İçerik

• adımlar
• Bölüm 1/3: Etkinlik Raporunuzu Yapılandırın
• Bölüm 2/3: Raporunuz için Doğru Malzemeyi Bulun
• Bölüm 3/3: Etkinlik raporu yazmak için son dokunuşlar
• İpuçları
• Neye ihtiyacın var

Belki de olay hakkında bir rapor yazmanız ve ne kadar başarılı olduğunu belirlemeniz ve sonuçları hedeflerle karşılaştırmanız gerekir. Bu, etkinliğe ev sahipliği yapan kişi veya şirketlerin bir şeyi değiştirmeleri gerekip gerekmediğini anlayabilmeleri için önemlidir. Etkinlik raporunuzu daha başarılı hale getirmenin yolları vardır. Başka bir etkinlik düzenleyecekseniz bu önemlidir!

adımlar

Bölüm 1/3: Etkinlik Raporunuzu Yapılandırın

1. 1 Belirli bir hedef kitle için sununuzun stilini ve biçimini belirleyin. Olay raporları birleştirilebilir, zımbalanabilir, PDF formatında e-postayla gönderilebilir, bir PowerPoint sunumu kullanılarak yürütülebilir ve daha fazlası.
   • Etkinlik raporunuzu bölümlere göre yapılandırdığınızdan emin olun. Etkinliğin sonuçlarını belirlediğiniz hedeflerle karşılaştırmalısınız. Etkinliğin ana sonuçlarını özetleyin.
   • Etkinlik raporunu her sponsorun ve izleyicinin ihtiyaçlarına ve ilgi alanlarına göre düzenleyin. Sponsorların hedeflerini düşünün. Bir dereceye kadar sponsorlar, etkinlik raporunuz için kilit hedef kitledir. Etkinliğinize sponsor olmaya değip değmeyeceğini bilmek istiyorlar. Bu yüzden ne bilmek istediklerini ve hangi yönlerin onlar için gerçekten önemli olduğunu düşünmeyi unutmayın.
   • Ayrıca, etkinliğin özel gereksinimlerini ve sponsorun benzersizliğini karşılamak için etkinlik raporunu hazırlayın. Standart, tipik bir rapor yazmamalısınız.Raporunuzun şirketin yönetim ve finans yöneticilerinin de dikkatine sunulacağını dikkate almakta fayda var.
2. 2 İşlemi, etkinlik boyunca ihtiyaç duyduğunuz bilgileri kaydedecek şekilde düzenleyin. Sadece hafızanıza güvenmeyin.
   • Etkinlik öncesi, sırası ve sonrasında bilgileri yazmak, daha detaylı ve dolayısıyla daha etkili bir rapor oluşturmanıza olanak sağlayacaktır. Ayrıca bilgileri kronolojik sırayla sunmanıza yardımcı olacaktır.
   • Bu amaçla sürekli veri toplanmasını sağlayın, gerekirse daha fazla kişiyi (potansiyel stajyerler dahil) işe alın. En önemlisi, bir rapor oluşturmak için etkinliğin sonuna kadar beklemeniz gerekmez.
3. 3 Raporu kilit noktalara indirgeyin. Bazı etkinlik raporlarındaki sorun, yalnızca etkinliğin sırasını listelemeleri veya promosyon tekliflerine odaklanmalarıdır. Böyle yapma. Bunun yerine, kilit noktaları net ve analitik bir şekilde vurgulayın.
   • Ayrıntılı bir döküm için etkinliğin bazı olaylarını seçin. Hangi üç olayın en iyi gittiğini ve hangi üçünün en beklenmedik olduğunu düşünün.
   • Öğle yemeği menüsü veya ana konuşmacının ayrıntılı bir sunumu gibi gereksiz ayrıntılarla raporunuzu aşırı yüklemeyin. Gerçekten neyin önemli olduğunu vurgulamalısınız.

Bölüm 2/3: Raporunuz için Doğru Malzemeyi Bulun

1. 1 Projenin bir özetini yazın. Faaliyet raporu, daha ayrıntılı tam raporun kısaltılmış bir versiyonu olan projenin bir özetini içermelidir. Bu özgeçmişi bir giriş olarak kabul edin.
   • İki rapor oluşturabilirsiniz - etkinliğin sonuçlarıyla ilgilenen kişiler için tasarlanmış bir proje özeti ve bir etkinliğe sponsor olmak veya düzenlemek isteyenler için daha ayrıntılı bir tam rapor.
   • Proje özetinde kilit noktalara ve sonuçlara odaklanmalısınız. Proje özeti kısa olmalıdır - bir veya iki sayfa. Olayın temel ayrıntılarını özetlemeli ve verilerin kısa bir yorumunu içermelidir.
2. 2 Etkinlik raporunuza açıklayıcı materyal ekleyin. Sayısız sayı ve tarihle seyirciyi sıkmaktansa, istatistiksel bilgileri yansıtan bir tablo ile izleyiciye sunmak çok daha etkilidir.
   • Etkinlik yeni bir ürün içeriyorsa, fotoğrafını ekleyebilirsiniz. Etkinliğin fotoğrafları, etkinlik raporunun gösterilmesine yardımcı olacaktır. Raporunuzu desteklemek için sitenizde sponsor reklamları yayınlamaya çalışın. Yine, bunların hiçbiri etkinliğin sonuna kadar bekleyemez.
   • Site için örnekler, reprodüksiyonlar ve diğer örnekleri eklemek iyi olacaktır. Sponsorlardan kupon alan kişi sayısını bildirin vb. Sponsorlar için izleyiciler için etkinliğin hem yerinde hem de dışında basında yer almasını sağlayın.
3. 3 Herhangi bir basın veya tanıtım kapsamını belgeleyin. Basında çıkanları belirlediğiniz hedeflere göre değerlendirmelisiniz.
   • Rakamları ve reklam sıralamalarını toplamanın yanı sıra sponsor adlarını ve reklamlarını içeren basılı reklamlara ve makalelere odaklanın.
   • TV reklamlarını, genel duyuruları, derecelendirmeleri ve haberlerden bahsedenleri belgeleyin.
   • Radyodaki bilgiler, fiyat listelerinin duyurulması, reklam ve promosyonun değeri, denetim raporları ve daha fazlasına dikkat etmeyi unutmayın.
4. 4 Raporunuza etkinliğin amacından söz ettiğinizden emin olun. Etkinliğin amaçlarını sonuçla ilişkilendirmek çok önemlidir, bu nedenle projenin misyon ve hedeflerinin ne olduğunu belirtmeyi unutmayın.
   • Etkinlik programını da ekleyebilirsiniz. Ayrıca etkinlikteki kilit katılımcılardan da bahsetmelisiniz. Kısalık hakkında unutma.
   • Zamanınızın çoğunu, etkinliğin temel sonuçlarını listeleyerek ve tartışarak ve bunları listelenen hedeflerle karşılaştırarak geçirin.Gerçekçi olun ve çok başarılı olmayan yönlerin üzerini örtmekten kaçının.
5. 5 Etkinlik raporunuza finansman bilgilerini ekleyin. Etkinliğin bütçesi ve gerçekte ne kadar harcandığı (veya potansiyel olarak yatırıldığı) hakkında ayrıntılı bir tartışma sağlamak önemlidir. Potansiyel maliyetleri gerçek maliyetlerle karşılaştırdığınızdan ve neyin iyi gittiğini ve neyin daha fazla çalışmaya ihtiyaç duyduğunu gösterdiğinizden emin olun.
   • Pazarlama ve promosyon faaliyetleri, çalışan tazminatı ve sponsorluk maliyetleri dahil tüm masrafları karşılamanız gerekir. Ayrıntılı bir bütçe hazırlamak önemlidir. Finans yöneticileri ve üst düzey yönetim, sonuçları destekleyen gerçekleri görmek isteyecektir.
   • Komisyonlar, sponsorluklar ve örnekler gibi net gelir hesaplamalarını dahil edin. Ancak kazançları öngörülen kazançlarla karşılaştırdığınızı unutmayın. Neyle karşılaştırılmış? İyi soru.
6. 6 Okuyucu için anlamlı olan istatistikleri ekleyin. Yalnızca sizi iyi hissettiren bilgileri listeleyen bir rapor oluşturmayın. Ziyaretçi sayısı da belirtilmelidir. Ölçülebilir veriler sağlamak iyi bir fikirdir.
   • Diğer ilgili istatistikler toplam satışlar ve ziyaretçilerdir. Bu tür veriler, etkinlik raporunuza güvenilirlik katar. Ziyaretçi bilgilerinizi girin. Demografik bilgileri, ziyaret sayılarını ve genel araştırmaları (alışveriş alışkanlıkları gibi) dahil edin.
   • Sponsor kampanyalarına ve hayır kurumlarına yapılan bağışlara yanıt veren kişi sayısını bildirin. Ekonomik etkiyi ve çalışan katılımını belgeleyin.
7. 7 Verileri bir kalite unsuruyla destekleyin. Raporunuz istatistiksel bilgileri içermelidir, ancak kaliteli geri bildirim sağlamak için insanların girdilerine de ihtiyacınız vardır.
   • Etkinlik başarısı ve başarısızlık verilerinin yalnızca raporun yazarından gelmemesi için katılımcılardan ve ekip üyelerinden geri bildirim toplayın. Bu şekilde, raporunuz daha güvenilir görünecektir.
   • Bağımsız araştırmayı dahil etmeyi düşünün. Basın kapsamı değerlendirmesi, bağımsız araştırmaların yapılabileceği yerlere bir örnektir.
   • Mekanı ve ortamı değerlendirin. Mekanı ve ortamı başkalarının bakış açısından değerlendirmek için biraz zaman ayırmalısınız. Alanın konferansta, etkinlikte vb. ne kadar iyi kullanıldığını tartışın.

Bölüm 3/3: Etkinlik raporu yazmak için son dokunuşlar

1. 1 Raporunuzu zamanında hazırlayın. Etkinlikten hemen sonra bir rapor hazırlamaya ve yayınlamaya çalışın. Bu etkinliği takviminize işaretlemeyi unutmayın. Bazıları raporun olaydan sonraki bir ay içinde yayınlanması gerektiğini düşünürken, bazıları ise birkaç gün içinde yapılmasının daha iyi olduğunu savunuyor.
   • Son teslim tarihi olduğunda, raporunuzu zamanında yapmalısınız. Belki de bir müşterinin sipariş ettiği bir ajans için bir rapor yazıyorsunuz. Tüm gereksinimlere dikkat edin.
   • Önemli olan, hedef kitlenizin derin ve zamanında bir rapor beklemesidir. Bu yüzden doğru yapmak için zaman ayırın, ancak süreci geciktirmeyin.
2. 2 Raporunuzu düzeltin. Etkinlik raporunuzun iyi yazıldığından ve yazım veya noktalama hatası içermediğinden emin olun.
   • Raporunuzun yeterince derin olduğundan emin olun. İyi bir genel kurala dikkat edin - "göster, konuşma". Bu, raporda özetlenen daha genel noktaları desteklemek için özel örnekler sağlamanın harika bir fikir olduğu anlamına gelir.
   • Kitlenizi unutmayın ve yazdıklarınızın kulağa resmi ve profesyonel geldiğine emin olun. Bir olay raporu rutin bir belge değildir; faaliyetin harcanan kaynaklara değip değmediğini belirlemek için önemli bir belgedir, bu nedenle raporun inandırıcı olması gerekir.

İpuçları

• Gerekli olacağını düşündüğünüzden daha fazla fotoğraf çekin.Raporunuzu yazarken, bu tavsiyenin faydasını takdir edeceksiniz.
• Ev sahiplerinden ve etkinliği planlayan kişilerden geri bildirim alırken bunu hemen yapmamalısınız. Etkinlik bittikten sonra bile yerlerinde kalacaklar, önce kalabalığın içinden insanlara sormalısınız; etkinlikten ilk ayrılan onlar olacaktır. Ayrıca sunucu başka bir şeyle meşgulse onu rahatsız etmeyin, onu daha sonra bulursunuz ve her şeyi sorabilirsiniz.
• Geri bildirim toplarken, bir konuşma yapın ve doğal olarak sorular sorun, ardından muhatabınız olay hakkında ne düşündüğünü içtenlikle söyleyecektir.
• İhtiyacınız olduğunu düşündüğünüzden daha fazla inceleme toplayın. Buna daha sonra sevineceksin.
• İyi fotoğraflar, etkinlikte neler olduğunu ve insanların tepkilerini gösteriyor.
• Olayın ne kadar büyük olduğunu okuyucuya iletmek için, insanlar ve sunum yapan kişi de dahil olmak üzere tüm resmin fotoğraflarını tek bir fotoğrafta çekmeye çalışın.

Neye ihtiyacın var

• Dijital kamera
• Not defteri