İçerik

• adımlar
• Yöntem 1/1: Müşteri hizmetlerine bir e-posta yazın

Bir müşterinin çeşitli iş sorunları için şirketlerle veya üreticilerle iletişim kurması gereken birçok farklı durum vardır. Ancak müşteri hizmetlerine e-posta gönderme zamanı geldiğinde, bazı insanlar şaşırmış hissedebilir. Genellikle kağıt biçiminde yazıldığından ve bu tür mektuplara en çok hangi genel kabul görmüş standartların uygulandığından, bu tür mektupların elektronik biçimde nasıl yazılacağı hakkında sorular ortaya çıkar. Bu standartlar sektöre, bölgeye ve kültüre göre değişiklik gösterse de, yardım masasına gönderilen e-postanın etkili olmasını sağlamak için bazı genel yönergeler vardır. İşte daha önce bu tür e-postalarla karşılaşanların en iyi önerileri.

adımlar

Yöntem 1/1: Müşteri hizmetlerine bir e-posta yazın

1. 1 Web sitesini kontrol edin. E-postanızı göndermeden önce şirketin sorununuzu henüz çözmediğinden emin olun. Bu, siz de dahil olmak üzere herkesin zamandan ve emekten tasarruf etmesini sağlayacak ve çok takdir edilecektir.
   • Siteyi kontrol ederken en iyi iletişim kanallarını arayın. E-posta her zaman en iyi kanal değildir ve bu şirket politikalarına saygı göstermeniz ve onlarla farklı bir şekilde iletişim kurmanız gerekir. Birçok şirket telefon desteği ve posta kutusu gibi ek destek hizmetleri sunar.
2. 2 İnternette özel çevrimiçi kaynakları arayın. Birçok şirket, kargo takibi, ürün iadeleri veya teknik destek gibi özel sorunlar için özelleştirilmiş e-posta adresleri sunar. Sağlanan iletişim kanallarının kullanılmasının, şirketin genel e-postasına gönderilen standart bir mektuptan çok daha etkili olması mümkündür. Ayrıca, sağlanan iletişimleri görmezden gelirseniz, şirketle bağlantı kurma süreci önemli ölçüde daha uzun sürebilir.
3. 3 Destek mektubunuza kişisel olarak tanımlanabilir bilgileri ekleyin. Şirketin, hangi ürün veya hizmetleri satın aldığınızı, ayrıca satın alma tarihini ve ürün veya hizmet için beklenen teslim tarihlerini bilmesi gerekir. Şirketin ayrıca ev adresinizi ve satın alınan ürün sayısını da bilmesi gerekebilir. Tüm bunların e-postanızda belirtildiğinden emin olun.
4. 4 Uygun bir ton kullanın. Bazı uzmanlar, görgü kurallarına bakılmaksızın müşteri hizmetlerine yazılan mektupların göz ardı edilebileceğine veya etkililiğinin çok daha düşük olacağına dikkat çekiyor.Aşırı kışkırtıcı ifadeler kullanmadan, eğitim ve bilgi seviyenizi gösterecek belirli bir yazı stiline bağlı kalmaya çalışın.
5. 5 Doğrudan ne istediğinizi sorun. Birçok deneyimli müşteri hizmetleri e-posta yazarı, beklentileriniz hakkında açık sözlü olmayı en iyi şekilde bulur. Şirket gereksinimlerinizi kabul edebilir veya etmeyebilir, ancak net bilgi sağlayarak şirket temsilcisinin yalnızca bakış açınızı anlamasına yardımcı olmakla kalmayacak, aynı zamanda müşteri hizmetlerinde ortaya çıkan tüm sorunlar, ürünler veya diğer sorunlar hakkında görüşünüzü de göstereceksiniz.
   • Şirket politikası hakkında daha fazla bilgi edinin. İsteğinizi yazarken, öncelikle hangi gereksinimlerin karşılanma olasılığının yüksek olduğunu anlamak için araştırma yapabilirsiniz. Ortaya çıkan sorunun nasıl çözüleceği size kalmış, ancak şirketin konumunu anlamak, mesajlarınızı daha etkili hale getirmenize yardımcı olacaktır.