İçerik

• Adım atmak
• Yöntem 1/2: Kuruluş değişikliğini yönetmek için bir plan oluşturun
• Yöntem 2/2: Bir projedeki değişiklikleri izleme
• İpuçları

İki tür değişiklik yönetimi planı vardır. Biri, bir değişikliğin bir organizasyon üzerindeki etkisiyle ve geçişi yumuşatmasıyla ilgileniyor. Diğeri, bir projede değişiklikler yapar ve proje düzeyinde üründe yapılan ayarlamalar veya değişikliklerin net bir kaydını oluşturur. Her iki plan da neyin doğru ve doğru yapılması gerektiği konusunda net bir şekilde iletişim kurmayı amaçlamaktadır.

Adım atmak

Yöntem 1/2: Kuruluş değişikliğini yönetmek için bir plan oluşturun

1. Değişikliğin nedenlerini gösterin. Performans boşlukları, yeni teknoloji veya kuruluşun misyon beyanındaki değişiklik gibi kararın değişmesine neden olan faktörleri listeleyin.
   • Olası bir yaklaşım, kuruluşun mevcut durumunu ve bu planın meydana getirmek istediği gelecekteki durumu tanımlamaktır.
2. Hangi değişikliğin yapılacağını ve büyüklüğünü belirleyin. Değişim yönetimi planının beklenen doğasını kısaca açıklayın. Bunun iş tanımlarını, prosedürleri, politikayı ve / veya yapısal organizasyonu etkileyip etkilemeyeceğini belirtin. Değişiklik geçirecek departmanları, çalışma gruplarını, sistemleri veya diğer alanları listeleyin.
3. Paydaşların desteğini listeleyin. Örneğin üst yönetim, proje yöneticileri, proje sponsorları, son kullanıcılar ve / veya çalışanlar gibi plandan etkilenen tüm paydaşları listeleyin. Paydaş değişikliği destekliyorsa her gruba yazın.
   • Bu verileri kısaca ve net bir şekilde iletmek için bir grafik görüntüleyebilirsiniz. Grafikleri, yüksek / orta / düşük derecelendirmeye göre her paydaş için "Farkındalık", "Destek Seviyesi" ve "Etki" olarak bölebilirsiniz.
   • Mümkünse, destek almak için bire bir görüşmeler yapabilirsiniz.
4. Bir değişim yönetimi ekibi oluşturun. Bu ekip, tüm paydaşlarla iyi iletişim kurmaktan, endişeleri listelemekten ve değişim sürecinin mümkün olduğunca sorunsuz olmasını sağlamaktan sorumludur. Şirkette güvenilirliği yüksek olan ve iyi iletişim becerilerine sahip kişileri seçin.
   • Bu ekip, en yüksek yönetim seviyesinden değişim sürecinin bir başlatıcısını içerir. Bunun değişiklikleri yönlendirmek için gerçekten aktif bir çalışma gerektirdiğini ve bunun sadece planı onaylamakla ilgili olmadığını vurgulayın.
5. Kuruluşun yönetici personelini dahil etmek için bir yaklaşım geliştirin. Değişimin başarılı olması için organizasyonun liderlerinden destek almak son derece önemlidir. Personelin her yönetici üyesinin değişim hakkında geri bildirim sağlamasını ve değişimi teşvik etmede aktif bir rol almak için her bir kişiyle birlikte çalışmasını sağlayın.
6. Her paydaş için bir plan hazırlayın. Değişimi destekleyenler de dahil olmak üzere her bir paydaş için riskleri ve endişeleri değerlendirin. Bu endişeleri gidermek için değişiklik yönetimi ekibini görevlendirin.
7. Bir iletişim planı hazırlayın. İletişim, değişim yönetimi planının en önemli parçasıdır. Çalışmaları değişikliklerden etkilenen herkesle düzenli olarak iletişim kurun. Değişiklikleri yapmanın nedenlerini ve bunlarla birlikte gelen faydaları vurgulayın.
   • Paydaşlara yüz yüze iki yönlü iletişim seçeneği verilmelidir. Özel toplantılar çok önemlidir.
   • İletişim, değişimi başlatan kişiden, her çalışanın bir numaralı amirinden ve paydaşın güvendiği herhangi bir ek sözcüsünden gelmelidir. Tüm iletişim tutarlı bir mesaj iletmelidir.
8. Muhalefetin nereden geldiğini öğrenin. Değişiklikler her zaman muhalefete götürür. Bu bireysel düzeyde gerçekleşir, bu nedenle nedenini öğrenmek için paydaşlarla şahsen konuşun. Şikayetleri takip edin, böylece değişiklik yönetimi ekibi bunları çözebilir. Bunlar özellikle şunları içerir:
   • insanların değişme motivasyonu yok veya aciliyet duygusu yok
   • insanlar büyük resmi veya değişikliklerin neden gerekli olduğunu anlamıyor
   • sürece katılım eksikliği var
   • insanlar işleri, gelecekteki pozisyonları veya gereksinimleri ve becerileri hakkında belirsizdir
   • Yönetim, değişikliklerin uygulanması veya iletişimi ile ilgili beklentileri karşılayamıyorsa
9. Tıkanmalarla başa çıkın. Birçok şikayet, daha yoğun bir şekilde iletişim kurarak veya iletişim stratejisini değiştirerek, belirli sorunların tartışılmasıyla giderilebilir. Diğer şikayetler, planınıza entegre edilebilecek veya bunları uygulamak için değişiklik yönetimi ekibine atanabilecek farklı yaklaşımlar gerektirir. Bu yaklaşımlardan hangisinin kuruluşunuzdaki duruma uygun olduğunu düşünün:
   • İş tanımları veya prosedürlerindeki değişiklikler için, çalışan eğitimini bir öncelik haline getirin.
   • Stresli veya az motivasyonlu bir geçiş bekliyorsanız, bir etkinlik düzenleyin veya çalışanlara fayda sağlayın.
   • Paydaşlar değişmeye motive değilse, teşvik edin.
   • Paydaşlar kendilerini dışlanmış hissederse, geri bildirim toplamak için bir toplantı düzenleyin ve planda ne gibi değişiklikler yapabileceğinizi düşünün.

Yöntem 2/2: Bir projedeki değişiklikleri izleme

1. Değişiklik yönetimi işlevlerini tanımlayın. Bu proje için atanacak işlevleri listeleyin. Her pozisyon için sorumlulukları ve becerileri açıklayın. Değişikliği günlük düzeyde uygulamak için en az bir proje yöneticisi ve genel ilerlemeyi izlemek ve üst düzey değişiklik yönetimi kararları vermek için bir proje sponsoru sağlamalısınız.
   • Büyük bir organizasyondaki büyük projeler için, proje yöneticisinin rolünü her biri belirli becerilere sahip farklı kişiler arasında bölebilirsiniz.
2. Bir değişiklik kontrol komitesi kurmayı düşünün. Yazılım projeleri genellikle her bir paydaş grubunun temsilcilerinden oluşan bir değişiklik kontrol komitesine sahiptir. Bu komite, proje yöneticisi yerine değişiklik taleplerini onaylar ve kararları paydaşlara iletir. Bu yaklaşım, farklı paydaşları içeren projelerde ve kapsamı ve hedeflerinin yeniden değerlendirilmesi gereken projeler için işe yarar.
3. Değişiklik taleplerini yayınlamak için bir prosedür oluşturun. Proje ekibinden biri ilerlemenin bir yolunu bulduğunda, bu fikri nasıl gerçeğe dönüştürürsünüz? Bu planda ekip tarafından onaylanan prosedürü açıklayın. İşte bir örnek:
   • Bir ekip üyesi değişiklik talep etmek için bir form doldurur ve bunu proje yöneticisine gönderir.
   • Proje yöneticisi, formu değişiklik istek günlüğüne girer ve istekler yürütüldükçe veya reddedildikçe bu günlüğü günceller.
   • Yönetici, ekip üyelerini daha ayrıntılı bir plan geliştirmeleri ve gereken çabayı tahmin etmeleri için görevlendirir.
   • Proje yöneticisi planı kabul veya ret için proje sponsoruna gönderir.
   • Değişiklik uygulanıyor. Paydaşlar ilerleme hakkında düzenli olarak bilgilendirilir.
4. Değişiklik talep etmek için bir form oluşturun. Aşağıdaki bilgiler her isteğe eklenmeli ve günlüğe eklenmelidir:
   • başvuru değişikliği tarihi
   • proje yöneticisi tarafından verilen değişiklik talebinin numarası
   • başlık ve açıklama
   • gönderenin adı, e-postası ve telefon numarası
   • öncelik (yüksek, orta veya düşük). Acil değişiklik yönetimi planlarının farklı son tarihleri ​​vardır.
   • ürün numarası ve sürümü (yazılım projeleri için)
5. Değişiklik günlüğüne ek bilgi ekleyin. Bu kayıt ayrıca kararları ve bunların uygulanmasını da kaydetmelidir. Değişiklik başvuru formunda verilen bilgilere ek olarak, aşağıdaki bilgiler için alan sağlamalısınız:
   • onay veya ret
   • Başvuruyu onaylayan veya reddeden kişinin imzası
   • değişikliği uygulamak için son tarih
   • değişikliğin sona erme tarihi
6. Büyük kararları takip edin. Günlük değişiklikleri takip eden değişiklik günlüğüne ek olarak, alınan tüm önemli kararların kaydını da tutabilirsiniz. Bu rapor sayesinde uzun vadeli veya yönetiminde değişiklik yapılan projeleri bulmak daha kolay. Bu rapor aynı zamanda müşterilerle veya üst yönetim personeliyle iletişim için bir temel oluşturabilir. Dönem, proje boyutu veya proje gereksinimleri, öncelik seviyeleri veya stratejideki herhangi bir değişiklik için aşağıdaki bilgileri takip edin:
   • kararı kim verdi
   • karar verildiğinde
   • Kararın arkasındaki nedenlerin bir özeti ve onu uygulama prosedürü. Bu prosedürle ilgili belgeleri ekleyin.

İpuçları

• Hem personeliniz hem de müşterileriniz arasında güven ve sadakat oluşturun. İnsanlar genellikle değişimden rahatsız olurlar. Çalışanlarınızın menfaatlerini ön planda tuttuğunuz mesajını ileterek onların desteğini kazanırsınız.