İçerik

• Adım atmak
• Yöntem 1/3: Doğru biçimi seçme
• Yöntem 2/3: Mesajınızı yazın
• Yöntem 3/3: E-postanızı göndermek için hazırlayın

Birçok kişi resmi bir e-posta yazmak konusunda oldukça isteksizdir. Kişisel ve gayri resmi mesajlar göndermek için genellikle e-posta kullanırsınız. Bir öğretmene, işverene, müşteriye, devlet kurumuna veya başka bir resmi varış noktasına e-posta göndermeniz gerekirse, uygulayabileceğiniz bazı basit yönergeler vardır. Mesajınızı açık ve öz tutun ve genel kabul görmüş stil, üslup ve biçimlendirme standartlarına uyun. Ve göndermeden önce e-postanızı okuyup kontrol etmeyi unutmayın.

Adım atmak

Yöntem 1/3: Doğru biçimi seçme

1. Nötr bir e-posta adresi kullanın. Kullanıcı adı, takma ad veya takma ad değil, gerçek adınızın bir varyasyonu olan bir e-posta adresi kullanmak en iyisidir. Adınızdan fazlasını içermeyen, fazladan rakam veya harf içermeyen bir e-posta adresi oluşturmak için nokta ve / veya kısa çizgi veya kısa çizgi kullanabilirsiniz.
   • Örneğin, [email protected] gibi bir e-posta adresi pek profesyonel görünmüyor. [email protected] adresi ise çok daha ciddi bir izlenim bırakıyor.
2. Profesyonel bir yazı tipine bağlı kalın. Çoğu e-posta servis sağlayıcısı, çok sayıda farklı yazı tipi ve düzen stili arasından seçim yapmanıza izin vermez. Her iki durumda da, Times New Roman veya Arial gibi bir yazı tipiyle resmi bir e-postada geleneksel bir stile bağlı kalmak en iyisidir. Comic Sans veya Old English gibi dekoratif yazı tiplerini kullanmayın. Ayrıca şunları da aklınızda bulundurun:
   • E-postanızı yazı tipi boyutu 12 gibi okunaklı bir yazı tipi boyutunda yazın.
   • E-postanızın içeriği ve amacı ile bağlantılı olarak kullanımları gerekçelendirilmedikçe, italik, vurgulu veya çok renkli yazı tipleri gibi özel stillerden kaçının.
   • Metnin tamamını büyük harflerle yazmayın. Her şeyi büyük harflerle yazarsanız, alıcıya bağırıyormuşsunuz gibi görünür.
3. Kısa ve net bir konu seçin. Konunuzda, e-postanın ne hakkında olduğunu birkaç kelimeden fazla olmamak kaydıyla, tam olarak açıklayan anahtar kelimeler kullanın. Bu şekilde, e-postanın konusu olmadığı, çok belirsiz bir konusu veya e-postanın önemli olmadığı izlenimini veren bir konusu olmadığı için okuyucunun mesajınızı gözden kaçırmasını önlemeye yardımcı olursunuz.
   • "Soru", "Benden mesaj" veya "Önemli bir konu hakkında e-posta" gibi konular çok belirsiz veya gereksizdir ve bu nedenle tamamen yararsızdır.
   • Öte yandan, "Program, Davetli Listesi, Öğle Yemeği Tercihleri ​​ve 12 Mart Toplantılarına Genel Bakış" gibi bir konu ele alınamayacak kadar uzun. Üstelik bu başlık birkaç konuyu kapsıyor.
   • "Yürüyen Merdivenlerde Hasarla Karşılaşma 12 Mart" gibi bir başlık kısa ve nettir. Alıcıyı tek bir ana konuya ve buna karşılık gelen tarihe işaret ediyor.

Yöntem 2/3: Mesajınızı yazın

1. Uygun bir selam seçin. Her zaman uygun bir selamlama ile resmi bir e-postaya başlayın. Muhatabı ismiyle aramak en iyisidir (eğer onları biliyorsanız). Prensip olarak, resmi bir e-postanın selamlaması her zaman "Sevgili ..." ile başlar, ardından başlık (efendim / bayan), kişinin soyadı ve virgül gelir. E-postanın gönderildiği kişiyi zaten tanıyorsanız, selamlamaya "Sayın ..." ve ardından adla başlayabilirsiniz.
   • E-postanızın gönderildiği kişinin adını bilmiyorsanız, "Sayın Bay / Bayan", "Sayın Başkan / Sayın Kurul" veya gerekirse "Kime ilgilendiği" gibi bir selam kullanın.
   • E-postanıza "Merhaba", "Merhaba", "Güle güle" veya diğer sıradan selamlarla başlamayın.
2. Gerekirse ilk paragrafta kendinizi tanıtın. Mesajınız, yeni bir müşteri, başvurmak istediğiniz şirketin İşe Alım ve Seçme departmanı başkanı veya belediyedeki bir yetkili gibi halihazırda mevcut bir ilişkiniz olmayan birine gönderilmişse, önce söyleyin kim olduğunuzu ve mesajınızın nedenini. Bunu e-postanızın başında bir veya iki cümle içinde yapın.
   • Örneğin, potansiyel bir işverene e-posta göndermek istiyorsanız, "Benim adım Erik van Raam. Bu e-postanın nedeni, CarrièreXYZ.nl web sitesinde bahsedilen idari asistan pozisyonuna başvurmak istememdir. "
3. En önemli bilgilerle başlayın. Kendinizi tanıttıktan ve mesajınızın nedenini özetledikten sonra, e-postanızın ana gövdesine geçebilirsiniz. En önemli bilgileri neredeyse en üste yerleştirin. Bu şekilde, alıcının değerli zamanına saygı gösterir ve e-postanızın amacını hızla netleştirirsiniz.
   • Örneğin, bir devlet kurumundaki bir memura yazıyorsanız, söyleyebileceğiniz ilk şey, "Benim adım Aletta van Raam. E-posta adresinizi Savcılık Dairesinin web sitesinde buldum. Bir trafik ihlali ile ilgili olarak 31 Aralık 2009 tarihinde aldığım mahkeme celbini sorgulamak için size yazıyorum. "
4. Doğrudan neye benzediğini söyleyin. Resmi bir e-postada, kibar kaldığınız sürece doğrudan olmak kesinlikle sorun değildir. Çalılıkların etrafında dolaşarak, yalnızca okuyucunuzun dikkatinin azalmasını sağlarsınız ve bu da onun tam olarak ne istediğinizi veya neye ihtiyacınız olduğunu belirlemesini zorlaştırır.
   • Örneğin, bir öğretmene e-posta gönderiyorsanız, "Ben Diana Franssen'im" gibi gereksiz doldurmalarla alanı boşa harcamayın. Beni tanıyor musunuz? Kimya 221 şu anda en sevdiğim konu. Derslerin düzenlenme şeklini seviyorum. Her zaman her şeyi mükemmel bir şekilde takip edebilirim ve bir sınavdan ne bekleyeceğimi her zaman tam olarak bilirim. Sınavlardan bahsetmişken, önümüzdeki sınav haftasını sormak istedim. "
   • Bunun yerine, şöyle bir şey yazmak çok daha açık: "Benim adım Diana Franssen ve sizinle Chemistry 221'e gidiyorum. Size önümüzdeki sınav zamanlarında olası bir çatışma hakkında bir soru yazıyorum."
5. Kısa tut. Bir e-postanın öngörülen uzunluğu için standart bir kural yoktur. Bununla birlikte, bir e-posta için bir ekranın (bir dizüstü bilgisayarın veya PC'nin) yüzeyinin maksimum uzunluğunu korumak en iyisidir.
   • E-postanız nispeten uzunsa, birkaç kısa paragrafa bölün. Her paragrafın başında girinti yapmak yerine iki paragraf arasına boş bir satır ekleyin.
6. Dilinizi resmi tutun. Profesyonel bir bağlamda resmi bir e-posta yazarsınız, bu yüzden doğal olarak iyi bir izlenim bırakmak istersiniz. Tam cümleler ve kibar ifadeler kullanın. Aşağıdaki gibi şeylerden kaçının:
   • Argo
   • Gereksiz kısaltmalar veya kısaltmalar
   • İfadeler ve suratlar
   • Kaba dil
   • Espriler
7. E-postanızı düzgün bir şekilde kapatın. Selamlama için geçerli olan, kapanış için de geçerlidir. Resmi bir e-postayı birkaç kabul edilebilir yolla kapatabilirsiniz. Her zaman tam adınızı ve kapanışın altına konumunuzu ekleyin. E-postanızın içeriğine bağlı olarak, aşağıdaki kapatma yöntemlerinden birini veya birkaçını kullanabilirsiniz:
   • "Cevabınızı bekliyorum, kalıyorum"
   • 'Saygılarımla,'
   • 'İçtenlikle,'
   • 'Şimdiden çok teşekkürler,'
   • "Dostça teşekkürler,"

Yöntem 3/3: E-postanızı göndermek için hazırlayın

1. Dahil etmek istediğiniz tüm ekleri ekleyin. E-postanıza belirli ekleri eklemeniz gerekiyorsa, alıcının e-postada eklerin olduğunu bilmesini sağlamak için lütfen bunları e-postanızın gövdesinde listeleyin. Eklerin sayısını ve boyutunu küçük tutmak ve geleneksel ve geniş çapta uyumlu dosya türlerini tercih etmek güzel.
   • Örneğin, "Ekte size özgeçmişimin ve portföyümün bir kopyasını PDF formatında göndereceğim" gibi bir yorum ekleyin.
2. E-postanızı yazım ve dil bilgisi hataları için dikkatlice kontrol edin. E-posta servis sağlayıcınızın veya kelime işlem programınızın yazım denetleyicisine körü körüne güvenmeyin. E-postanızı yüksek sesle okumak veya bir başkasından sizin için kontrol etmesini istemek, yazım hatalarını, yazım hatalarını veya net olmayan cümleleri seçmenin harika bir yoludur.
3. E-postanızda gizli bilgi olmadığından emin olun. E-postanın% 100 güvenli bir iletişim sistemi olmadığını her zaman aklınızda bulundurun. E-posta sunucularının saldırıya uğrayabileceğini veya alıcının kasıtlı olarak başkalarıyla paylaşmak istemediğiniz bilgileri paylaşabileceğini unutmayın.
   • Bir e-postaya parolalar, hesap numaraları veya diğer gizli bilgiler eklemekten kaçının.