İçerik

• Adım atmak
• İpuçları

Mektup yazmak, sözlerinizin ciddiye alınıp alınmayacağını veya göz ardı edileceğini belirleyebilen başlı başına bir sanattır. İster bir kapak mektubu, ister bir arkadaşınıza mektup veya sadece bir meslektaşınıza bir e-posta yazıyor olun, her zaman okuyucunun dikkatini çeken ve daha fazla okumaya zorlayan iyi yazılmış bir girişle başlamalıdır.Alıcıya nasıl yaklaşılacağını, dikkat çekici bir açılış satırının nasıl yazılacağını ve ilginç bir girişin nasıl yazılacağını öğrenmek, okumaya değer bir mektup yazmanıza yardımcı olacaktır.

Adım atmak

1. Mektubun tam olarak kime gönderilmesi gerektiğini öğrenin. Kişisel bir selam, bir kişinin dikkatini genel bir selamlamadan çok daha hızlı çekecektir. Ek olarak, yazdığınız kişinin adı gibi çok önemli temel bilgileri bulabileceğinizi gösterir.
   • Bir kapak mektubu veya başka türde bir iş mektubu yazıyorsanız, alıcının adını öğrenmek için birkaç dakikanızı ayırın. Genellikle, küçük bir araştırma ile insan kaynakları yöneticisinin, bir insan kaynakları koordinatörünün veya mülakatı yapacağınız yöneticinin adını bulacaksınız. Bilgileri internette bulamazsanız, nazik bir telefon görüşmesi genellikle mektubunuzu kime göndereceğinizi netleştirebilir.
   • Genel olarak, "Sayın Bay / Bayan" gibi bir selamlamadan kaçınmak en iyisidir. Böyle bir selam kişisel değildir, bu yüzden okuyucu etkilenmeyecektir, bu da mektubunuzun hiç okunsa bile hatırlanmayabileceği anlamına gelir.
     • Örneğin, işe alan kişinin siz olduğunuzu ve iki mektup aldığınızı hayal edin - biri "Sevgili Efendim / Hanımefendi" selamını ve diğeri de özel adınızı içeren. Hangi adayın işini daha iyi yapacağını düşünüyorsunuz ve bu nedenle işe almaya değer?
2. Yazdığınız kişinin tam adını bulamazsanız, sinirlenmeyin! Bazen bu bilgiler kasıtlı olarak gizlenir. Bu durumlarda "Sayın Bay / Bayan" kabul edilebilir.
   • Örneğin, adını bilmediğiniz bir şirketten birine tavsiye mektubu veya resmi bir mektup gönderiyorsanız, "Kime İlgilenebilir" gibi genel bir selamlama kullanabilirsiniz.
3. Mektubunuza doğru bir selamlama ile başlayın. Kime yazdığınızı biliyorsanız, bu sadece "Sevgili * kişinin adı *" dır. Birkaç istisna dışında, her zaman belirli bir kişiye hitap edilir.
   • Bir devlet görevlisi, profesör veya din adamı gibi önemli birine yazıyorsanız, bu pozisyon için özel adres biçimini kullanın.
     • Örneğin, Yetkili Haham yazıyorsanız, selamınız "Sevgili Haham * Soyadı *" veya "Sevgili Haham" olmalıdır; Amerika Birleşik Devletleri Başkanı'nı yazarsanız, selamınız "Sayın Cumhurbaşkanı" olur.
     • Çoğu iş unvanı özel bir adres biçimi gerektirmez; "Sayın İcra Kurulu Başkanı Bill Gates", oldukça zayıf ve kurnaz bir hitap biçiminin bir örneğidir. Avukatlar ve hukuk görevlileri önemli istisnalardır.
4. Alıcınızın adının yazılışını iki kez kontrol edin. Yanlış yazılmış bir isim çok saldırgandır ve hepsinden önemlisi çok özensizdir.
   • Sadece kulağa yabancı gelen isimlere ve iş unvanlarına dikkat etmekle kalmayın, aynı zamanda ihmal ederseniz kolayca yanlış yazabileceğinizlere de aşina olun. Örneğin John Smythe ve John Smith arasındaki farkı bilmeseniz bile, her iki aile de muhtemelen böyle bir hatayı oldukça ciddiye alacaktır.
   • İş unvanlarını bir adres biçimi olarak kullanma konusunda dikkatli olun. Yanlış iş unvanını kullanmak çok rahatsız edici sayılabilir. Örneğin, "Bölge Müdür Yardımcısı" ve "Bölge Müdür Yardımcısı" gibi benzer görünümlü bir iş unvanı kafa karıştırıcı olabilir.
5. Dikkat çekici bir açılış cümlesi ile başlayın. Bir mektubun açılış satırı dikkat çeker ve mektubun geri kalanı için tonu belirler. Bir mektup yazmayı balık tutmakla karşılaştırın ve açılış cümlesindeki balık yemini düşünün. Okuyucuyu bu açılış cümlesini kullanarak onu yakalamaya ikna etmek istersiniz.
   • Bir kapak mektubu yazarken, mektubunuzun rekabet ettiğiniz sayısız diğer kapak mektubundan farklı olmasını istersiniz. Örneğin, mektubunuzun başında en eşsiz ve ilginç başarılarınızı vurgulayarak, fark edileceğinizden emin olacaksınız ve umarım okuyucuyu sizin hakkınızda daha fazla şey öğrenmek istemesi için ikna etmiş olacaksınız.
   • İş mektuplarında hilekâr veya tuhaf ifadeler kullanmaktan kaçının. Mektup yazma sanatının bir kısmı doğru kelimeleri kullanmaktır. Alıcının muhtemelen sizinki gibi birçok mektubu okuduğunu unutmayın. Göze çarpmaya çalışın!
   • "Merhaba" gibi ifadelerden kaçının. Benim adım ... "," Bu mektubu yazıyorum çünkü ... "veya" Yazmayı düşünüyordum ... ". Bunlar yaygındır, ancak gereksizdir - adınız mektupta zaten belirtilmiştir, yazma nedeniniz açık olmalıdır ve kimse aklınızı okumaz - yazdıklarınızı okurlar.
6. İlk paragrafta kendinizi kanıtlayın. İlk paragraf, olağanüstü açılış cümlenizin devamı niteliğindedir. Bazen ilk paragrafı tamamlamak için tek ihtiyacın olan tek cümle.
   • İlk paragrafta ilgi uyandırmaya çalışın. İlk paragrafınız, mektubunuzun geri kalanının bir nevi deneme sürümüdür - okuyucu ilk paragrafınızı beğenmezse, mektubunuzun geri kalanını okumuyor olabilir. Güçlü başlayın! Örneğin, bir kapak mektubu yazıyorsanız ve işteki başarılarınızı listelemek istiyorsanız, en önemsiz başarılarınızla başlamayın - okuyucu en önemli başarılarınızı okumadan önce okumayı bırakmış olabilir!
   • İş mektuplarında ve kapak mektuplarında, ilk paragrafınızda alıcınız için neler yapabileceğiniz ve neden yazdığınız konusunda çok net olun.
     • "Ben çok deneyimli bir bilgisayar mağazası memuruyum ve bilgisayarlar hakkında çok şey biliyorum" gibi baştaki bir cümle yazdığınızda, okuyucunun ilgisini çekmeyen anlamsız bir cümle okuyucuya görünecektir. "Yıllara dayanan tecrübemle bilgisayar mağazanızın başarısına katkıda bulunabilirim. Uzmanlığımı her türden müşteriye özel tavsiyelerde bulunmak için kullanabilirim "zaten çok daha spesifik ve okuyucunun ihtiyaç duyduğu bir şey gibi geliyor ve bu da onu büyülüyor ve okumaya devam ediyor.
7. İlk paragrafta bağlantınızı kurun. Bu, okuyucunun sınırlı zamana sahip olduğu iş mektupları için özellikle önemlidir, bu nedenle mektubunuz okunmayabilir bile. İlk paragrafınız, kim olduğunuzu ve mektubunuzun amacını belirtmelidir. Mümkünse, okuyucunun hafızasını tazelemek için önceki bir konuşma veya kişiden bahsedebilir, böylece tekrar kim olduğunuzun netleşmesini sağlayabilirsiniz. Sizi kimin yönlendirdiğini belirtebilirsiniz. Açıkçası, ne kadar harika olduğunuzu netleştirmeniz gerekiyor, ancak övünme olarak yorumlanmamaya dikkat edin.
   • Örneğin, "Köprü ötesi anlaşmayla ilgili 20 Haziran'daki konuşmamıza cevaben yazıyorum" gibi bir ifade, mektubun konusunu çok özel olarak belirtiyor. Bunun gibi ifadeler okuyucular için çok yararlıdır - Önceki iletişimin ayrıntılarını içerirler ve neyle ilgili olduğunu nazikçe hatırlarlar, mektubunuzu ani ve muhtemelen ilgisiz bir kesinti yerine önceki bir konuşmanın devamı haline getirir.
   • Takip et. Hiç kimse aşırı uzun soluklu metinleri okumak istemez - ve bir şeye ihtiyaç duyduğunuz birine mektup yazarken neden okumayı zorlaştırasınız?
   • İlk paragrafınızı ilginç olduğu kadar kısa ve okunması kolay hale getirmeye çalışın. Bu size zor geliyorsa, pekala… artık mektup yazmanın neden başlı başına bir sanat olduğunu biliyorsunuz!

İpuçları

• Rutin ve gayri resmi yazışmalar için bir selamlamayı ("Sevgili Falanım") atlayın. Örnekler arasında bir şirket içinde gönderilen mektuplar veya kişisel e-postalar, bildirimler ve resmi raporlar yer alır.
  • Bir mektup, bir memorandum, bir duyuru veya açık bir mektuptan farklıdır çünkü bir kişiye hitaben yazılmıştır. Örneğin, yapmalarını istediğiniz birçok farklı kişiye yönelik bir istek yazıyorsanız veya bir şeyin olduğu veya olmak üzere olduğuna dair bir duyuru yazıyorsanız, mesajın formatını değiştirmeyi düşünün.
• Önemli bir mektup gönderirseniz, bir kopyasını alın. Her ne sebeple olursa olsun kendinize bir kopyasını almak istiyorsanız, mektubunuz gönderilir gönderilmez gitmiş olacaktır, bu yüzden bir kopyasını yaptırmak akıllıca olabilir.
• Kayıt dışılığın iki yönü vardır - Mektubunuzu iyileştirebilir veya bozabilir. Gayri resmi bir ton, mektubunuzun öne çıkmasını sağlayabilir ve amacınızı anlamanıza yardımcı olabilir, ancak aynı zamanda profesyonelce ve anlamsız olarak da görünebilir. Sadece alıcınıza bağlı. Alıcınıza aşina değilseniz, kayıt dışılığın riskli olabileceğini bilin.
• Özellikle iş bağlamında önemli şeyleri birkaç kelimeyle ifade edebilmeniz çok yararlıdır. Başvuru sahipleri için, kapak mektubunuzda iyi ve kısaca iletişim kurma becerisi ilk sınavınızdır. Bu mektuplar için, doğru bir selamlama gibi temel bilgileri tam olarak öğrendiğinizden emin olmak için fazladan zaman ayırın.