İçerik

• Adım atmak
• Bölüm 1/2: Bir iş mektubu hazırlamak
• Bölüm 2/2: İş mektubunun yazılması
• İpuçları

Bir işletme yönettiğinizde, muhtemelen müşterilerinize mektup yazmanız gerekir. Onlara yeni etkinlikler veya özel teklifler hakkında bilgi vermeniz gerekebilir veya işletmeniz adına şikayeti olan bir müşteriye yanıt vermeniz gerekebilir. Mektubunuzun nedeni ne olursa olsun, daima profesyonel bir üslup kullanın.

Adım atmak

Bölüm 1/2: Bir iş mektubu hazırlamak

1. Profesyonel bir antetli kağıt kullanın. Bir iş mektubu, şirketinizi temsil eder. Bu yüzden farklı görünmeli ve yüksek kalitede olmalıdır. Şirket logosu veya markası da üzerinde olmalıdır.
   • Microsoft Word'deki düzenlerle bir antetli kağıt yapabilirsiniz. Antetli kağıtta mevcut logonuzu veya markanızı kullandığınızdan emin olun.
2. Bir kelime işlemci programı açın. Her zaman bir bilgisayarda bir iş mektubu oluşturmalısınız.
   • Yeni bir belge oluşturun ve belgenin kenar boşluklarını 1 inç olarak ayarlayın.
   • Times New Roman, Georgia veya Ariel gibi bir serif yazı tipi kullanın. 12'den büyük olmayan ancak 10'dan küçük olmayan bir yazı tipi boyutu kullandığınızdan emin olun. Yanlış yazı tipi veya boyutu nedeniyle harfin okunması zor olmamalıdır.
   • Tek bir boşluk kullandığınızdan emin olun.
3. Blok şeklini kullanın. Blok formu, iş mektupları için en yaygın biçimdir. Aynı zamanda çalışması en kolay olanıdır. Her başlık sol kenarda olmalı ve her başlıktan sonra bir boşluk bırakılmalıdır. Yukarıdan aşağıya doğru iş mektubunuz aşağıdaki başlıklara sahip olmalıdır:
   • Geçerli tarih veya mektubu gönderdiğiniz tarih. Tarih, kayıtlarınız ve muhatabınızın kayıtları için kullanılabileceği için önemlidir. Daha sonra yasal olarak da kullanılabilir. Bu yüzden tarihin doğru olduğundan emin olun.
   • Gönderenin adresi. Bu, standart bir adres biçiminde biçimlendirilmiş adresinizdir. Adresiniz zaten antetliyse, bu adımı atlayabilirsiniz.
   • Muhatabın adresi. Bu, mektubu yazdığınız kişinin adı ve adresinden oluşur. Bay / Bayan kullanmak isteğe bağlıdır. Yani örneğin Nina de Vries'e yazarsanız Mevrouw kısmını atlayabilirsiniz.
   • Önsöz. Bu "Sevgili Mrs. de Vries" veya "Sevgili Nina de Vries" olabilir. Mektubu kimin okuyacağından emin değilseniz "Sayın Bay veya Bayan" seçeneğini kullanın. Ayrıca "L.S." yi de kullanabilirsiniz, ancak yalnızca mektubunuzu kimin okuyacağı hakkında hiçbir fikriniz yoksa son çare olarak.
   • Mektubun gövdesi. Bu makalenin ilerleyen kısımlarında buna daha fazla odaklanacağız.
   • Mektubun imza ile kapatılması. Bu "Saygılarımızla" veya "Saygılarımızla" olabilir.

Bölüm 2/2: İş mektubunun yazılması

1. Hedef kitlenizin kim olduğunu belirleyin. Hedef kitleniz ne olursa olsun, mektubun tonu her zaman profesyonel olmalıdır. Ancak alıcıya bağlı olarak dilinizi veya kelime seçiminizi değiştirmeniz gerekebilir. Başka bir şirketin insan kaynakları departmanına yazıyorsanız, kendi dilinizde daha resmi olmalısınız. Ancak belirli bir müşteriye yazıyorsanız, biraz daha gündelik veya gündelik bir dil kullanabilirsiniz.
   • Hedef grubunuzu belirlemek, aynı zamanda hedef grubunuza karşı net olabileceğiniz anlamına gelir. Okuyucunuzun anlamadığı terminolojiyi kullanmaktan kaçının. Örneğin, bir müşteri muhtemelen şirketinizin uzay programı için kullanılan kısaltmaları bilmiyor, bu yüzden mektupta bunları kullanmayın.
   • İyi bir iş mektubu yazmanın altın kuralı açık, öz ve kibar olmaktır.
2. İlk cümlede mektubun amacını belirtin. Mektubun amacını düşünün. Müşterilerinize yeni konumunuz hakkında bilgi vermek için mi? Bir müşteriye ödenmemiş bir faturayı veya ödenmemiş bakiyeyi hatırlatmak için mi? Veya bir müşterinin şikayetine yanıt vermek için? Bu amacı göz önünde bulundurarak, okuyucunuzun mektubun ne hakkında olduğunu hemen öğrenmesini sağlayacak ilk cümle için bir taslak oluşturun. Mektubunuzun amacı konusunda belirsiz olmayın. Açık sözlü olun.
   • Bir işletme sahibi olarak fikrinizi dile getirmek istiyorsanız "Ben" ile başlayın. Bir şirket veya kuruluş adına yazarken "Biz" kullanın.
   • "Bu mektupla sizi bilgilendirmek istiyoruz" veya "Bu mektupla sizden talep etmek istiyoruz" gibi doğrudan bir ifadeye odaklanın. Mektubu bir işletme sahibi olarak yazıyorsanız, bir "I" ifadesi de kullanabilirsiniz. Örneğin: "Sizinle şu nedenle iletişim kuruyorum" veya "Bunu yakın zamanda duydum ... ve hakkında daha fazla bilgi edinmek istiyorum ..."
   • Örneğin, (bir işletme sahibi olarak) geçen aya ait ödenmemiş bir hesapla ilgili olarak Nina de Vries'e bir mektup yazarsanız, şu şekilde başlayabilirsiniz: "Mart 2015'ten itibaren hesabınızda kalan bakiye nedeniyle bu mektup aracılığıyla sizinle iletişime geçiyorum. . "
   • Veya bir şirketin çalışanı olarak, bir müşterinin şirketin uzay programıyla ilgili şikayetine yanıt verirseniz, mektuba "Mars'a uzay programımızla ilgili şikayetinizi aldık" şeklinde başlayabilirsiniz.
   • Belki bir müşteriye bir yarışma veya bir eğitim kursunda yer kazandığını bildirmek için mektubu yazarsınız. Şöyle bir cümle ile başlayın: "Size haber vermekten mutluluk duyarım ..." veya "Size bunu bildirmek isteriz ..."
   • Kötü bir haber vermek zorunda kalırsanız, "Bunu size bildirdiğimiz için üzgünüz ..." veya "Dikkatli bir değerlendirmeden sonra, yapmamaya karar verdim ..."
3. Pasif ses yerine aktif sesi kullanın. Genel dilde, genellikle pasif formu kullanırız. Ancak pasif form, yazdıklarınızı sıkıcı ve kafa karıştırıcı hale getirir. Aktif form bir iş mektubunda çok daha etkilidir çünkü daha iddialı bir ton oluşturur.
   • Pasif biçime bir örnek, örneğin: `` Sizin için hangi özel şikayetleri çözebilirim? '' Cümlenin konusu, müşteri ('siz') cümlenin başında değil sonundadır. cümlenin.
   • Aktif forma bir örnek, örneğin, "Şikayetlerinizi çözmek için ne yapabilirim?" Cümlenin aktif formdaki bu versiyonu, okuyucunun anlaması için çok daha net ve daha kolaydır.
   • Pasif formu kullanmak, bir hataya veya şüpheli noktaya dikkat etmeden mesajınızı iletmenin harika bir yolu olabilir. Ama bunu sadece o zaman kullan. Genelde aktif form iş mektuplarında çok daha etkilidir.
4. Varsa okuyucu ile önceki bir olayı veya konuşmayı belirtin. Nina de Vries ile bu ayın başlarında ödenmemiş faturasıyla ilgili bir uyarı ile iletişime geçmiş olabilirsiniz. Ya da belki bir müşteri geçen ay düzenlenen bir konferansta uzay programından duyduğu hayal kırıklığını dile getirdi. Okuyucuyla zaten etkileşim kurduysanız, bunu kabul edin. Okuyucuya önceki bağlantınızı hatırlatır ve iş mektubunun daha acil ve önemli görünmesini sağlar.
   • "Ödenmemiş faturanızla ilgili mektubumdan devam" veya "Mart ayındaki ödemeniz için teşekkür ederiz" gibi bir ifade kullanın. Veya "Mayıs konferansında uzay programıyla ilgili konumunuzu duymak çok yardımcı oldu."
5. Bir istekte bulunun veya yardım teklif edin. Kibar bir talepte bulunarak veya işbirliğine dayalı bir ilişki biçiminde onlara yardım önererek okuyucuyla olumlu bir tavır takın.
   • Bir müşteriden fatura ödemesini isteyen bir işletme sahibi olduğunuzu varsayalım. "Ödenmemiş faturanızı mümkün olan en kısa sürede kapatırsanız memnun olurum" gibi bir ifade kullanın.
   • Şirketiniz adına yazdığınızı varsayalım. Şöyle bir cümle kullanın: "Sizinle İnsan Kaynakları Sorumlumuz arasında yüz yüze bir görüşme ayarlamaktan memnuniyet duyarız."
   • Ayrıca okuyucularınızın sahip olabileceği soruları veya endişeleri yanıtlamayı da teklif edebilirsiniz. Şöyle bir cümle kullanın: "Hesabınızla ilgili tüm sorularınızı veya endişelerinizi yanıtlamaktan memnuniyet duyarım." Veya "Size program hakkında daha fazla ayrıntı vermemizi ister misiniz?"
6. Mektubu kapat. Kendiniz ve okuyucu için bir harekete geçirme ifadesi ekleyin. Bu, belirli bir tarihten önce ödeme talebi veya okuyucudan resmi bir randevu alma hakkında bir not olabilir.
   • Gelecekte muhatabına hitap ettiğiniz bir cümle ekleyin. "Sizi önümüzdeki hafta bütçe toplantısında görmeyi dört gözle bekliyorum." Veya "Merkeze yaptığımız ziyaret sırasında bu konuyu sizinle daha ayrıntılı tartışmayı dört gözle bekliyorum."
   • Mektubunuza eklemek istediğiniz tüm belgelere dikkat edin. "Eklerde ödenmemiş faturayı bulacaksınız" veya "Ekte uzay programımızın bir kopyasını bulacaksınız" gibi bir cümle ekleyin.
   • Mektubu bir kapanış cümlesiyle bitirin. Müşteriler veya müşteriler için "Saygılarımızla" kullanın.
   • Tanımadığınız kişilere resmi mektuplarda "Saygılarımızla" yazın.
   • İyi tanıdığınız veya birlikte çalıştığınız birine yazarken yalnızca "Saygılarımla" veya "Saygılarımla" kullanın.
7. Mektubu tekrar okuyun. Mektup yazım hatalarıyla doluysa, tüm doğru biçimlendirmeniz ve sözcükleriniz boşuna olacaktır!
   • Pasif formun herhangi bir şekilde kullanıldığına dikkat edin ve cümleyi aktif formla değiştirmeye çalışın.
   • Uzun, net olmayan ve karmaşık cümlelere dikkat edin. Bir iş mektubunda, daha azı genellikle daha fazladır, bu nedenle mümkünse cümlelerinizin uzunluğunu kısaltın.

İpuçları

• Mektubu yazdırırken boş bir A4 kullanın. Mektubu gönderirken üçe katlayın ve standart bir zarf içinde gönderin.