İçerik

• Adım atmak
• Yöntem 1/3: Liste kullanma
• Yöntem 2/3: Bir zamanlama kullanma
• Yöntem 3/3: Dikkat dağıtıcı unsurları ortadan kaldırma

Belki tam bir çalışma yükü programına sahip bir öğrencisiniz ve zamanınızı daha iyi yönetmeye çalışıyorsunuz ya da çalışanlarının zaman kaybetmesini durdurmak isteyen bir işverensiniz. Rolünüz ne olursa olsun, muhtemelen zaman kaybetmemenizi ve gününüzü en iyi şekilde geçirmenizi sağlayacak günlük bir rutini nasıl oluşturacağınıza odaklanmak isteyeceksiniz. Değerli zamanınızı tüketen dikkat dağıtıcı unsurları ortadan kaldırmak için adımlar atmanın yanı sıra listeler ve programlar gibi organizasyon stratejileri de yardımcı olabilir.

Adım atmak

Yöntem 1/3: Liste kullanma

1. Günlük görevlerinizin bir listesini oluşturun. Bir parça kağıt ve bir kalemle başlayın. Gün için planlamak istediğiniz görevleri veya sahip olduğunuz yükümlülükleri düşünün ve hepsini yazın. Bu, "yiyecek, çamaşır, temizlik, ev ödevi" veya "müşteri durum raporları, e-postalar, toplantı, evrak işleri" gibi bir liste olabilir.
   • Küçük olanlardan büyük olanlara kadar listeye aklınıza gelebilecek kadar çok görev ekleyin. Öncelik listenizde yer aldığından emin olmak için günün her bir yükümlülüğünü veya görevi düşünmeye çalışın.
2. Görevleri en yüksekten en düşüğe doğru düzenleyin. Daha akıllıca çalışmanın bir yolu, önce en yüksek önceliğe odaklanmak ve ardından listede en düşük önceliğe sahip noktalara doğru ilerlemektir. Bu, size en büyük faydayı sağlayacak faaliyetlerin zamanınızın% 80'ini alması gerektiği 80/20 kuralı olarak adlandırılır. Size en az kazandıran faaliyetler, zamanınızın yaklaşık% 20'sini almalıdır.
   • Listenizi gözden geçirin ve her göreve en yüksekten en düşüğe doğru bir numara verin. Öyleyse onları sırayla yerleştirmelisiniz, böylece en yüksekten en düşüğe doğru sıralanırlar, öncelik verilir ve her bir görev size ne getirir.
3. İlgili görevlerden oluşan gruplar oluşturun. Numaralandırılmış ve sıralı bir öncelik listesine sahip olduğunuzda, belirli bir süreci oluşturan daha küçük görev grupları oluşturun. Örneğin, e-postalara yanıt vermek ve müşterileri aramak gibi bir saatlik bir süreci oluşturan ve buna "müşteri kişisi" adını veren bir grup görev oluşturun. Daha sonra, ayrılan bu süre içinde herhangi bir görevi sorunsuz ve kolay bir şekilde tamamlayabilirsiniz.
   • Bunu tüm görevleriniz için yapmaya çalışın, böylece farklı işlemler arasında geçiş yapmak zorunda kalmazsınız veya daha sonra hangi görevi tamamlayacağınızı bulmak için zamanınızı boşa harcarsınız. İlgili görevleri gruplamak, zaman yönetiminizi geliştirmenize ve öncelik listesi üzerinde çalışırken stresinizi azaltmanıza yardımcı olacaktır.
4. Her görev için kendinize daha az zaman verin. Parkinson yasasına göre, bir görevi tamamlamak için daha az zamanınız olması, o görevi yerine getirmeniz için gereken süreyi azaltacaktır. Fazla zaman harcamak yerine, her görev için ayırdığınız zamanı sınırlandırın, böylece o görevi daha hızlı tamamlamaya zorlanabilirsiniz. Bunu dikkatlice yapmaya başlayabilir, her görev için kademeli olarak daha az zaman ayırarak, acele etmeniz gerektiğini hissetmediğiniz, aynı zamanda oyalanmak veya boşa harcamak için zamanınız olmadığı ideal noktaya ulaşıncaya kadar.
   • Zamanla, özellikle her bir görev için sınırlı bir süre harcamak zorunda kalmazsanız, iyi bir zaman yönetimi anlayışı geliştirmiş olacaksınız. Bu, aynı rutine bağlı kalma eğilimindeyseniz veya her gün benzer bir görev listesiyle uğraşıyorsanız yararlıdır.
5. Liste tamamlandığında kendinizi ödüllendirin. Listenizdeki tüm görevleri işaretledikten sonra, genellikle iş gününüzün sonunda, kendinize küçük bir ödül vermelisiniz. Bu güzel bir akşam yemeği, bir kadeh şarap veya eğlence ve rahatlama zamanı olabilir. Kendinizi ödüllendirmek, her gün tüm görevlerinizi tamamlama motivasyonuna sahip olmanızı sağlayacaktır.
   • Ayrıca ödülü görevlerinizi tamamlamak için motivasyon olarak kullanabilmek için güne başlamadan önce ödülünüzün ne olacağını da belirleyebilirsiniz. Örneğin, bir sınava çalışmanız gerektiğini ve arkadaşlarınızla akşam yemeğine çıkma planınız olduğunu varsayalım. O zaman o akşam yemeği için bu planları, çalışmaya devam etmek ve bugün bu görevi tamamlamak için bir neden olarak kullanın, böylece akşam yemeğini kaçırmazsınız.

Yöntem 2/3: Bir zamanlama kullanma

1. Gününüzün her saati için bir program yapın. Bunu bir kağıda yazın veya bilgisayarınızda bir takvim kullanarak iş gününüzün her saati veya uyandığınız günün saatleri için kutular oluşturun. Bu, dokuzdan beşe veya ondan yediye kadar olabilir. Her zaman dilimini dakikasına kadar doğru bir şekilde doldurmanız gerekmese de, günün her saatinin programınıza dahil edildiğinden emin olmanız faydalı olabilir.
   • Günün her saatini o gün için gerekli görevle doldurarak başlayın. En önemli görevlerle başlayabilir ve ardından en önemsiz görevlere gelene kadar çalışmaya devam edebilirsiniz. Kendinizi sabah insanı olarak görüyorsanız, daha zor görevleri günün erken saatlerinde planlamaya karar verebilirsiniz, ancak genellikle yalnızca öğle yemeğinden sonra başladığınızı biliyorsanız, daha karmaşık görevleri günün biraz ilerleyen saatlerinde yapmaya karar verebilirsiniz. . gün. Programınızı kendi ihtiyaçlarınıza ve çalışma alışkanlıklarınıza göre uyarlamaya çalışın, bu şekilde kullanmaya başlarsanız, programın başarı şansı daha yüksek olacaktır.
   • Bir beyaz tahtada veya bir takvimde (mobil cihazınızda) programınız için bir şablon oluşturabilirsiniz, böylece o gün için programınıza bağlı olarak bunu her gün güncelleyebilirsiniz.
2. Her 1-2 saatte bir kendinize 10 dakikalık bir mola verin. Bir göreve veya görev grubuna 1-2 saatten fazla odaklanmak zor olabilir. Aşırı çalışma veya aşırı çalışma hissetmemek için her saat veya iki saatte bir 10 dakikalık bir mola verdiğinizden emin olun. Bu mini mola sırasında kalkıp ofiste dolaşmalı veya kafeteryadaki bir meslektaşınızla konuşmalısınız. Bir fincan kahve alabilir veya dışarıda kısa bir yürüyüş yapabilirsiniz. Programınızın bozulmaması için molaları 10 dakikadan uzun veya daha kısa tutmamaya çalışın.
   • Ayrıca zihninizi temizlemek ve ara vermek için her saat 10 derin nefes alabilirsiniz. Bu, yaptığınız veya yapacağınız görev hakkında farklı bir bakış açısı kazanmanıza yardımcı olabilir ve yoğun iş gününüze rağmen bir süre kendinize odaklanmanızı sağlayabilir.
3. Her görevi ilk seferinde doğru şekilde tamamlamaya çalışın. Acele etmekten ve her göreve bir bakış atlamaktansa, acele etmemek ve her bir görevi hemen doğru bir şekilde yapmak daha iyidir. E-postalarınızı hızlı bir şekilde gözden geçirmek, özellikle müşterilere şifreli veya kafa karıştırıcı e-postalar gönderiyorsanız, kalıcı e-posta alışverişlerine yol açabilir. Frene basın ve net e-postalar yazmak için veya okuldan notlarınızı okumak için zaman ayırın. Bir görevi ilk seferde doğru yapmak, uzun vadede boşa harcanan zamandan büyük ölçüde tasarruf etmenizi sağlayabilir.
4. Arada sırada bir arkadaşınızdan veya meslektaşınızdan sizi odaklanmaya devam etmesini isteyin. Bazen yapılması gereken görevlere odaklanmak için başkalarının desteğine ihtiyaç duyarız. Yakın bir arkadaşınızdan, ebeveyninizden, kardeşinizden veya iş arkadaşınızdan zaman zaman programınızı kontrol etmesini isteyin.
   • Daha sonra size bir fincan kahve getirebilir veya güzel bir şey söyleyebilirler, böylece gülümsemek veya gülmek için bir dakikanızı ayırabilir ve ardından günlük işlerinize geri dönebilirsiniz. Meşgul olmanıza rağmen, sadece bir arkadaşınızla sosyalleşmek ruh halinizi iyileştirebilir ve daha iyi zaman yönetimine yol açabilir.

Yöntem 3/3: Dikkat dağıtıcı unsurları ortadan kaldırma

1. E-postalarınızı rastgele kontrol etmekten kaçının. E-postanızı rastgele kontrol etmek, iş gününüzde bir "başla-dur-başla" kalıbı oluşturabilir ve zamanın boşa harcanmasına neden olabilir. E-posta programınızı gün boyunca sürekli olarak açmaktan kaçının, özellikle de tamamen farklı bir göreve odaklanmanız gerekiyorsa. E-postanızı kontrol etmek için gün içinde 3 kez programlayın: sabah erken, öğle yemeğinden sonra ve öğleden sonra. Bu, gün boyunca sürekli bir e-posta akışıyla dikkatinizin dağılmamasını ve e-postalarınızı işlemeye zaman ayırmanızı sağlar.
   • Aynı ilke, sesli mesajınız, metin mesajlarınız veya telefon görüşmeleriniz gibi diğer iletişim biçimlerine de uygulanabilir. Önemli bir mesaj veya telefon görüşmesi beklemediğiniz sürece her zaman ulaşılabilir olmaya çalışmayın. Bu, iş akışınızdaki kesintileri sınırlar ve programınıza bağlı kalmanıza yardımcı olur.
2. Telefonunuzu ve internet bağlantınızı kapatın. Mümkünse, telefonunuzun ve internet bağlantınızın kapalı olduğu iş gününüzün en az bir saatini seçin. Bu şekilde, telefonunuz veya internetinizden herhangi bir dikkatiniz dağılmadan, gerektiği yerde tamamen işinize konsantre olabilirsiniz.
   • Kendinizi bu dikkat dağınıklığından kurtarmak, bir tez veya kapsamlı bir rapor yazmanıza da yardımcı olabilir. Telefonunuzu sessize alarak, her beş dakikada bir telefonunuzu kontrol etmek veya sosyal medyada gezinmek için bir bahaneniz olmadığından emin olursunuz.
3. Rahatsız edilmek istemediğinizi çevrenizdekilere bildirin. Çevrenizdeki herkesin çalıştığınızı bilmesini sağlayarak başkalarını dikkatinizi dağıtmaya veya başkalarının dikkatini dağıtmaya teşvik etmemeye çalışın.Bu, kapınızı kapatmak veya rahatsız edilmek istemediğinizi belirten bir tabela koymak anlamına gelebilir. Ayrıca, herkese belirli saatlerin sessiz çalışma saatleri olduğunu hatırlatmak için ofiste bir e-posta gönderebilirsiniz.
4. Rutininizden uzaklaşmamaya çalışın. Dikkatinizin dağılmasını önlemek için güvenlik önlemleri de dahil olmak üzere bir görev listesi (veya çalışma programı) yaptıktan sonra, rutininize bağlı kalmak için iradenizden ve konsantrasyonunuzdan yararlanın. Çoğu insan, iyi kullanılan zaman ile boşa harcanan zaman arasındaki farkı bilir, bu nedenle zaman kaybettiren bir tuzağa düşmemeye dikkat edin. Programınızı bir destek olarak kullanın ve günün sonunda başarı hissinin ve iyi harcanan zamanın keyfine varacaksınız.