İçerik

• Adım atmak
• Yöntem 1/2: Temel bilgiler
• Yöntem 2/2: İçerik
• İpuçları

Özet, bir iş belgesinin en önemli parçasıdır. Başkalarının okuyacağı ilk (ve genellikle tek) bölüm ve yazmanız gereken son bölümdür. Belgenizi okuyacak meşgul insanlara bir bakışta ne kadar okuyacağını ve hangi eylemin yapılabileceğini göstermek için tasarlanmış, tüm belgenin kısa bir özetidir.

Adım atmak

Yöntem 1/2: Temel bilgiler

1. Bir özetin, bir iş parçasına kısa bir genel bakış olduğunu anlayın. "Özet" ve "genel bakış" buradaki kelimelerdir. Özet hiçbir şekilde kapsamlı değildir ve orijinal parçanın yerini tutmaz. Özet, orijinal belgenin% 10'unu geçmemelidir. % 5 ile% 10 arasında almaya çalışın.
   • Özet, alıntıdan farklıdır. Bir alıntı, okuyucuya bir genel bakış ve yönlendirme sağlarken, bir özet, özü daha fazla ifade eder ve yön sağlar. Özetler akademik makalelerde daha sık kullanılırken, özetler daha çok iş amaçlıdır.
2. Stil ve yapı kurallarına uyduğunuzdan emin olun. Etkili özet kaynakların çoğu, belirli stil ve yapı yönergelerinin uygulanması gerektiği konusunda hemfikirdir. Bunlar şunları içerir:
   • Paragraflar kısa ve öz olmalıdır.
   • Özetler, orijinal raporu okumadan anlaşılabilir olmalıdır.
   • Özetler, metnin yazıldığı hedef kitleye uygun şekilde yazılmalıdır.
3. Problemi tanımla. Bir özet, ister tedarik zinciri yönetimi ister yurtdışındaki pazarlama kampanyaları ile ilgili olsun, net bir sorunu tanımlamalıdır. Özetlerde açık problem tanımı özellikle önemlidir, çünkü altta yatan belgeler genellikle kavramsal konuları çok az anlayan teknisyenler tarafından yazılır. Sorunun açık, anlaşılır kelimelerle yazıldığından emin olun.
4. Bir çözüm sağlayın. Bir sorunun her zaman bir çözüme ihtiyacı vardır. Net bir hedef (ve nedeni finanse etmek için bir neden) sağlamak için, çözümü, sorunu etkili bir şekilde çözecek şekilde sunmalısınız. Sorununuz açıkça tanımlanmadıysa, çözümünüz de muhtemelen mantıklı değildir.
5. Belgede gezinmeyi kolaylaştırıyorsa resimler, madde işaretleri, başlıklar kullanın. Özet, makale değildir; uzun metin blokları olmaları gerekmez. Anlayışı artırırlarsa, doğru yoldasınızdır:
   • Heykel. Müşterinin probleminin doğasını tam olarak vurgulayan iyi sunulmuş bir görüntü, bir özetin özünü netleştirebilir. Görseli uyarmak genellikle analiz kadar etkilidir.
   • Numaralandırmalar. Uzun bilgi parçaları daha yönetilebilir listelere bölünebilir.
   • Kafalar. Gerekirse özetteki konuları başlıklar altında düzenleyin. Bu, okuyucunun özete başlarken yolda kalmasına yardımcı olacaktır.
6. Özeti yeni ve jargon içermeyen bir şekilde saklayın. Jargon, anlayışın düşmanıdır. İş dünyasında oldukça popüler. "Arayüz", "kaldıraç", "temel yetkinlikler" ve benzeri gibi kelimeler kaçınılması gereken kelimelerdir. Gerçek anlamı belirsizleştiriyorlar ve özeti belirsiz ve belirsiz hale getiriyorlar.

Yöntem 2/2: İçerik

1. Orijinal belgeyle başlayın. Özet başka bir belgeyi özetlediğinden, onu yönetilebilir ve bilgilendirici bir versiyona sıkıştırabilmek için orijinal parçaya aşina olmanız gerekir. Bu orijinal belge ister bir rapor, ister bir iş planı, bir teklif, bir el kitabı veya başka bir şey olsun, üzerinde yürüyün ve ana noktaları bulun.
2. Kısa bir genel bakış yazın Belgeyi destekleyen şirketin veya orijinal belgenin kendisinin amacı nedir? Kapsam nedir?
   • Misal: Women World Wide, aile içi şiddete etkili çözümler sunarak ve aile içi şiddet mağdurlarına bir destek ağı sağlayarak dünyadaki tüm kadınları birbirine bağlamayı amaçlayan, kar amacı gütmeyen bir kuruluştur. Kanada, Alberta'daki genel merkezinden faaliyet gösteren, dünya çapında 170 ülkeden kadınlardan tavsiyeler alındı. "
3. Bir sondaj katılımcısı sağlayın. Bu muhtemelen özetin en önemli kısmıdır. Bir veya iki cümleyle, işinizle ilgili neyin bu kadar özel olduğunu okuyucuya açıklığa kavuşturmalısınız. Özeti okuyan insanların ilgisine, ticaretine veya işbirliğine neden değer?
   • Belki Michael Jordan bir müşterinizdir ve ürününüzü Twitter'da ücretsiz olarak tanıtmıştır. Belki Google ile yeni bir ortaklığa girdiniz. Belki yeni bir patent aldınız veya belki de büyük bir sipariş aldınız.
   • Bazen kısa bir alıntı veya birinden bir deneyim yeterlidir. Hedef kitlenizin dikkatini çekmek, vakayı olabildiğince saygın hale getirmek ve okuyucuyu belgenin geri kalanına çekmekle ilgilidir.
4. Daha büyük sorunu tanımlayın. Bir özetin ilk gerçek kısmı, bir sorunun tartışılmasıdır, bu nedenle lütfen ürününüz veya hizmetiniz tarafından ele alınan sorunu açıklayın. Sorunun olabildiğince açık bir şekilde tanımlandığından emin olun. Yetersiz tanımlanmış bir sorun ikna edici görünmez ve çözümünüzü en yüksek etkiyle sunmayacaktır.
   • Örnek: "Los Angeles trafik yüzünden tıkanmış. Washington DC şehir merkezinden sonra, Los Angeles'taki trafik ülkenin en kötüsü. Bu sadece can sıkıcı değil. Trafikten kaynaklanan duman ve kirlilik insanların üretkenliğini düşürür, astım düzeylerini artırır ve yavaş ama kesin olarak ciddi bir sağlık sorunu yaratır. Los Angeles'ta araba kullanabilecek yaştaki insanlardan daha fazla araba var. "
5. Benzersiz çözümünüzü bulun. En büyük sorun, işin kolay kısmı. Şimdi okuyucuyu büyük soruna bir çözümünüz olduğuna ikna etmelisiniz. Bu iki malzemeyi sunduğunuzda, süper bir fikrin peşindesiniz.
   • Örnek: "Innotech, trafik ışıkları için ön sıralama şeritlerine, belirli bir zamandaki araba sayısını kaydeden ve döndüren patentli" akıllı döngüler "kurarak dakikaların işe gidip gelme süresini azaltan çığır açan bir trafik kontrol sistemi tasarladı. ışıklar açık. o üsse hizmet et. Sürücüler artık trafik ışıklarının önünde dakikalarca durmak zorunda kalmazken, diğer taraftaki yeşil ışık bir sıra sıfır araç için yanıyor. "
6. Pazar fırsatları hakkında konuşmak. Sektörünüz için istatistikler ekleyerek büyük sorunu genişletin. Kendinizden daha büyük gibi davranmadığınızdan emin olun! Tıbbi cihaz endüstrisinin yıllık 100 milyar dolar değerinde olması bir anlam ifade etmiyor çünkü yeni tıbbi cihazınız bu endüstrinin sadece küçük bir kısmına hizmet ediyor. Bunu gerçekçi pazar payına bölün.
7. Benzersiz satış teklifinize bir ad verin. Benzersiz çözümünüzü burada ayrıntılarıyla bulacaksınız. Ürününüz veya hizmetiniz neden rakiplerinden daha iyi? Belki de evde bakım kuruluşunuz doktorları hemşirelik uzmanları yerine evdeki insanlara gönderdiği için veya belki de insanlara aynı gün hizmet verileceğini garanti ettiğiniz için, böylece önceden plan yapmanıza gerek kalmaz. Neden özel olduğunuzu açıklayın.
   • Örnek: “Intellilight, evde kimse yokken anında tespit etme katma değerine sahiptir. Boş bir odada bir ışık yanık kalırsa, odada bir hareket algılanır algılanmaz otomatik olarak kapanır ve tekrar açılır. Bu, müşterinin elektrik faturasından tasarruf etmesini sağlar ve daha az enerji israfına neden olur. "
8. Gerekirse iş modeliniz hakkında konuşun. Bazı özetler bir iş modeline ihtiyaç duymaz (örneğin, kar amacı gütmeyen kuruluşların genellikle bir iş modeli yoktur). Ancak işletmenizde varsa, iş modeli net ve takibi kolay olmalıdır. Aslında, "İnsanların size cüzdanlarından para vermelerini nasıl sağlıyorsunuz?" Sorusunu yanıtlıyorsunuz. Modeli, özellikle özette basit tutun. Hızlı bir özet yeterlidir.
9. Gerekirse yönetim ekibiniz hakkında konuşun. Çalıştığınız sektöre bağlı olarak bu, özetinizin en önemli kısımlarından biri olabilir. Yatırımcılarınız veya bankacılarınız fikre değil ekibe güveniyor. Fikir üretmek kolaydır, ancak bu fikirleri uygulamak yalnızca güçlü bir ekip tarafından yapılabilir. Ekibinizin neden iş planınızı uygulamak için deneyime ve bilgiye sahip olduğunu hemen gösterin.
10. Pazarınıza, iş modelinize ve geçmiş performansınıza dayalı olarak taleplerinizi desteklemek için finansal destek ve tahmin sağlayın. Aşağıdan yukarıya bir finansal tablo geliştirmelisiniz. Bu tahminlerin amacı, yetkinliğinizi ve sağlam varsayımlara dayalı bir finansal tablo çizme yeteneğinizi göstermektir.
    • Bir grup yatırımcı için plan yaparken, bunun için çok fazla zaman harcamayın, çünkü ne kadar para kazanabileceğiniz konusunda hiçbir fikrinizin olmadığını bilirler. Yatırımcılar genellikle finansal durumunuza göre karar vermezler. Nihayetinde kendi mali kararlarını verirler.
11. Yavaş ama emin adımlarla isteğinize yanıt verin. Şimdi, özetinizin amacına bağlı olarak bir yatırım veya kredi isteme zamanı. Şirketinizin neden değer kattığını tekrar açıklayabilirsiniz. Okuyucuya çözeceğiniz büyük sorunu ve olası pazar payınızı hatırlatın. Son olarak, ekibinizi ve işi tamamlama becerinizi bir kez daha vurgulayın. İşletmeniz için bir sonraki önemli dönüm noktasına ulaşmak için gerekecek para miktarını sorun. Kaç hisseden vazgeçmek istediğinizi veya hangi faizi ödemek istediğinizi göstermeyin. Bu daha sonra kişisel görüşmelerde yapılmalıdır.
12. Özetinizi tekrar okuyun. Temel bilgileri yazdıktan sonra dikkatlice okuyun. Özeti çok dikkatli bir şekilde kontrol etmelisiniz. Tekrar okurken, oyununuzun seyircisini düşünün. Yeni referansların açıklandığından ve konuya aşina olmayan biri için dilin açık olduğundan emin olun. Gerektiğinde yeniden yazın.
    • Aşağıdakilere özellikle dikkat ederek özetinizi yeni bir bakış açısıyla başka birisinin okumasını sağlayın:
      • Netlik. Kelimeler anlaşılır mı, fikirler daha anlaşılır mı ve özet jargonsuz mu?
      • Arızalar. Dilbilgisi, noktalama işaretleri ve yazım hataları hala mevcut olabilir. Birisinin sayıları ve istatistikleri iki kez kontrol etmesini sağlamak da iyi bir fikir olabilir.
      • Güç. Fikirler heyecan verici bir teklife dönüşüyor mu? Varsa, teklif nerede başarısız oluyor?
      • Tutarlılık. Hangi kısımlar bir arada iyi gitmiyor? Hangileri?

İpuçları

• Özet ne kadar yoğun olursa, o kadar az okunur.
• Çoğu kelime işlemci yazılımında bulunan belge şablonlarını kullanmaya başlayıp başlayamayacağınıza bakın.
• Bu dört bileşen, çeşitli iş ortamlarında özetler için de kullanılabilir.