Yazar:
Laura McKinney
Yaratılış Tarihi:
1 Nisan 2021
Güncelleme Tarihi:
1 Temmuz 2024
İçerik
Bazen hayatın birçok nedeni için uzatma istememiz gerekir. Belki üniversitedesin ve makaleni bitirmek için daha fazla zamana ihtiyacın var, belki de işte bir projeyi bitirmek için mücadele ediyorsun.Etkili ve uygun bir yenileme mektubu her zaman önemlidir. İhtiyaçlarınızı tam olarak düşünmek için biraz zaman ayırmalısınız: uzatma için ne kadar süre başvurmanız gerekiyor ve neden? Bundan sonra, resmi bir mektup yazın, gönderin ve gönül rahatlığı için takip edin.
Adımlar
Yöntem 1/3: Resmi bir mektup yazma kuralına uyun
Sayfa başlığını sunar. Gönderim tarihi sayfanın sağ üst köşesinde yer almaktadır. Aşağıda bir satırı boş bırakın ve adresinizi yine sağa dayalı olarak yazın. Ardından, bir satırı boşaltın ve alıcının tam adresini sayfanın sol tarafına yazın.
- Bir e-posta mesajı gönderiyorsanız, selamlardan başlayarak tarihi ve adresi atlayabilirsiniz. Ancak, başlığınızın net ve etkili olduğundan emin olmalısınız. Örneğin, profesörünüze bir mektup gönderirseniz, konu satırına "Uzatma Mektubu - Nguyen Hoang Minh - B2 K34" yazabilirsiniz.
Tam ve resmi selamlar yazın. "Sevgili" kelimesiyle başlayın, ardından alıcının unvanı ve tam adı. Örneğin, "Sayın Bay Nguyen Hai Trieu" veya "Sayın Bayan Bui Phuong Mai". "Sevgili Profesör Nguyen Duc Cuong" veya "Sayın Başkan Nguyen Van An" gibi bazı başlıklar daha karmaşık olabilir.- Bu resmi bir tavsiyedir, bu yüzden bu insanları yakından tanıyor olsanız bile tarzınızı ve içeriğinizi resmi tutun. "Merhaba Hanh" yazmayın.
- Mektubu gönderecek belirli bir kişiyi bulmaya çalışın. Aksi takdirde mektubunuz örnek bir mektup gibi görünecektir. Örneğin, "Sayın Başkan Nguyen Van An", "Sayın yetkililer" den daha iyi olurdu.
Kısa bir düzen kullanın. Mektubun gövdesi 1-3 paragraf olmalıdır. Çoğu durumda 2-3 satırla başlayabilirsiniz. Tam 3 paragrafla genişletmeniz gerekiyorsa, bunları açıklığa, gövdeye ve sona ayırmanız yeterlidir.- Mektubunuza başlamak için "Ben Nguyen Hoang Minh, B2 K34 sınıfındaki öğrenciyim" yazabilirsiniz. Bu profesöre hatırlamasını ve kim olduğunuzu anlamak için zaman kaybetmemesini hatırlatacaktır.
Sonuna dikkat edin. Sağlam bir sonun önemini küçümsemeyin. Durumunuzu tekrarlamak için son cümleyi kullanın (tek satırda) ve alıcıya mesajı okumaya zaman ayırdığı için teşekkür edin. "Teklifimi değerlendirmenizi takdir ediyorum" yazabilirsiniz.- İmzalamadan önce mektubu bir tebrik ile kapatmak en iyisidir. Bazı iyi seçenekler şunlardır: "Saygılarımızla", "Sevgili", "Merhaba".
- Bir cevaba ihtiyacınız varsa, bunu sonunda belirtmelisiniz. Genellikle bir teşekkür ile birleştirebilirsiniz. Örneğin, "Değerlendirmeniz için teşekkür ederiz, önümüzdeki hafta sizden haber bekliyorum." Ancak çok ısrarcı olmamaya dikkat edin.
Tam adınızı ve imzanızı girin. "Saygılarımızla" selamlamasının altında, lütfen 3-4 satır uzakta tutun. Ardından tam adınızı yazın ve sola hizalayın. Mürekkeple imzalamak için yukarıdaki boşluğu kullanın. Bir e-posta göndermeyi planlıyorsanız, alanı temizleyebilir ve içine adınızı yazabilirsiniz. İlan
Yöntem 2/3: İleti gövdesini tartışın
En kısa sürede yazın. Uzatma başvurusu yapmanız gerektiğini anladığınız anda bir mektup yazmaya hazırlanın. Alıcıya davanıza karar vermesi için bolca zaman vermelisiniz. Programınızı ayarlamanızı istemenize rağmen hazır olduğunuzu da göstermeniz gerekir.
Ne kadar süre eklemeniz gerektiğini belirleyin. Tüm faktörleri dikkate alın ve gerçekçi önerilerde bulunun. Ek süre çok kısaysa tekrar başvurmanız gerekebilir. Son teslim tarihlerinin doldurulmasını önlemek için elinizden gelenin en iyisini yapmalısınız, bu nedenle en iyisi ek süre miktarını tahmin etmektir.
- Duruma bağlı olarak, mektubu müzakere sürecinin bir parçası olarak yazmanız gerekebilir. Bu durumda, ortada uzlaşmak ve anlaşmak için tahmini süreden daha uzun bir son tarih için başvurmalısınız.
- Mevcut ilerlemenize ve bitmemiş proje parçalarınıza göre tahmini süre. Örneğin, üç aydır bir danışmanlık projesi üzerinde çalışıyorsanız, muhtemelen ne kadar iş kaldığına dair bir tahminde bulunacaksınız.
- Ayrıca, mesajın alıcısının da karşılaştığı zaman sınırının farkında olmanız gerekir. Belki de son tarihler nedeniyle baskı altındalar. Örneğin, üniversite profesörleri genellikle ara dönem notları vermek zorundadır ve öğrenciler için bu son tarihe dayanmak zorundadırlar.
Geçerli yasalara dikkat. Uzatma başvurusunda bulunmadan önce mevcut son tarihleri doğrulamanız gerekir. Mevcut durumu anlamadan uzatma talebinde bulunurken organizasyon eksikliği gibi bir izlenim bırakmayın. Örneğin, bazı devlet kurumları, ilk temasa geçmenizden itibaren 24 saat içinde bir dilekçe vermenizi ister. Bu sizin için işe yaramazsa, zamanın çok kısıtlı olduğundan şikayet edebilirsiniz.
Makul bir açıklama yapın. Yenileme mektubunun taslağını hazırlamak için zaman ayırıyorsunuz ve alıcı da okuması için zaman ayıracak; bu yüzden mektubu düzgün yazman gerekiyor. Daha fazla zamana ihtiyaç duymanızın gerçek nedenini dikkatlice düşünün ve alıcınıza dürüstçe sunun. Yalan söylemeyin veya abartmayın, çünkü bu yalnızca size zarar verir.
- Bunun iyi bir nedeni, işin dikkatli ve dikkatli yapılmasını istemenizdir. Örneğin, başkalarının güvenliğinin etkilenebileceği bir proje üzerinde çalışıyorsanız, bunu gündeme getirmek için sempatik olabilirsiniz.
- Bir uzatma başvurusunda bulunmak için birden fazla nedeniniz varsa, en alakalı olanı seçin ve buna odaklanın. Örneğin, teklif edilen işi kabul etmekte gecikmeniz durumunda, onlara bir kelime beklediğinizi bildirmek yerine, nakliye masrafları (bu doğruysa) hakkında daha fazla bilgi edinmek istediğinizi söyleyin. başka birini davet edin.
Dikkatlice seçilmiş birkaç ayrıntıyı belirtin. Verilen ayrıntılar, mektubunuzun meşru ve becerikli görünmesine yardımcı olacaktır. Bu özellikle, bir devlet kurumuna veya hiç tanışmadığınız başka bir kuruluşa mektup gönderiyorsanız önemlidir.
- Örneğin, büyükbabanız makalesinin gönderilmesi gerekmeden iki gün önce öldüyse, gerçeği genel olarak "acil" olmaktan ziyade "aile acil durumu" olarak sunmak en iyisidir. Ayrıca ölümünden ve planlarınız hakkında bazı bilgilerden bahsedebilirsiniz.
- Yenileme mektubunu göndermeden önce evrak işlerinizi düzenleyin. Özellikle devlet kurumları veya diğer resmi kuruluşlarla iş yaparken yaptığınız işlerin ve uygulamaların bir tanımına ihtiyacınız olabilir. Bu noktaya kadar sürecin her adımını takip ettiğinizi kanıtlamak sizin lehinize.
Olumlu stil ve içeriği koruyun. Hiç kimse şikayet dolu bir mektup okumak istemez. Bunun yerine, olumsuz gerçeklerin hızlı ve kısa bir sunumunu yapın ve ardından olumlu çözümleri belirtin. Örneğin, başlangıç maaşının çok düşük olduğunu düşünüyorsanız, "Teklifinizi değerlendirmek için daha fazla zamana ihtiyacım var. Bununla birlikte, daha yüksek bir maaşın daha verimli çalışmama yardımcı olabileceğini düşünüyorum.
Göndermeden önce mesajı tekrar okuyun. Göndermeden önce mesajı yeniden okumak için en az birkaç dakikanızı ayırın. Düzenleme ve yazım hatalarını kontrol edin. Bilgisayarınızda dil bilgisi ve yazım denetimi yazılımını çalıştırın. Tekrar okumaları için güvendiğiniz bir arkadaşınıza gönderin. Acele etmeyin veya bu adımı atlamayın; aksi takdirde, mesajın alıcısı dikkatsiz olduğunuz izlenimini edinecek ve bu da nihai sonucu etkileyecektir. İlan
Yöntem 3/3: Alıcıya mesaj gönderin
Mektubu kopyalayın veya kaydedin. Taslak mektubu okumayı bitirdiğinizde ve göndermeden önce bir fotoğraf çekin (pdf'ye dönüştürün), taslağı çevrimiçi olarak kaydedin veya geleneksel şekilde kopyalayın. Mesajın üstünde gösterilen tarihle uyuşmuyorsa postalama tarihini de kaydedebilirsiniz. Bu kopyayı kişisel kayıtlarınız için güvenli bir yere kaydedin.
Normal posta kutusuna koyun. Postaneye götürün, postacıya verin veya posta kutusuna koyun. Postanın alıcıya ulaştığından emin olmak istiyorsanız, ek bir ücret karşılığında takip hizmeti talep edebilirsiniz.
- Kağıt posta göndermek istiyorsanız, bir yazıcı ve kaliteli mürekkeple yazdırmanız gerekir. El yazısı yenilemeler genellikle kabul edilmez.
Yenileme için e-posta gönderin. Bu muhtemelen daha az zaman ve kesinlik ile yenileme göndermenin en iyi yoludur. Göndermeden önce alıcının e-posta adresini doğrulamanız ve uygunsa konu satırına tanımlayıcınızı eklediğinizden emin olmanız gerekir.
- Alıcı, e-postayı tam olarak ne zaman gönderdiğinizi bilecektir. Gece geç saatlerde posta göndermek istiyorsanız bunu unutmayın.
- E-postanız, göndermek için kullandığınız e-posta adresi de dahil olmak üzere resmi olmalıdır. Bu e-postayı profesyonel bir hesapla göndermelisiniz. Örneğin [email protected] e-posta hesabından gönderilen mektup uygundur.
- Postayı faksla gönderiyorsanız, postayı başarıyla gönderdiğinizi ve mesajın alındığını kanıtlamak için onay sayfasını sakladığınızdan emin olun.
Mektup yazmak yerine telefon görüşmeleri yapın. Son dakika uzatma başvurusu yapmanız gerekiyorsa, bu kişiyle telefonda konuşmak daha iyi olabilir. Bu durumda, aynı zamanda resmi olmanız ve durumunuzu açıkça sunmanız gerekir. İlan
Tavsiye
- Bir sayfa uzunluğunda harfler yazmaya çalışın. Bu şekilde, mektubunuza eksiksiz ve bakılması kolay bir his verir.
- Mesajın alıcısının onay mesajı gibi bir yanıt gönderip göndermediğine dikkat edin.
Uyarı
- Sözler konusunda gerçekçi olun. Diğer ek görevleri tamamlamak için fazladan zaman harcamak için uzatma başvurusunda bulunmayın.
- Uzatılan zamanı iyi değerlendirin. Muhtemelen bir uzatma başvurusunda bulunmayı tekrar denemek istemeyeceksiniz.
- Mesaja gerekli formları ekleyip eklemediğinizi kontrol edin. Ek olarak, bazı kuruluşlar sizden kendi posta şablonlarını kullanmanızı isteyecektir.
