İçerik

• Adım atmak
• Yöntem 1/2: Bölüm 1: Doğru becerilere sahip olun
• Yöntem 2/2: Bölüm 2: Temsilci olun
• İpuçları
• Uyarılar

Ziyaretçi kabul eden her şirketin bir resepsiyoniste ihtiyacı vardır. Bir resepsiyonist, şirket veya kurumun gişesinde ziyaretçi kabul eden kişidir. Genellikle ziyaretçinin tanışması gereken ilk kişidir ve bildiğiniz gibi ilk izlenimler her zaman çok önemlidir. Resepsiyon görevlisi, ziyaretçiyi nazikçe kabul etmeli ve telefonla veya e-posta yoluyla da doğru cevap vermelidir. Şirketin arama kartı olduğu gibi.

Adım atmak

Yöntem 1/2: Bölüm 1: Doğru becerilere sahip olun

1. Mükemmel organizasyon becerilerine sahip olun. Bir resepsiyonist olarak, şirketin kartvizitisiniz - - müşterinin ilk konuştuğu ve çalışanların bilgi ve planlama için geldiği kişi sizsiniz. Aramaları yanıtlamanın ve ziyaretçileri yönlendirmenin yanı sıra, sık sık müşterilerle ilgilenmeniz, her türlü etkinliği düzenlemeniz, randevu ayarlamanız, vb. Gerekir. Bu birçok sorumluluk gerektirdiğinden, bir resepsiyonist olarak iyi organize olmanız önemlidir, böylece şunları yapabilirsiniz aynı anda birkaç şey yapabilir. Aynı anda birkaç görevi üstlenemez ve bunları doğru sırada tamamlayamazsanız, bir resepsiyonist olarak uzun süre dayanamazsınız.
   • Organize olmanın iyi bir yolu, birlikte çalışabileceğiniz bir arşivleme sistemine yatırım yapmaktır. Patronunuzun, iş arkadaşlarınızın ve müşterilerinizin hangi kağıtlara ve bilgilere ihtiyaç duyabileceğini bilmeniz önemlidir. Tüm bu bilgileri farklı klasörlerde - bilgisayarınızın masaüstünde veya kağıt üzerinde - saklayın. Sisteminizi sizin için en uygun şekilde düzenleyin - bunun için neon yapışkan notlara ihtiyacınız varsa, bu da sorun değil.
   • Organize olmak aynı zamanda kendinizi motive edebileceğiniz anlamına gelir - kimsenin size bir şeyi nasıl yapacağınızı söylemesine veya sizi doğru yolda tutmasına ihtiyacınız yok. İyi organize olmuşsanız, bir günde hangi görevleri tamamlamanız gerektiğini ve hangilerinin önceliğe sahip olduğunu tam olarak bilirsiniz.
   • Elinizin altında (çok sayıda) telefon numarası olduğundan emin olun, örneğin iş arkadaşlarınızın, müteahhitlerin, satış görevlilerinin, acil servislerin, vb. Bunların hepsine belirli bir zamanda ihtiyacınız olacak. Telefon numaralarını özel bir bilgisayar programında veya Rolodex'te saklayın.
2. Biraz teknik bilgiye sahip olduğunuzdan emin olun. Bir resepsiyonistin uğraşması gereken en önemli teknoloji parçası telefon ve onunla ilişkili tüm düğmeler ve hatlardır. Bilgisayar becerileri de vazgeçilmezdir - çoğu resepsiyon görevlisinin nasıl e-posta göndereceğini bilmesi ve bir kelime işlemci kullanmada iyi olması gerekir. Nasıl elektronik tablolar oluşturacağınızı ve çalıştığınız şirkete özel programları nasıl kullanacağınızı biliyorsanız, bu da yararlıdır.
   • Büyük olasılıkla fotokopi makinesi, tarayıcı ve yazıcıyı da kullanabilmeniz (ve bu cihazlarla çalışırken iş arkadaşlarınızın yaşadığı sorunları giderebilmeniz) gerekeceğini unutmayın. Ne tür ekipman kullandığınızı biliyorsanız, en yaygın sorunları çözebilmek için kılavuzları inceleyin.
3. Güvenilir ol. Resepsiyonistin her zaman masasında olması beklenir - kimse telefonu açmazsa veya bekleme süreleri çok uzunsa şirket kötü bir isim alır. Güvenilir olmayı önceliğiniz haline getirin - patronunuz size güvenebileceğini ve her zaman yardım etmek için orada olduğunuzu biliyorsa, kendinizi vazgeçilmez kılarsınız.
4. İyi bir dinleyici ol. Resepsiyonist olmanın önemli bir parçası, telefonda, bir müşteri masasında bir soru sorduğunda veya size bilgi aktarıldığında diğer insanları dinlemektir. İyi bir dinleyiciyseniz, daha verimli çalışabilirsiniz - birisinin sizden ne istediğini hemen anlarsanız sorunları daha kolay çözebilirsiniz ve müşterileri yardım alabilecekleri departmana daha iyi yönlendirebilirsiniz.
5. Her şeyi not edin. Patronunuz sizden bir şey yapmanızı istediğinde, ayrıntıları not alın. Bir müşteri aradığında, bilgilerini (adı, iletişim bilgileri, ne istedikleri vb.) Not ettiğinizden emin olun. Notlar düzenli kalmanıza yardımcı olur ve size bir gün içinde ortaya çıkan tüm küçük şeyleri hatırlatır. Notlarınızı bir deftere veya deftere yazın ve her zaman yanınızda bulundurun. Özellikle beş saat önce arayan kişinin ne istediğini bilmek istiyorsanız, bunun ne kadar yararlı olduğuna şaşıracaksınız.
   • Mesajları ayrıntılı yazdığınızdan ve yazdıklarınızı okuduğunuzdan emin olun. Doğru bilgilere sahip olduğunuzdan emin olmak için mesajı ve / veya iletişim bilgilerini yazarken tekrarlayın.
6. Telefonu standart bir selamlamayla kibarca cevaplayın, örneğin "Günaydın, ____ ile konuşuyorsunuz (adınız), ____ dan (şirket adı), size nasıl yardımcı olabilirim?Telefonu bir veya iki çaldıktan sonra yanıtladığınızdan emin olun. İnsanları bir dakikadan fazla bekletmek doğru değildir (bu, düşündüğünüzden daha uzun sürer).
   • Arayan kişinin sorduğu kişinin adını dikkatlice dinleyin. Emin olmak istiyorsan tekrar et. Anlaşılması zorsa, arayan kişiye adı heceleyip söyleyemeyeceğini sorun.
   • Sohbeti, "Bir dakika, seni Bay Smith'e bağlayacağım" gibi standart bir cümle ile düzgün bir şekilde aktarın. Veya kişi bir sohbet içindeyse: "Bay Smit şu anda bir görüşme yapıyor. Beklemek ister misiniz yoksa mesajı ileteyim mi?". Arayan kişiye kibarca teşekkür edin ve aramayı aktarın.
7. Paket teslimatçılarını diğer ziyaretçilerle aynı profesyonellik ve nezaketle karşılayın. Bir teslimat için imza atmanız gerekebilir. İmzanızın okunaklı olduğundan emin olun. Teslimat görevlisinin paketi nereye koyacağına dair talimatlara ihtiyacı olabilir. Bu tür konular için doğru çalışanlarla iletişime geçtiğinizden emin olun.
8. İşletmeye gelen müşterileri etkin ve kibar bir şekilde kabul edin. Ziyaretçi size kim olduğunu ve kimi aradığını söyledikten sonra, o kişiyle bağlantı kurar ve orada kim olduğunu söylersiniz. Bunun için kullanabileceğiniz standart bir cümle: "Bay Smit, XYZ b.v.'den Bayan Jansen saat 2 randevusu için burada". Daima adınızı, soyadınızı ve temsil ettikleri şirketi vermeye çalışın. Randevusu olup olmadığını sormakta fayda var. Bay Smit daha sonra müşteriyi nerede bekleteceği ve bunun ne kadar süreceği konusunda ek talimatlar verecektir. Daha sonra ziyaretçiye "Bay Smit bir dakika içinde orada olacak" diyebilirsiniz. Veya: "Bay Smit bir toplantıyı bitirdiğini ve 5 dakika içinde orada olacağını söylüyor. Lütfen oturun".

Yöntem 2/2: Bölüm 2: Temsilci olun

1. Olumlu bir tavır takın. Yukarıda belirtildiği gibi, resepsiyonist şirketin kartvizitidir - müşteriler önce sizi görür ve ofise gelemeyen kişilerin sorularını yanıtlar. Kimse ekşi veya huysuz bir yüzle karşılanmak istemez. Her zaman yüzünüzde bir gülümseme ve neşeli bir kişiliğiniz olsun. Zor müşterilere karşı, sinirlerinizi bozsalar bile sabırlı olun.
   • Çok zor bir müşteriniz olsa bile, güçlü ve mutlu bir kişiliğiniz olduğunu kendinize hatırlatmaya devam edin. Kendinize hayal kırıklıklarını sizden çıkardıklarını söyleyin, ama bilin ki onlara uyum sağlamak için elinizden gelenin en iyisini yaptığınız sürece, yanlış bir şey yapan kişi değilsiniz. Patlamaktansa sakinliğini korumak daha iyidir.
2. Bir selamlama hazırlayın. Müşterileri dostane bir şekilde karşılamak her zaman önemlidir. Müşteriye yardım etmeden önce bir şeyi bitirmeniz gerekse bile, onları selamlamak önemlidir, böylece görüldüklerini ve kendilerine yardım edileceklerini bilirler.
   • Örneğin, "Günaydın! Oturursan, hemen yanında olacağım!" Diyerek selamlayabilirsin.
3. Kibar ol. Saygılı ol. Herkese bugün ofise girecek en önemli kişimiş gibi davranın. Bu senin işin - bu sabah trafik sıkışıklığında saatler geçirmen ya da yeni deri ayakkabılarının üzerine kahve dökmen kimsenin umurunda değil. Kişisel endişeleri evde bırakın. Müşterinin kendini rahat hissetmesini sağlayın ve sizinle konuşmaktan zevk alın.
4. Elbise temsilcisi. Bir şirketi temsil ediyorsun, bu yüzden düzgün görünmelisin. Kurumsal kültüre uygun kıyafetlere yatırım yapın. Belirli bir iş türünde (örneğin bir giyim markası) resepsiyon görevlisiyseniz, o markanın kıyafetlerini giymek iyi olabilir. Modanın veya diğer faktörlerin önemli olduğu bir yerde çalışmadığınız sürece muhafazakar tarafa yönelin.
   • Şirketinizin giyimle ilgili özel düzenlemeleri olup olmadığını kontrol edin. Şirketiniz resmi iş kıyafetleri ile iyi olabilir, ancak sizi asla hatırlamaz -e resmen giyin (eşofman giydirilmeyebilir).
5. Daima düzgün görünün.

İpuçları

• Kişisel şeyleri işten ayrı tutun. Bu aynı zamanda iş yerinde kişisel konuşmaları ve e-postaları yönetmediğiniz anlamına gelir. BT departmanı bilgisayar faaliyetlerinizi izleyebilir.
• Yöneticilere karşı nazik olun, yapacak bir şeyiniz olmadığında onlara yardım edip edemeyeceğinize bakın.
• Maaşınızı kimin ödediğini hatırlayın ve onlara her zaman saygılı olun.
• Tuvalete gitmeniz gerektiğinde, öğle yemeğine çıktığınızda, tatile vb. Gitmeniz gerektiğinde masaya veya telefona göz kulak olabilecek birini bulun. Bu şekilde, geri döndüğünüzde sizi bekleyen kızgın insanlar olmayacak.
• Meslektaşlarınıza herhangi bir konuda yardımcı olup olamayacağınızı sorun. Şikayet ederek düşmanlara yardım ederek daha iyi arkadaşlar edinebilirsiniz.
• Posta yönetimi de genellikle işinizin bir parçasıdır. İlk gününüzde, nereye gitmesi gerektiğini, kimin ve ne zaman teslim edeceğini hemen belirleyin.
• Her zaman yeni bir görev öğrenmeye istekli olun. Çok yönlülük size çok şey kazandırabilir.
• Mesajları çift olarak yazın ve mesajın hedeflendiği kişiye bir kopyasını verin. Veya bir günlük kullanın, özellikle bir isim veya telefon numarası arıyorsanız, işleri bulmayı kolaylaştırır.

Uyarılar

• Asla "yapmayacağım" deme. O zaman işini çabucak kaybedeceksin.
• İyi olduğunuzu iddia etme. İnsanlar içini görüyor. Gerçekten ilgili, kibar ve saygılı olun. Bunu yapamazsanız, resepsiyonist olmamalısınız. Şirketin itibarını alaşağı ediyorsunuz. Öyleyse, halka açılmak zorunda olmadığınız bir ofis işi arayın.
• Bir müşteri veya arayan ile tartışmayın. Onu bir amirine yönlendirin.