İçerik

• Adım atmak
• Yöntem 1/3: Zamanınızı nasıl harcayacağınızı bilin
• Yöntem 2/3: Dikkatinizin dağılmasını önleyin
• Yöntem 3/3: Zamanınızı verimli kullanın
• Uyarılar

Hepimiz bir günde yapılması gereken her şeyi tamamlamak için yeterli saat olmadığı hissine kapılıyoruz. Birkaç basit organizasyon ve zaman yönetimi becerisi, sahip olduğunuz zamanı en iyi şekilde değerlendirmenize yardımcı olabilir. Sahip olduğunuz zamanda daha fazlasını yapmak için zamanı akıllıca kullanmayı öğrenin.

Adım atmak

Yöntem 1/3: Zamanınızı nasıl harcayacağınızı bilin

1. Günlük aktivitelerinizi takip edin. Her gün ne yaptığınızı kontrol edin ve bunun için ne kadar zaman harcadığınızı not edin. Yaptığınız gerçek iş miktarına kıyasla, bir günde gerçekte ne kadar zaman harcadığınıza şaşırabilirsiniz.
   • Kahvaltı yapmak, temizlik yapmak, duş almak gibi sıradan görevleri takip etmeyi unutmayın.
2. Tüm aktivitelerinizi bir deftere yazın. Her gün ne yaptığınızı ve bunun için ne kadar zaman harcadığınızı öğrendikten sonra, yazın. Tüm bu bilgileri toplayarak ve aynı anda tek bir sayfada görerek, kalıpları ve hatta zamanınızı boşa harcadığınız alanları bile görebilirsiniz.
   • Not alırken kapsamlı ve net olun. Tek tek olayları bir araya getirmeyin, küçük görevleri unutmayın ve günlük aktivitelerinizi takip etmek için kesin zaman damgaları kullandığınızdan emin olun.
   • Belirli etkinlik türlerini kategorize etmek yardımcı olabilir. Örneğin, ev işlerini mavi, aktiviteleri kırmızı ve eğlence aktivitelerini siyah olarak yazın. Bu, zamanınızı nasıl geçirdiğinizi görselleştirmenize yardımcı olacaktır.
3. Vaktinizi nasıl geçirdiğinizi düşünün. Günde bir saatinizi hiçbir şey yapmadan mı geçiriyorsunuz? Nerede yeneceğine karar vermek için iki saat mi? Sekiz saat internette gezinmek mi? Zamanınızı nasıl harcadığınızla ilgili kalıpları araştırın ve neyin gerekli olup olmadığını belirleyin.
   • Kendini kontrol edemediğin için vaktini boşa mı harcıyorsun? Erteleyici misin? Omuzlarınızda çok fazla sorumluluk mu alıyorsunuz? Bunlar, zamanınızı nasıl geçirdiğinizi değerlendirirken kendinize sormanız gereken sorulardır.
   • Gün boyunca kendinizi mantıklı olmayan şekillerde faaliyetlere ayırırken bulabilirsiniz. Örneğin, muhtemelen yarım saat çalışmak ve sonra 10 dakika önemsiz şeyler yapmak için harcamak, sonra yarım saat daha çalışmak akıllıca değildir. Bir saat çalışırsanız ve daha sonraki bir tarihte önemsiz görevleri yerine getirirseniz daha odaklı ve üretken olursunuz.
   • Görevlerinizi "bloklara" bölerek halletmek daha iyidir. Bu, herhangi bir dikkat dağıtıcı unsur olmadan tek bir görev için önceden belirlenmiş bir süre planladığınız bir yöntemdir.
4. Ayarlamaları düşünün. Artık vaktinizi tam olarak neye harcadığınızı bildiğinize göre, programınızda aktif ayarlamalar yapmaya başlayın. Daha az zaman harcayamayacağınız alanları belirleyebileceğinizden emin olun. Bir şeyin uzun zaman alması, zamanın boşa harcanması anlamına gelmez.
5. Günde üç saatinizi işle ilgili e-postalar göndererek geçirirseniz, bu süreyi azaltmanız olası değildir. Bununla birlikte, resmi e-postalarınız sırasında dört veya beş kişisel e-posta gönderirseniz, e-postalar için harcadığınız zamanı kesinlikle azaltabilirsiniz.
6. Alışkanlıklarınızı ve standartlarınızı değiştirin. Zaman yönetimi sorununuz ne olursa olsun, her zaman bir çözüm vardır. Zamanınızı nerede ve nasıl geçireceğinize karar verdikten sonra, zaman yönetiminizi değiştirmek için planlı bir çaba göstermeniz gerekecektir.
   • Yemeklerinizi temizlemek veya pişirmek için çok fazla zaman harcıyorsanız ve bunu karşılayabiliyorsanız, bir temizlikçi veya aşçı tutmayı düşünün. Bazı insanlar için zamanları paralarından daha değerlidir.
   • Gününüzün çoğunu amaçsızca internette gezinerek geçirebilirsiniz. Belirli internet sitelerine veya sosyal ağ hesaplarına erişimi kısıtlayabilirsiniz (başka bir şey üzerinde çalışmanız gerekirken).

Yöntem 2/3: Dikkatinizin dağılmasını önleyin

1. Hayatınızdaki dikkat dağıtıcı unsurları belirleyin. Zamanınızı faydalı bir şekilde kullanmanın en büyük tehdidi, sürekli dikkatinizin dağılmasıdır. Hangi faaliyetlerin veya insanların zamanınızı boşa harcama eğiliminde olduğunu belirlemeye çalışın. İster sürekli konuşan bir arkadaş, isterse sizi işten alıkoyan inatçı bir alışkanlık olsun, bu zaman kaybından kaçınmanın yollarını bulabilirsiniz.
   • Vaktinizin çoğunu sizin için arzu edilen bir sonucu üretmeyen bir şey yapmaya harcıyorsanız, bu muhtemelen hayatınızda kaçınmanız gereken bir dikkat dağıtıcıdır.
   • Bir ofis ortamında, meslektaşlarınızın çoğunu dikkat dağıtıcı olarak göreceksiniz. Bir şeyler yapmanız gerektiğinde, hava durumu hakkında sohbet etmekten veya sohbet etmekten kaçının. Ancak, ofisteki tutumunuzun kariyeriniz için zaman yönetimi kadar önemli olduğunu unutmayın, bu yüzden kaba olmayın.
2. Uzun telefon görüşmelerinden kaçının. Uzun telefon görüşmelerinde çok zaman harcadığınızı fark ederseniz, telefon alışkanlıklarınızı değiştirmelisiniz. Genellikle telefonla konuşmak yerine yüz yüze konuşarak daha fazlasını başarabilirsiniz, bu nedenle telefonda konuşmayı bırakın.
   • Çoğu telefon görüşmesi, özellikle konuşmanın başında veya sonunda gereksiz ve gereksiz konuşmalardan oluşur. İnsanlar odağını kaybetme ve telefonda başıboş olma eğilimindedir, bu yüzden bunun farkında olun. Yüz yüze görüşmelerde, yalnızca iş konularına odaklanmaya daha çok ihtiyaç vardır. Bunun nedeni, toplantı sırasında hiçbir tarafın dikkat dağınıklığı yaşamamasıdır.
3. İnternette aşırı gezinmeyin. Pek çok kişi İnternet'i, yapılması gereken görevleri yerine getirmek için çok önemli bir araç olarak kullanır. Bununla birlikte, pek çok insan, gereksiz haber makalelerine, spor raporlarına ve ünlülerin, yavru kedilerin veya yavru köpeklerin fotoğraflarına sapmaktan suçludur. Çevrimiçi olduğunuzda odaklanın. Belirli uygulamaları, web sitelerini ve etki alanlarını engelleyerek İnternet ile ilgili dikkat dağınıklığını azaltmaya yardımcı olan programlar mevcuttur.
   • Başka bir şey yapmanız gerekiyorsa Facebook, Twitter ve diğer sosyal ağ sitelerinden uzak durun.
   • Çeşitli konuları araştırmak da tehlikeli bir zaman kaybıdır. Bir şeye bakacağınızı düşünebilirsiniz, ancak farkına bile varmadan, kendinizi internetin en uzak köşelerinde üç saatten fazla bir süredir buluyorsunuz.
4. "Rahatsız etmeyin" işareti koyun. Muhtemelen otel odanızın kapısına asabileceğiniz tabelasını biliyorsunuzdur. Bu işaret, bir ofis ortamında veya işyerinde eşit derecede etkili olabilir. Böyle bir tabelayı kendiniz yazdırabilir ve gerekirse çalışma alanınızın kapısına asabilirsiniz. Bu sizi işten alıkoyan dedikoduyu sona erdirecek.
   • Evden çalışıyorsanız, özel bir çalışma alanınız olması çok önemlidir. Televizyon, telefon veya oyun konsolu sizi işten kolayca alıkoyabileceğinden, evinizin ortak alanlarında çalışmayın.
5. Kaçınılmaz dikkat dağıtıcı şeyler için zaman ayırın. Bazen önleyemeyeceğiniz türden dikkat dağıtıcı şeyler vardır. Bazen patronunuz iş gününden sohbet için zaman ayırıyor veya belki basit görevlerde sürekli yardıma ihtiyaç duyan daha yaşlı bir aile üyesi. Bu kaçınılmaz dikkat dağıtıcı unsurlar ne olursa olsun, önceden onlara yer açarsanız, diğer gerekli projeler ve faaliyetler için gerekli olan hayati zamanınızın daha azını alacaklardır.

Yöntem 3/3: Zamanınızı verimli kullanın

1. Her şeyi yazın. Görevlerinizi yapmak için hafızanıza güvenmeyin. Yapmanız gereken her şeyi tek bir yere yazın ve hedeflerinize ulaşmak için bu listeye sık sık başvurun.
   • Bir görev daha az büyük veya sıradan görünse bile, bir yere not edin. Takviminiz "Stefan'ı Ara", "Kâr Marjlarına Bakın" veya "E-posta Şefi" gibi küçük yorumlarla dolu olmalıdır.
   • Her zaman yanınızda bir not defteri bulundurduğunuzdan emin olun ve görevleri geçtikçe not alın. Onları daha sonra yazmayı hatırlayacağınızı sanıyorsunuz, ancak şansınız unutacaksınız.
2. Bir gündem kullanın. Organizasyon araçları koleksiyonunuza basit bir takvim veya planlayıcı eklenmesi, zamanınızı verimli bir şekilde düzenlemenize yardımcı olacaktır. Programınıza eklenen her yeni son tarihi, ödevi veya toplantıyı yazın. Her sabah gündeminizi gözden geçirmek için bir dakikanızı ayırın, böylece önünüzde ne olduğunu bilirsiniz.
3. Çifte yükümlülükten kaçının. Kendinize aşırı sormaktan kaçınarak ve aynı anda çok fazla proje veya etkinlik üstlenmeyerek programınızı düzenleyin. Zamanınız olduğundan emin olmak için herhangi bir şeyi kabul etmeden önce takviminizi kontrol edin. Bu, düzenli programınızı kaybetmeden zamanınızı düzenli tutar.
4. Dikkatinizi dağıtan şeylerden kaçının. Dikkatinizi dağıtabilecek veya programınızda sapmanıza ve geride kalmanıza neden olabilecek unsurları kaldırarak zamanınızı verimli bir şekilde yönetin. Televizyonu ve oyunları, çalıştığınız veya evrak işlerini yaptığınız yerden uzak tutun, böylece önce yapılması gereken görevlere odaklanın ve eğlenceli şeyleri sonraya saklayın.
5. Görevlerinizi önem derecesine göre düzenleyin. Önce en önemli veya zamana bağlı görevleri yaparak zamanınızı akıllıca yönetin. Bunları planlamanızda özel bir renk kalemi veya küçük bir çıkartma ile işaretleyin. Öncelikle en öncelikli görevleri planlayın ve bunları tamamlamak için kendinize yeterli zaman tanıyın, ardından belirlenen en önemli görevler etrafında daha az zamana duyarlı şeyler üzerinde çalışın.
   • Zaman zaman önceliklerinizi değiştirmeye istekli olun. Olaylar son dakikada gelebilir ve derhal ilgilenmenizi gerektirebilir. Zaman zaman yaptığınız işi bırakmanız ve enerjinizi ve zamanınızı bu beklenmedik görevlere odaklamanız gerekecek. Sadece bunun çok sık olmadığından emin ol.
   • Kendinizi gün boyunca sürekli olarak önceliklerinizi yeniden düzenlerken bulursanız, o zaman bir şeyler yanlıştır. Programınızda küçük değişiklikler beklenebilirken, sürekli ayarlamalar büyük olasılıkla önceliklerinizi sırayla belirlemediğiniz anlamına gelir.
6. Gerçekçi ol. Her görevi tamamlamak için kendinize gerçekçi bir süre verin. Bir şeyin yarım saat ila bir saat süreceğini düşünüyorsanız, kendinize tam bir saat verin. Bunalmaktan veya programın gerisinde kalmamak için bir şeyin ne kadar süreceği konusunda gerçekçi olun.
   • Güvenli tarafta olmak ve kendinize ihtiyacınız olandan daha fazla zaman ayırmak her zaman daha güvenlidir. Görevinizi daha erken bitirirseniz, bir sonraki görevin üstesinden gelmekte özgürsünüz - bu, sonunda üretkenliğinizi etkilemek zorunda kalmaz.
7. Temel ihtiyaçlarınızı planlayın. Yemek yemek ve duş almak gibi günlük şeyler için zaman ayırmayı unutmayın. Bu açık görünebilir, ancak diğer planlanmış görevlere ek olarak, bunları atlamadığınızdan ve bu şeylerin sizi programın gerisine götürmediğinden emin olmak için bu şeyler için zaman ayırmak önemlidir.
8. Bir hatırlatma sistemi kullanın. Önemli görevleri veya son tarihleri ​​hatırlamanıza yardımcı olması için günlük planlayıcınıza ek olarak basit hatırlatıcılar kullanın. Size o anda yapmanız gereken şeyleri veya planladığınız bir şey varsa hatırlatmak için post-it veya sesli veya yazılı uyarıları cep telefonunuzda kullanın. Böyle bir yedekleme sistemi, bir şeyleri unutmaktan kaçınmanıza yardımcı olacaktır.
   • Bir şey hakkında düşünmek için başkalarına bağımlı olmaktan kaçının. Muhtemelen onlar kadar unutkanlar.
   • Bir şey son derece önemliyse, kendinize birden fazla hatırlatıcı ayarlayın. Bir post-it'i veya telefon alarmını kaçırabilirsiniz, ancak birkaçını kaçıramazsınız.
9. Yardım isteyin. Başka birinden yardım isteyin ve gerekirse daha küçük görevleri devredin. Gururunuzu bir kenara bırakıp birinden evde birkaç küçük iş için size yardım etmesini isteyebilir veya yoğun bir hafta içi akşam yemeği pişirebilirseniz, genel programınız faydalı olacaktır.
   • Sorumlulukları nitelikli kişilere atadığınızdan emin olun. Birinden belirli bir görev istemek yeterli değildir. Bu işi iyi yapmalarını istiyorsun.
   • İşinizi başkalarıyla birlikte bırakmayı alışkanlık haline getirmeyin. Zaman yönetimi becerilerini yansıtmaz. Aksine, sadece tembel ve motive olmuyormuşsunuz gibi karşımıza çıkıyor.
10. Üretkenliğinizi değerlendirin. Zaman zaman işinize uzaktan bakmak ve neyi başardığınızı, ne kadar iyi performans gösterdiğinizi ve ne kadar sürdüğünü analiz etmek gerekir. İşinizin ve yaşamınızın bu yönlerinin farkında olmak, programınızda ve nasıl çalıştığınızın günlük düzeninde değişiklikler yapmanıza ve şaşırtıcı derecede etkili sonuçlar üretmenize yardımcı olabilir.
11. Kendini ödüllendir. Çok fazla veya çok uzun süre çalışmak tükenmişliğe yol açabilir ve en basit görevlere bile odaklanmayı zorlaştırabilir. Bu yüzden başardıklarınızı kutlamak için birkaç dakikanızı ayırın ve gerçekten zevk aldığınız bir şeyle kendinizi ödüllendirin.
    • Mola zamanınızın eğlenceye ayrıldığından emin olun. İş telefonunuzu kapatın ve e-postaları yanıtlamayın. İşi boş zamanınızla karıştırırsanız, kendinizi ödüllendiremezsiniz ve tükenmişlikten kaçınamazsınız.
    • Pazartesiden Cumaya kadar çalışıyorsanız, hafta sonunuzu kapalı tutun. Üç aydır bir proje üzerinde çalışıyorsanız, işiniz bittiğinde kısa bir tatil yapın.

Uyarılar

• Günlük görevleriniz üzerinde çalışırken zihninizin dolaşmasına veya hayal kurmaya çalışmasına izin vermeyin.