyucuya bir cümle yönlendirirken "siz" i kullanmanızda bir sakınca yoktur.
- Rapor boyunca dil uzmanınızı koruyun.
Hatasız olduğundan emin olmak için raporunuzu inceleyin. Dilbilgisi ve yazım hataları, çalışma raporunuzun profesyonelliğine zarar verir. Yazım hatalarını, yanlış ifadeleri veya yanlış kullanılan kelimeleri kullanmadığınızdan emin olmak için raporu gözden geçirmeniz önemlidir. Raporu en az iki kez kontrol etmek en iyisidir.
- Mümkünse, kendi hatalarınızı tespit etmek zor olacağından, raporu sizin için bir başkasının kontrol etmesini sağlayın.
- Zaman izin verdiği sürece, raporu kontrol etmeden önce en az 24 saat bir kenara ayırmalısınız.

İpuçları

İlk çalışma raporunuzu yazdıktan sonra, bunu gelecekteki raporlar için bir şablon olarak kullanabilirsiniz.
Muhtemelen iş yerinizde iş raporları için zaten bir şablonunuz vardır. Raporunuz için bir şablon kullanıp kullanamayacağınızı öğrenmek için yöneticinizle iletişime geçin.
Mümkünse, rapor formatınızı şirketinizin veya organizasyonunuzun mevcut bir çalışma raporuna dayandırın. Ofisinizdeki dosyaları kontrol edin veya bir iş arkadaşınızdan veya amirinizden mevcut bir raporun bir kopyasını isteyin.