İçerik

• Adımlar
• Tavsiye

Bir banka, sigorta şirketi, devlet kurumu, işveren veya okulla sorun mu yaşıyorsunuz? Onları bir şeyi yapmaya ikna eden veya bir problemde size yardımcı olmaya ikna eden bir mektup göndermeniz gerekiyor ama bunu nereden başlayacağınızdan emin değil misiniz? Aşağıdaki makale, etkili bir ikna edici mektubun nasıl yazılacağına rehberlik edecektir.

Adımlar

Bölüm 1/4: Hazırlık

1. 

   Yukarı fikirler. Bir mektup yazmaya başlamadan önce, mektupla neyi iletmek istediğinizi, bu mektubu neden yazdığınızı ve alıcının sizden sonra teklif edebileceği itirazları düşünün. mektubu oku. Aklınızda bir fikir olması, mektubun ana içeriğini net bir şekilde tanımlamanıza ve mektubun amaçladığı konuyu anlamanıza yardımcı olacaktır.
   • Mektubu bir cümle kalıbıyla açmak: "Okuyucuyu" "amaç" konusunda ikna etmek istiyorum. "Okuyucu" ifadesini mektubu gönderdiğiniz kişiyle ve "amaç" ifadesini ikna etmeye çalıştığınız bir şeyle değiştirin.
   • Yukarıdaki adımı tamamladıktan sonra kendinize sorun: Neden? Okuyucunun isteklerinize neden katılmasını istediğinizin nedenlerini vurgulayın.
   • Sebepleri sıraladıktan sonra, önemlerine göre düzenleyin. Tüm önemli nedenleri bir sütuna ve daha az önemli olan nedenleri başka bir sütuna koyun. Bu adım, önemli ve ilgili bilgileri vurgulamak için bilgileri özetlemeye yardımcı olur.

2. 

   
   
   Amacınızı bilin. Hedeflerinizin tam olarak ne olduğunu bildiğinizden emin olun. Başarmanız gereken şeyler ve okuyucularınızın yapmasını istediğiniz şeyler nelerdir?
   • Aynı zamanda, düşündüğünüz sorunları çözmek için kendinize çözümler düşünün.

3. 

   
   
   Hedef mektubu anlayın. Konunuzu analiz etmek ve anlamak, mektubunuzun kompozisyonunu şekillendirmenize yardımcı olacaktır. Mümkünse, okuyucularınızın sizinle aynı fikirde olup olmadıklarını veya tarafsız tarafta olup olmayacaklarını belirleyin Bu adım, zihninizi daha fazla nereye koyacağınızı belirlemenize yardımcı olacaktır.
   • Mektubu gönderdiğiniz kişinin gerçek kimliğini belirlemeye çalışın. Onlar kimler ve size gerçekten yardımcı olmaları gerektiğine inandıran şey nedir? Mektubunuz yok sayılacak mı yoksa ele alınacak mı? Alıcı yüksek bir pozisyonda mı yoksa bu sorunu çözme işlevi olan biri mi? Alıcının konumuna bağlı olarak farklı ifadeler olacaktır.
   • Okuyucunun tartışılan konu hakkında ne düşündüğünü ve düşünme yollarını bulmaya çalışın. Siz ve okuyucularınız arasında çelişkili görüşler ortaya çıkabilir mi? Bu tür görüşleri resmi bir şekilde nasıl sunabilirsiniz?
   • Okuyucunuzun konunuzla ilgilendiğini öğrenin. Başa çıkma yetenekleri var mı? Bu konudan doğrudan etkileniyorlar mı? Bunları gözden geçirmek için ne kadar zaman harcamaları gerekiyor?
   • Okuyucuyu ikna etmek için makalenizde sunmanız gereken kanıt türlerini düşünün.

4. 

   
   
   Konuyu araştırın. Son derece ikna edici bir dil, gerçek kanıtları ve ilgili bilgileri içermelidir. Farklı bir açıdan gördüğünüzden emin olun. Sorunu sadece kendi bakış açınızdan incelemekle kalmayın, karşıt görüşlerden ve onların gerçeklerinden de bahsedin.
   • İddianızı desteklemek için olgusal gerçekler, mantıksal argümanlar, istatistikler ve ilgili kanıtları kullanın.
   • Karşı tarafın konumunun yanlış olduğu konusunda ısrar etmek yerine, konumunuzun neden doğru olduğunu ve dikkate alınmayı hak ettiğini açıklayın.
   İlan

Bölüm 2/4: Bir harfi biçimlendirme

1. 

   Blok biçimini kullanın. İş mektuplarının benzersiz bir biçimi vardır. Doğru formatta yazılmış bir mektubu okurken, okuyucunun dikkati bir şekilde dağılmayacaktır. Tersine, doğru bir şekilde düzenlemezseniz, mektup okuyucunun gözünde sizin hakkınızda kötü bir izlenim bırakacak ve mektubunuzu bir kenara atabilirler.
   • Satır sonları ve ayrı paragraflar kullanarak başlayın.
   • Her paragrafı hizalayın. Diğer bir deyişle, nesir veya kompozisyon yazarken yaptığınız gibi paragrafı girintili yapmayın.
   • Paragraflar arasında bir satır.
   • Standart bir yazı tipi kullanın, genellikle 12 yazı tipi boyutuna sahip Times New Roman veya Arial.

2. 

   Adres, mektubun başına ayrı olarak yerleştirilmiştir. Mektubun sol üst köşesine adresinizi yazarak başlayın. Adınızı dahil etmeyin, sadece cadde, şehir, il adresi (ABD ... gibi eyaletleri olan ülkeler için "eyalet" kullanın) ve alan kodunu dahil edin. Telefon numaranızı ve e-postanızı aşağıdaki ayrı satırlara da girebilirsiniz. Birleşik Krallık'ta yaşıyorsanız, adres sağ tarafta olmalıdır. Sonra bir satır ötede.
   • Tarihi girin. Aylar harf şeklinde yazılır ve ardından sırasıyla tarih ve yıl yazılır. Not: Bu yöntem İngilizce konuşulan ülkelerde kullanılmaktadır. Vietnam'da "Gün ... ay ... yıl ..." sırasını kullanarak). Tek çizgi.
   • 4 Haziran 2013
   • Alıcının adını ve adresini yazın. Alıcının kimliğini belirtmeye çalışın. Tek çizgi.

3. 

   Mektubu bir tebrik ile açın. Alıcının adıyla birlikte "Sevgili", kabul edilen tanıdık bir tanıtım biçimidir. Karşılama mesajındaki adın, mesaj başlığındaki alıcının adıyla aynı olması için alıcının adının doğru yazıldığından emin olun.
   • Soyadına atıfta bulunurken alıcının adıyla birlikte Bay (Bay), Bayan (Bayan), Profesör (Dr.) gibi başlıklar kullanın. Bir kadına hangi isimle hitap edeceğinizden emin değilseniz, "Bayan (Bayan)" kullanın.
   • Her zaman bir başlıktan sonra iki nokta üst üste kullanın.
   • Selamlama ile ilk paragraf arasına bir satır bırakın
   • Sevgili Profesör Brown:

4. 

   
   
   Mektubu bir sonuçla kapatın. Kapanış cümlenizi yazmadan önce mektubun tonunu düşünün. "Teşekkürler", kapanış cümlelerinin temel türlerinden biridir, "Saygılarımla" gibi cümleler daha dostça davranır. Mektubunuzun saygılı mı yoksa dostça bir sonla mı eşleştiğini düşünün. Ne tür bir sonuç seçerseniz seçin, ilk kelimenin büyük harfle yazılması ve bir sonraki kelimenin küçük harf olması kuralına uymanız gerekir. Bitiş cümlesinin ardından virgül gelir.
   • Resmi posta biçimi için "Saygılarımızla, (Saygılarımızla)" öğesini seçin. "Saygılarımızla," "Saygılarımızla," "Teşekkürler, (Teşekkürler,)" veya "Saygılarımızla, (Saygılarımızla,)" kapanış formlarıdır. iş e-postası için standart. "Saygılarımızla, (Saygılarımızla,)", "Saygılarımızla" veya "İyi günler" samimi ifadelerdir. ve daha az mesafeli bir his.
   • Adınızı yazmadan önce imzanız için dört satırlık yer açın.
   • Teşekkür ederim,
   İlan

Bölüm 3/4: Mektup yazmak

1. 

   
   
   Kısa ve öz. İkna edici mektuplar kısa ve kibar olmalıdır. Girişimciler nadiren bir sayfadan uzun bir mektubu veya sinir bozucu bir tonu olan bir mektubu okurlar. Gevezelik etme, yayılma. Açık, tutarlı cümleler kullanmaya çalışın. Konu dışından kaçının ve gereksiz, marjinal veya aşırı bilgi verin.
   • Aşırı ayrıntılı cümleler kullanmaktan kaçının. Oldukça ikna edici açıklayıcı cümleler kullanmanız gerekir. Cümleler kısa, anlaşılması kolay ve okunması kolay olmalıdır.
   • Çok uzun paragraflar yazmayın. Mektubu okurken okuyucuyu depresyonda hissettireceğinden, her paragrafa çok fazla bilgi eklemeyin, konunun dışına çıkmayın veya konuyu daha kafa karıştırıcı hale getirmeye çalışmayın. Yeni bir fikir geliştirmeye başladığınızda, her paragrafla yakından ilgili olan bilgilere bağlı kalın ve diğerine geçin.

2. 

   
   
   İlk iki cümlede ana fikri ifade edin. Hafif ve anlaşılır bir açılış cümlesiyle başlayın. İlk iki cümlede dileklerinizi (yani ana fikir) belirtin.
   • İlk paragraf sadece iki ila dört cümleden oluşmalıdır.

3. 

   İkinci paragraf mektubun amacını vurgulamalıdır. Bu paragrafta düşüncelerinizi, gereksinimlerinizi veya hedeflerinizi özetleyin. Belirli nedenler, bilgi veya içerik vermek yerine, pozisyonunuzu, puanlarınızı, ilgi alanlarınızı veya isteklerinizi tam olarak açıklayın ve konunun önemini açıklayın. Sizi eyleme geçmeye zorlayan şey üzerinizde ne kadar etkili.
   • İçeriğinizi gerçekçi cümlelerle makul ve kibar bir şekilde düzenlemeyi unutmayın. Aşırı duygusal dil kullanmaktan kaçının, zorlama kelimeler kullanmayın, okuyucularla kaba cümleler kullanmayın (buradaki okuyucular bireyler veya kuruluşlar olabilir) ve ayrıca karşı tarafa kabalık göstermez.

4. 

   Sonraki paragraflarda destekleyici noktalar yapın. Sonraki birkaç paragraf, eşlik eden bilgiler ve ek ayrıntılar sağlayarak amacınızı haklı çıkaracaktır. Mantıklı, gerçekçi, makul, pratik ve yasal ayrıntılar sağladığınızdan emin olun. Sadece duygusal fikirler, inançlar veya sadece kişisel arzular sunmayın. Okuyucuyu uzun bir hikaye okumaya ikna etmeyin; noktaların hızlı ve doğru bir şekilde yapılması gerekir. İşte bunu başarmanıza yardımcı olacak birkaç küçük taktik:
   • Okuyucuların ilgisini çekmek için gerçek istatistikler ve olaylardan alıntı yapmak. Sunulan istatistiklerin ve gerçeklerin güvenilir, meşru kaynaklardan geldiğinden ve istatistiklerin ve gerçeklerin orijinal bağlamında sizin tarafınızdan dürüstçe uygulandığından emin olun. .
   • Bu konuda size benzer bir görüşe sahip olduklarını göstermek için araştırma uzmanlarından alıntı yapın ve karşı tarafın görüşlerine karşı çıkın. Bu uzmanların araştırdıkları alanda güvenilir bir konuma sahip olmaları ve söz konusu konuda bir noktaya değinebilmeleri gerekir.
   • Talebinizin neden onaylanması gerektiğini açıklayın. Birisine neden bir şeyin yapılması gerektiğine inandığınızı açıklayarak ikna etme yöntemi, böylece bir şeyi yapmalarını istemekten daha etkili bir şekilde fikirlerini değiştirebilirler. . Mevcut durumu ve neden değiştirilmesi gerektiğini açıklayın.
   • Ayrıntılarınızı, şartnamelerinizi ve gereksinimden bahseden konuyla ilgili anlayışınızı verin. Geçmişteki sorunları çözmek için çaba harcamaktan veya herhangi bir işlem yapılmamasından bahsetmek.
   • Söz konusu konuyla ilgili kanıtlara bir örnek eşlik etmelidir. Okuyucunun sorunun önemini görmesini sağlayacak kanıtlar sunun.
   • Paragrafınızda belirtmeniz gerekenleri sınırlamayı unutmayın. Lütfen durumunuzu ve durumunuzu basit bir şekilde belirtin. Ayrıntılara çok derinlemesine değil, ancak yeterince anahtar içerik sağlamak gerekiyor. Yalnızca en alakalı istatistikleri, uzmanları ve referansları seçin.

5. 

   Karşı tarafın fikrini çürüt. Birini etkili bir şekilde ikna edebilmenin anahtarı, karşıt görüşlere meydan okumaktır. Okuyuculardan sakıncalı argümanlar veya soruları tahmin etmek istiyorsanız, mektupta bunlardan bahsedebilirsiniz. Karşı tarafla ortak bir zemin bulun veya fikrinizi desteklemek için ikna edici görüşler bulun.
   • Bakış açınız ile diğer taraf arasındaki farkı açıkça kabul ettiğinizden emin olun. Onları saklamaya çalışmak sadece argümanınızı zayıflatacaktır. Bunun yerine, karşı tarafla ortak olan değerleri, deneyimleri ve sorunları vurgulayın.
   • Yargılayıcı bir dil kullanmaktan kaçının. Kelimelere çok fazla duygu katmak, argümanlarınızın adaletini azaltır. Çok fazla olumsuzluk ve muhakeme içeren bir mektup, okuyucularınızın görüşlerinize rıza göstermesini engelleyebilir.

6. 

   İsteğinizi tekrar tekrarlayarak hak talebinde bulunun. Mesajın sonunda isteğinizi veya fikrinizi tekrarlayın. Bu paragrafta, bir çözüm önerebilir veya sorunu çözmek için harekete geçebilirsiniz. Bu mektupta telefonla, e-postayla veya kendi kendinize kontrol ederek takip edeceğiniz mektupta belirtiniz.
   • Yerleşik bir cümle ile bitirmek, okuyucuyu size doğru eğilmeye ikna etmeye veya en azından sorunu sizin bakış açınızdan daha net görmelerine yardımcı olacaktır.
   • Kendi çözümlerinizi veya yöntemlerinizi getirin. Uzlaşmayı kabul edin veya her iki taraf da bir adım geri çekilsin. Okuyucuya ne yaptığınızı ve durumu çözmek için ne hazırladığınızı gösterin.
   İlan

Bölüm 4/4: Son adımlar

1. 

   Hataları kontrol edin. Yazım hataları ve zayıf gramer yapıları, okuyuculara sizin hakkınızda kötü bir izlenim veren ilk şeydir. Okuyucu, yalnızca makalede hata olmadığında, içeriğe ve makalenin iletmek istediği fikre odaklanabilir. Gönder düğmesine basmadan önce mektubu birkaç kez tekrar okuyun. İyi gidip gitmediğini duymak için mektubu yüksek sesle okuyun.
   • İhtiyaç durumunda, mektubunuzdaki yazım hatalarını birinin kontrol etmesini sağlayın (veya yazım denetimi yazılımını kullanabilirsiniz).

2. 

   Gerçek imzanızla imzalayın. E-posta yerine gönderirseniz mektubu doğrudan imzalayın. Bu, mektubu kişiselleştirmeye ve mektubun sizin tarafınızdan yazıldığını doğrulamaya yardımcı olur.

3. 

   Diğer önemli kişileri kopyalayın. Şirketteki veya başka bir kuruluştaki diğer kişilerin mektubunuzu okuması gerekiyorsa, onlara bir kopyasını gönderin. Bu, gönderilecek eşdeğer sayıda kişinin yazdırılması, kopyaların gerçekten imzalanması ve gönderilmesi anlamına gelir.

4. 

   Gönderenler bir kopyasını saklamalıdır. Kaydınızı, ne zaman gönderildiği ve alıcının bilgileriyle birlikte daima bir yere not edin. Sorun çözülene kadar sorunu çözmek için ne yapmanız gerektiğini not edin. İlan

Tavsiye

• Resmi biçimde yazmalıdır. Gündelik veya gayri resmi konuşma dili kullanırsanız, mektubun alıcısı size güvenmeyecektir.Resmi dil kullanmak, mektubu anlamsız argo kullanımından daha kibar yapmaya da yardımcı olur!
• Nazik bir dil kullanın. İnsanlar, kendilerine iyi davrananlara yardım etme eğilimindedir.
• Konu dışı değil. Bahsettiğiniz konuyla ilgisi olmayan fazladan bilgi eklememeye özen gösterin. Bunun yerine, alakalı içeriğe bağlı kalın ve konuları karmaşıklaştırmayın. Onları öne çıkarmak için gerçek gerçekleri kullanın.
• Adımların, eylemlerin veya önerilerin bazılarının açıkça gösterilmesi gerekiyorsa, yalnızca ortadaki paragrafta madde işaretleri kullanın.
• Mektup yazmak için standart İngilizce kullanın (İngilizce konuşan ülkeler için). Bu bir metin veya sosyal medya değildir; Bu resmi bir mektuptur. Kısaltmalar, argo ve emojiler mesajınızı iletebilir.
• Odak noktalarını şirketlerin veya temsilcilerin algılarına göre ayarlayın. Kâr amacı gütmeyen bir kuruluş ve büyük bir şirket farklı düşünebilir.
• Okuyucularınıza size bir şey borçluymuş ve sizden bir şey istiyormuş gibi davranmayın. Bunun yerine, onları samimi ve profesyonel bir dille ikna edin.