İçerik

• adımlar
• Yöntem 1/3: Toplantıya Hazırlanma
• Yöntem 2/3: Toplantı sırasında
• Yöntem 3/3: Toplantıdan sonra
• İpuçları
• Uyarılar
• Neye ihtiyacın var

Bir şirket sekreteri veya yönetim kurulu sekreteri veya belki küçük bir işletme sahibi olarak, şirket toplantılarının tutanaklarını tutma ihtiyacı ile karşı karşıya kalma ihtimaliniz vardır. Bu görev çok önemlidir, çünkü özellikle kar amacı gütmeyen kuruluşlar için sadece yasal bir gereklilik değildir: bu protokoller şirketin resmi kayıtlarının, tarihinin bir parçasıdır. Belirli kurallara ve formata uyulursa protokoller oldukça kolay bir şekilde yapılabilir.

adımlar

Yöntem 1/3: Toplantıya Hazırlanma

1. 1 Toplantının tarihi, saati, yeri ve amacı ile önceden (birkaç hafta önceden) katılması beklenen herkese toplantı duyurusu gönderin.
2. 2 Yönetim kurulunun her üyesi için aşağıdakileri içeren özel bir paket hazırlayın: toplantı duyurusu, önceki toplantının tutanakları, hem iletişim bilgilerinin hem de toplantıda sunulacakların listesi (örneğin, analizler ve bütçe raporları). Bilgiler gizliyse, yalnızca çalışanlar (bazı durumlarda) ve misafirler binadan ayrıldıktan sonra ortaya çıkarsa aktarın.
3. 3 En rahat kullandığınız kayıt ekipmanının elinizde olduğundan emin olun, örneğin: not defteri, klasör, dizüstü bilgisayar veya ses kaydedici.
4. 4 Toplantı gününde, tüm katılımcıların yazı malzemeleri, yaka kartları (gerekirse) ve ikramlar olduğundan emin olun.

Yöntem 2/3: Toplantı sırasında

1. 1 Aşağıdaki bilgileri not edin:
   • Kuruluş adı ve toplantı türü.
   • Toplantı bildirimi gönderildi mi, gönderildiyse ne zaman gönderildi.
   • Toplantı tarihi ve yapıldığı yer.
   • Toplantının başladığı saat.
2. 2 Toplantının nedenini yazın, örneğin: üç aylık yönetim kurulu toplantısı veya memurların yıllık seçimi.
3. 3 Listelenmelidir:
   • Toplantıda hazır bulunan yönetim kurulu üyeleri, görevliler ve çalışanlar ve sorumlulukları.
   • Yok olanlar.
   • Katılan konuklar, kimler tarafından davet edildikleri ve etkinliğe katılma nedenleri.
   • Toplantı başkanının adı ve unvanı.
   • Toplantı tutanağını tutan kişi.
4. 4 Nisap için gerekli üye sayısını ve bu sayıya ulaşılıp ulaşılmadığını belirtiniz.
5. 5 Son toplantının tutanaklarını kabul etmek, gözden geçirmek veya geri çekmek için oylama sonuçlarını kaydedin.
6. 6 Önceki protokolleri gerektiği gibi değiştirin.
7. 7 Önceki protokoldeki asıl soruları seslendirin ve tartışmalarının gidişatını, oylamanın sonuçlarını veya genel sonucu kaydedin.
8. 8 Diğer oyları, örneğin memur seçimlerini ve lehte, aleyhte veya çekimser oyları kaydedin. Çekimser kalanlar dışında, kişilerin isimlerini ve nasıl oy verdiklerini yazmak gerekli değildir. Oy vermeyi reddetme nedenini ve bu oylama sırasında odadan kimsenin çıkıp çıkmadığını belirtin.
9. 9 Gündem öğelerinizi listeleyin ve not yazmak için aralarında biraz boşluk bırakın.
10. 10 Gündem maddeleri ve ne söylendiği ve kim tarafından söylendiği üzerine tartışmayı not edin.
11. 11 Toplantı sırasında tartışılan tüm güncel konuların yanı sıra bir sonraki toplantıda konuşması gereken kişileri listeleyin.
12. 12 Gündem dışı maddelerle ilgili tartışmaları ve bunları kimin sorduğunu ve bu tartışmaların sonucunu not edin.
13. 13 Yeniden gözden geçirilmesi, güncellenmesi veya oylanması için önerilen kararların sonucunu belirtiniz. Resmi kararın kendisi ayrı bir belge olarak sunulacaktır.
14. 14 Bir sonraki toplantının tarihini ve saatini belirtin.
15. 15 Toplantının çoğunluk kararı veya oybirliği kararı ile kapatıldığına dikkat edin. Toplantının bitiş saatini belirtin.

Yöntem 3/3: Toplantıdan sonra

1. 1 Protokolü mümkün olduğunca eksiksiz tamamlayın ve mümkün olduğunca erken yapın.
2. 2 Oylama sonuçlarını, gündem maddelerini ve alınan kararları kalın harflerle vurgulayın.
3. 3 Tutanakları, içeriği hakkında geri bildirim almak için tüm toplantı katılımcılarına mümkün olduğunca erken dağıtın. Herhangi bir değişiklik önerilmediyse, tutanakları resmileştirin ve ardından şirket toplantıları için özel bir klasöre koyun. Tutanağın son halinin kopyalarını toplantıdaki tüm katılımcılara ve toplantıya katılmayanlara dağıtın.

İpuçları

• Bir şeyi anlamadıysanız, tartışmanın doğru bir şekilde kaydedilmesi için derhal uygun soruları sorun. Herhangi bir açıklama istemek için protokolü tamamen hazırlayana kadar beklemeniz gerekmez.
• Alınan kararlar ve oylama sonuçları tutanakta belirtilmeli, ancak kopyaları da ayrı bir dosyada ateşten, sudan ve diğer etkenlerden korunan bir yerde saklanmalıdır. Elektronik kopyalar da bu klasörde saklanmalıdır.
• Toplantı sırasında her kelimeyi not almaya çalışmayın: söylenenler hakkında genel terimlerle yazın. Tutanakları doldurmayı bitirdikten sonra tartışmanın gidişatını daha tam olarak açıklayabilirsiniz.
• Şirket politikalarınız elektronik iletişimlerin kullanımını yasaklayabilir. Şimdi bu oldukça nadirdir - her şey kuralların yazıldığı zamana ve yıllar içinde revize edilip edilmediğine bağlıdır. Bu nedenle toplantıdaki katılımcılarla bu şekilde iletişim kurmadan önce hiçbir şeyi kırmadığınızdan emin olun. Ayrıca, umutsuzca modası geçmişlerse, bu tür kurallarda değişiklik önerebilirsiniz.

Uyarılar

• Toplantı katılımcılarına gözden geçirme ve gözden geçirme için bir tutanak taslağı gönderirken dikkatli olun, çünkü bu onlara söylediklerini değiştirme fırsatı verir. Protokol tamamen bittiğinde, üzerinde yapılan herhangi bir değişiklikten herkesin haberdar olduğundan emin olun: bu şekilde bilgiler doğru yorumlanacak ve kimse yanlış yönlendirilmeyecektir.

Neye ihtiyacın var

• klasörler
• Kayıt malzemeleri (not defterleri, kurşun kalem veya tükenmez kalem, dizüstü bilgisayar veya ses kaydedici)
• Rozetler, gerekirse
• Toplantı için gerekli tüm bilgileri içeren paketler
• Toplantı katılımcıları için not defterleri ve kalemler / kurşun kalemler
• Soğuk içecekler