Müşterilerinize bir iş mektubu nasıl yazılır

Video: «Иршод истаганларга рисола» (10-дарс) || شرح رسالة المسترشدين

İçerik

adımlar
Bölüm 1 / 2: İş Mektubu Formatı
Bölüm 2/2: Bir iş mektubu nasıl yazılır
İpuçları

Kendi işiniz varsa, muhtemelen müşterilerinize iş mektupları yazmanız gerekir. Hedefler farklı olabilir: yeni olaylar veya koşullar hakkında bilgi vermek, müşteri şikayetlerine şirket adına yanıt vermek. Yazma sebebi ne olursa olsun, her zaman profesyonel bir ton ve iş tarzını sürdürmek önemlidir.

adımlar

Bölüm 1 / 2: İş Mektubu Formatı

1 Profesyonel bir antetli kağıt kullanın. İş mektubu şirketinizi temsil eder. Bu bağlamda, mektup uygun forma sahip olmalıdır. Ayrıca şirket logonuzu veya markanızı kullanmayı da unutmayın.
- Microsoft Word için hazır renk şablonlarını kullanarak bir harf başlığı oluşturabilirsiniz. Gerçek bir şirket logosu veya markası kullanın.
2 Bir metin düzenleyici açın. Tüm şirket iş mektupları her zaman bir bilgisayarda yazılmalıdır.
- Yeni bir belge oluşturun ve kenar boşluklarını 2,54 santimetreye ayarlayın.
- Times New Roman, Georgia veya Arial gibi bir serif yazı tipi kullanın. Bu nedenle yazı tipi boyutu 12'den büyük 10'dan küçük olmamalıdır. Yazı tipi veya boyutu yazının okunabilirliğini olumsuz etkilememelidir.
- Tek satır aralığı kullanın.
3 Blok şeklini özelleştirin. Blok formu, iş mektupları için en yaygın formattır. Ayrıca kurması ve takip etmesi en kolay olanıdır. Her öğe iki yana yaslı bırakılır ve bir boşlukla ayrılır. Bir iş mektubu, sayfanın başından sonuna kadar aşağıdaki öğeleri içermelidir:
- Bugünün tarihi veya mektubun gönderildiği tarih. Tarihi eklemeyi unutmayın, çünkü gönderen ve alıcı tarafından muhasebe için ve ayrıca yasal amaçlar için kullanılır. Kesin tarih verin.
- Gönderenin adresi. Bu, standart formattaki adresinizdir. Adresiniz mektubun başlığında zaten listeleniyorsa, bu adımı atlayabilirsiniz.
- Giden adres. Mektubun alıcısının adını ve adresini girin. "Usta" veya "Hanımefendi" adresini kullanabilirsiniz. Yani, alıcı Nina Serova ise, hem “Bayan Nina Serova” hem de “Nina Serova” yazabilirsiniz.
- Selamlar. “Sevgili Bayan Serova” veya “Sevgili Nina Serova” yazabilirsiniz. Mektubu kimin okuyacağından emin değilseniz, “Sevgili Baylar” yazın. "İlgili tüm tarafların bilgisine" seçeneği de vardır, ancak muhatap bilinmiyorsa son çare olarak bırakılmalıdır.
- Mektubun ana gövdesi. Bu kısım bir sonraki bölümde daha ayrıntılı olarak ele alınacaktır.
- Son bölüm ve imza. Yaz: "Saygılarımızla" - veya: "En iyi dileklerimle."

Bölüm 2/2: Bir iş mektubu nasıl yazılır

1 Hedef kitlenizi tanımlayın. Mektubun tonu, hedef kitle ne olursa olsun her zaman profesyonel kalmalıdır, ancak kelimelerin ve dil araçlarının seçimi mektubun muhatabına bağlıdır. Mektup başka bir şirketin İK departmanı içinse, daha resmi bir dil kullanılmalıdır. Belirli bir müşteriye hitap ederken, resmi olmayan ve basit bir dile başvurabilirsiniz.
- Ayrıca yanlış anlamalardan kaçınmanıza yardımcı olacaktır. Okuyucunun anlayamadığı terimler kullanmayın. Örneğin, müşteriler şirketinizde uzay programı için kullanılan kısaltmaları bilmeyebilir, bu nedenle mektubunuzda kullanmayın.
- İş yazmanın en önemli kuralı, metnin açık, özlü ve nazik olmasıdır.
2 İlk satırda mektubun amacını belirtin. Mektubun amacını düşünün. Yeni bir ofis adresi mi vermek istiyorsunuz? Müşteriye borcu hatırlattı mı? Şikayete cevap? Mektubun ilk cümlesini yazmanız gerektiğinde bunu aklınızda bulundurun. Belirsiz ifadeler kullanmayın ve doğrudan konuya girin.
- Bir şirket sahibi olarak fikrinizi ifade ediyorsanız birinci tekil şahıs olarak yazınız. Bir şirket veya kuruluş adına hitap ediyorsanız ikinci kişiyi yazın.
- "Sizi bu vesileyle bilgilendiriyoruz" - veya: "İşbu vesileyle aşağıdakileri bilmek istiyoruz" gibi açık bir ifade kullanın. Şirketin sahibi olarak hitap ediyorsanız, “Sizinle iletişim kurmak istiyorum” veya “Son zamanlarda öğrendim ..., bu yüzden ...” gibi hitap ediyorsanız ilk kişiye yazın.
- Örneğin, siz (şirketin sahibi) Nina Serova'ya bir aylık borcunu bildirmek istiyorsunuz. Mektubunuza şöyle başlayın: “Mart 2015 itibariyle hesabınızda bir borç olduğunu size bildirmek isterim.”
- Bir şirketin çalışanıysanız ve şirketinizin uzay programıyla ilgili bir müşteri şikayetine yanıt veriyorsanız, şöyle başlayın: "Mars kolonizasyon programımızla ilgili yorumlarınızı aldık."
- Bazen okuyucuya bir yarışma kazandığını veya bir eğitim kurumunda yer aldığını söylemeniz gerekir. Şu şekilde başlayın: "Bildirmekten memnuniyet duyarım ...", - veya: "Bildirmekten memnuniyet duyarız ...".
- Kötü haberleri bildirmeniz gerekiyorsa, şu ifadeyle başlayın: "Size üzülerek bildiririz ...", - veya: "Dikkatli bir değerlendirmeden sonra karar verildi...".
3 Geçerli bir ses kullanın. Resmi konuşmada pasif ses sıklıkla kullanılır, ancak mektubun metnini monoton veya anlaşılmaz hale getirebilir. Geçerli bir ses, bilgilerin kararlı bir tonda iletilmesine olanak tanır.
- Pasif bir ses örneği: "Hangi adımlar atılabilir?" Bu durumda “adımlar” öznesi eylemin uygulayıcısı değil, eylemi kendi üzerinde deneyimliyor.
- Geçerli bir ses örneği: "Hangi adımları atabiliriz?" Bu versiyonda, fikri açık ve net bir şekilde iletmenize izin veren aktif bir ses kullanılır.
- Bazen pasif ses, mesajınızı iletmenize ve bir hataya veya hoş olmayan bir gerçeğe çok fazla dikkat çekmemenize izin verir. Sadece bu durumda kullanın. Genellikle geçerli bir ses tercih edilir.
4 Okuyucu ile önceki olaylara veya iletişime bağlantı. Nina Serova'yı borç hakkında daha önce bilgilendirmiş olabilirsiniz. Okuyucu, son konferansta uzay programınızdan memnuniyetsizliğini dile getirebilir. Zaten iletişim kurduysanız, bu gerçeği hatırlatın. Okuyucu önemli ayrıntıları hatırlayabilecek ve mektubunuz çok daha önemli ve acil olacak.
- "Önceki mektuba göre...", "Geçen ayki zamanında ödemeniz için teşekkür ederiz" gibi ifadeler kullanın - veya: "Mayıs'taki konferansta yapıcı yorumlarınızı duymaktan memnuniyet duyduk."
5 Bir istekte bulunun veya yardım teklif edin. Kibar bir istekle olumlu bir ton belirleyin veya yardım şeklinde işbirliği teklif edin.
- Diyelim ki bir şirketiniz var ve bir müşterinizi borcunu ödemeye ikna etmek istiyorsunuz. Şu ifadeyi kullanın: "Yardımınız ve hemen ödemeniz için minnettar olurum."
- Bir şirket adına yazıyorsanız, "İK yöneticimizle sizin için kişisel bir toplantı ayarlamak istiyoruz" ifadesini kullanın.
- Ayrıca olası tüm soruları cevaplamayı ve okuyucunun şüphelerini gidermeyi teklif edin. Örnek: “Sorularınızı yanıtlamaktan veya ödeme konusundaki şüphelerinizi gidermekten memnuniyet duyarız”, - veya: “Programımız hakkında daha fazla ayrıntı bilmek ister misiniz?”
6 Mektubu tamamlayın. Kendi tarafınızdan veya müşteri tarafından bir harekete geçirici mesaj kullanın. Bu, belirli bir zaman dilimi içinde borcun ödenmesi talebi veya bir müşteriyle bir toplantı düzenleme teklifi olabilir.
- Gelecekte iletişim kurma umuduyla bir teklif yazın: “Gelecek haftaki bütçe toplantısında görüşmek dileğiyle” - veya: “Ofisimizde bir araya geldiğimizde tüm bu konuları sizinle daha ayrıntılı olarak görüşmekten mutluluk duyarız. ”
- Mektuba belgelerin eklenip eklenmediğini belirtin. "Size geçen ay için bir fatura gönderiyoruz" gibi bir ifade ekleyin - veya: "Uzay programının bir kopyası mektuba eklenmiştir."
- Sonunda bir kapanış cümlesi kullanın. Müşterilerin "Saygılarımızla", - veya: "En iyi dileklerimle" yazması en iyisidir.
- Yabancılara resmi mektuplarda “Saygılarımızla” ifadesini kullanın.
- Bir kişiyi tanıyorsanız veya onunla işbirliği yapıyorsanız, “En iyisi” yazın.
7 Hataları düzelt. Harfte dilbilgisi hataları varsa, doğru biçimlendirme ve ifadeler herhangi bir rol oynamaz!
- Pasif sesin tüm durumlarını bulmaya çalışın ve uygun ayarlamaları yapın.
- Uzun ve kafa karıştırıcı cümlelere dikkat edin. Bir iş mektubunda, “Daha azı daha iyidir” kuralı geçerlidir, bu nedenle uzun cümleler atılmalıdır.