Etkili bir eylem planı nasıl oluşturulur?

Video: Nasıl Etkili Bir Eylem Planı Hazırlanır- Brian Tracy

İçerik

adımlar
Bölüm 1/4: Bir plan yapın
Bölüm 2/4: Zamanınızı Planlayın
Bölüm 3/4: Motive Kalın
Bölüm 4/4: Hedeflerinizi Tanımlayın
İpuçları
Uyarılar

Etkili bir eylem planı her zaman açık bir hedef, amaç veya niyetle başlar. Böyle bir plan, bir kişiyi şu andan itibaren doğrudan belirtilen hedefin uygulanmasına aktarmak için tasarlanmıştır. Düzgün hazırlanmış bir eylem planı, hemen hemen her sorunu çözmenize olanak tanır.

adımlar

Bölüm 1/4: Bir plan yapın

1 Tüm detayları yazın. Eylem planınızı hazırlarken her ayrıntıyı yazmaya başlayın. Sürecin çeşitli yönlerini takip etmek için sınırlandırılmış bir ped kullanmayı faydalı bulabilirsiniz. İşte bazı bölüm örnekleri:
- Fikirler / çeşitli notlar
- Günlük grafikler
- Aylık grafikler
- Aşamalar
- Araştırma
- devam
- Katılımcılar / kişiler
2 Görevi özetleyin. Görev ne kadar belirsiz olursa, eylem planı o kadar az etkili olacaktır. İstenen hedefi mümkün olduğunca erken tanımlamaya çalışın (tercihen projeye başlamadan önce).
- Örnek: Yaklaşık 40.000 kelimelik bir yüksek lisans tezi (büyük çalışma) yazmanız gerekiyor. Bu çalışma bir giriş, bir literatür taraması (diğer araştırmaların eleştirel bir analizi ve kendi metodolojinizin değerlendirilmesi ile), fikirlerinizin belirli örneklerle pratik bir gösterimi ve bir sonuçtan oluşmaktadır. İşin süresi 1 yıldır.
3 Plan spesifik ve gerçekçi olmalıdır. Açık bir hedef sadece bir başlangıçtır: planın her yönü kesin ve yapılabilir olmalıdır. Örneğin, belirli ve ulaşılabilir programları, kilometre taşlarını ve teslimatları planlayın.
- Uzun vadeli bir proje için planın doğru ve gerçekçi noktaları, önceden son teslim tarihlerinin aşılması ve sıkıcı fazla mesai ile kötü planlanmış uygulamanın stresini azaltmaya yardımcı olacaktır.
- Örnek: Tezinizi zamanında bitirmek için ayda yaklaşık 5.000 kelime yazmanız ve sonunda fikirlerinizi geliştirmek için birkaç ay daha bırakmanız gerekiyor. Fizibilite açısından, her ay 5.000 kelimeden fazla yazmayı hedeflememelisiniz.
- Tüm dönemin üç ayı boyunca yardımcı öğretmen olarak çalışırsanız, bu süre içinde 15.000 kelime yazmaya zamanınız kalmayabilir ve bunun sonucunda bu cildi kalan aylara dağıtmak zorunda kalabilirsiniz.
4 Ara aşamalar. Kilometre taşları, bir hedefe giden yolda önemli kilometre taşlarıdır. Aşamaları sondan (hedefe ulaşma) planlamaya başlayın ve şimdiki zamana ve koşullara geriye doğru çalışın.
- Kilometre taşlarına bölmek, işin kapsamını küçük hacimlere ve somut hedeflere bölerek size (ve ekibinize) motive olmanıza yardımcı olabilir, böylece tüm eylem planı tam olarak uygulanmadan önce bile bir bütünlük duygusu ortaya çıkmaya başlayacaktır.
- Adımları çok uzun veya çok kısa zaman aralıklarıyla ayırmayın. Bu nedenle iki hafta çok etkili bir süre olarak kabul edilir.
- Örnek: Bir tez üzerinde çalışırken, aylar sürebileceğinden, aşamaları işin bölümleriyle ilişkilendirmemeye çalışın. Bunun yerine, kilometre taşlarını iki haftaya kadar küçük tutun (kelime sayılarını kullanabilirsiniz) ve başarılı olduğunuz için kendinizi ödüllendirin.
5 Büyük görevleri daha küçük, daha yönetilebilir birimlere ayırın. Bazı görevler veya çalışma adımları göz korkutucu olabilir.
- Büyük bir görev kafanızı karıştırıyorsa, kaygıyı azaltmak ve özgüveninizi artırmak için onu uygun küçük alt görevlere bölün.
- Örnek: Literatür taraması genellikle en zor bölüm haline gelir, gelecekteki çalışmalar için bir tür temel oluşturur. Bu bölümü tamamlamak için, incelemek ve analiz etmek için büyük miktarda bilgi gereklidir.
- Görevi alt görevlere ayırın: araştırma, analiz, sunum. Alt maddeleri daha da daraltabilir, okumak için belirli makaleler ve kitaplar seçebilir ve analizin tamamlanması ve sonuçların yazılı sunumu için bir son tarih belirleyebilirsiniz.
6 Görev listelerini kullanın. Her adımda tamamlanması gereken görevlerin bir listesini yapın. Yapılacaklar listesinin kendisi etkisizdir, bu nedenle tam miktarı ve gerçek zamanı belirtin.
- Örnek: Literatür incelemenizi küçük görevlere bölün, böylece tam olarak ne yapılması gerektiğini bilirsiniz ve gerçekçi bir zaman çerçevesi tahmin edin. Örneğin, her 1-2 günde bir, bir kaynağı okumanız, analiz etmeniz ve açıklamanız gerekecektir.
7 Tüm faaliyetler için bir zaman çerçevesi tanımlayın. Net bir zaman çerçevesinin yokluğunda, iş sonsuza kadar uzayabilir ve bazı görevler bitmemiş kalır.
- Plandaki öğelerin sırası kritik değildir, bu da her bir yön için zaman çerçevesi hakkında söylenemez.
- Örnek: Bir saatte yaklaşık 2000 kelime okuyabildiğinizi ve bir makalenin okunacak 10.000 kelimesi olduğunu biliyorsanız, makale için en az beş saat ayırmanız gerekir.
- Ayrıca yoruldukça 1-2 saatte bir en az iki ara öğün ve kısa molalar için ayıracağınız zamanı da hesaba katmalısınız. Ayrıca olası planlanmamış gecikmeler için son süreye en az bir saat daha ekleyin.
8 Görsel bir temsil oluşturun. Eylem listelerini tamamladıktan ve zaman çerçevelerini ayarladıktan sonra, planın bir tür görsel gösterimini oluşturmaya geçin. Bir akış şeması, Gantt şeması, dinamik tablo veya başka bir uygun seçenek kullanabilirsiniz.
- Görsel bir planı erişilebilir bir yerde saklayın - örneğin, bir ofis veya sınıfın duvarına asabilirsiniz.
9 Tamamlanmış görevlerin üzerini çizin. Bu şekilde sadece kendinizi tatmin hissetmekle kalmayacak, aynı zamanda hiçbir şeyin gözden kaçırılmadığından da emin olacaksınız.
- Bu yaklaşım özellikle ekip çalışması için kullanışlıdır. Başkalarıyla çalışırken, dünyanın her yerinde kullanılabilen paylaşılan bir belge oluşturabilirsiniz.
10 Durma. Bir plan hazırladıktan, iş arkadaşlarınıza (birlikte çalışırken) görevler sunduktan ve kilometre taşları belirledikten sonra bir sonraki adıma geçin: hedefinize ulaşmak için günlük çalışmaya başlayın.
11 Tarihleri değiştirebilirsin ama yarı yolda duramazsın. Zaman zaman, son teslim tarihlerini karşılamanızı, görevleri tamamlamanızı ve hedeflere ulaşmanızı engelleyen öngörülemeyen durumlar ortaya çıkar.
- Neşelendirmek. Planınızı gözden geçirin ve ardından çalışmaya ve hedefinize doğru ilerlemeye devam edin.

Bölüm 2/4: Zamanınızı Planlayın

1 İyi bir planlayıcı seçin. Zamanınızın her saatini rahatça planlamanıza izin verecek bir uygulama veya not defteri kullanın. Bir zamanlayıcı, yalnızca kayıtları rahatça girmenize ve okumanıza izin veriyorsa etkilidir.
- Araştırmalar, fiziksel olarak yazma görevlerinin (kağıt üzerine kalemle) işlerin yapılma olasılığını artırdığını göstermiştir, bu nedenle çalışmanızı geleneksel bir defterde planlamak daha iyidir.
2 Yapılacaklar listelerini kullanmayın. Yani uzun bir yapılacaklar listeniz var ama ne zaman yapacaksınız? Yapılacaklar listesi, bir görev çizelgesi kadar verimli değildir. Programda, her göreve bir son tarih atanacaktır.
- Açık zaman blokları (birçok günlüğün sayfaları kelimenin tam anlamıyla saatlik bloklara bölünmüştür) tereddüt etmenize izin vermez, çünkü sürenin bitiminden sonra bir sonraki zamanlanmış göreve geçmeniz gerekir.
3 Zaman bloklarını tanımlamayı öğrenin. Bu yaklaşım, her bir vaka için ne kadar zaman ayrılabileceğini açıkça anlamanızı sağlayacaktır. Öncelikli görevlerle başlayın ve daha az önemli görevlere doğru ilerleyin.
- Tüm haftanızı önceden planlayın. Önümüzdeki günlere yönelik detaylı bir plan ile boş zamanınızı en iyi şekilde değerlendirebileceksiniz.
- Bir dizi uzman, tüm ay için planlar hakkında en azından genel bir fikre sahip olmanızı tavsiye ediyor.
- Bazı insanlar günün sonunda başlamayı ve geriye doğru çalışmayı önerir. Çalışma gününüz 17:00'ye kadar sürüyorsa, o andan itibaren günün başlangıcına kadar (örneğin, 07:00'ye kadar) plan yapın.
4 Molalar ve boş zaman aktiviteleri için zaman ayırın. Araştırmacılar, boş zamanı planlarına dahil ederek bir kişinin hayattan daha fazla doyum alabileceğini savunuyorlar. Ayrıca çok uzun süre çalışmanın (haftada 50 saatten fazla) işgücü verimliliğini azalttığı da kanıtlanmıştır.
- Uyku eksikliği, üretkenlik üzerinde feci bir etkiye sahip olabilir. Bir yetişkinin her gece en az 7 saat uykuya ihtiyacı var ve gençler için bu rakam 8,5 saate çıkıyor.
- Araştırmacılar, üretkenliği artırmak ve genel sağlığı iyileştirmek için gün boyunca “stratejik iyileşme” (egzersiz, şekerleme, meditasyon, ısınma) planlamanızı tavsiye ediyor.
5 Hafta için bir plan yapmak için zaman ayırın. Bazı uzmanlar bir hafta önceden plan yapmanızı önerir. Hedeflerinize ulaşmak için her günü en iyi nasıl kullanacağınızı belirleyin.
- Mevcut tüm görevleri ve taahhütleri dikkate almayı unutmayın. Programın çok sıkı olduğu ortaya çıkarsa, ondan bazı önemsiz noktaları atlayabilirsiniz.
- Sosyal etkileşimlerden ödün vermeyin. Yakın arkadaşlarınız ve ailenizle vakit geçirin. Size her zaman ihtiyacınız olan desteği sağlayacaklardır.
6 Günlük bir rutin oluşturun. Bir yüksek lisans tezi örneğinde, tipik bir gün şöyle görünebilir:
- 07:00: Uyan
- 7:15: Egzersiz yapın
- 08:30: Duş alın ve giyinin
- 9:15: Kahvaltıyı hazırlayın ve yiyin
- 10:00: Tez çalışması - yazma ödevleri (artı 15 dakikalık aralar)
- 12:15: Öğle yemeği
- 13:15: E-posta ile çalışma
- 14:00: Okumanın araştırılması ve analizi (20-30 dakikalık aralar / ara öğünler dahil)
- 17:00: İşin tamamlanması, çek mektupları, yarın için iş planı
- 17:45: Masayı boşaltın, mağazaya gidin
- 19:00: Akşam yemeğini hazırlayın ve yiyin
- 21:00: Dinlenme (gitar çalma)
- 10:00 pm: Yatağı yayın, yatakta kitap okuyun (30 dakika), yatağa gidin
7 Tüm günlerinizi aynı şekilde planlamak zorunda değilsiniz. Haftada 1-2 gün çalışmaya ayırabilirsiniz. Bazen yeni düşüncelerle işe geri dönmek için ara vermek bile yararlıdır.
- Örnek: Pazartesi, Çarşamba ve Cuma günleri tez yazıp kaynakları inceleyebilir, Perşembe günleri enstrüman çalmayı öğrenebilirsiniz.
8 Öngörülemeyen sorunlar. Daha az üretken çalışma saatleri veya öngörülemeyen sorunlar için her blokta fazladan zaman ayırın. Başlangıçta, her görev için gerekli olduğunu düşündüğünüzden iki kat daha fazla zaman ayırmanız önerilir.
- Bu süreçte, daha verimli çalışmaya başlayacaksınız veya gerekli zamanı daha doğru bir şekilde belirleyebileceksiniz, bu da orijinal programı ayarlamanıza izin verecek, ancak her zaman en azından küçük bir boşluk bırakacaktır.
9 Esnek ve anlayışlı olun. Başladığınızda, hareket halindeyken programınızı ayarlamaya hazır olun. Bu, öğrenme sürecinin bir parçasıdır, bu nedenle zaman bloklarını kalem yerine kurşun kalemle planlamak en iyisidir.
- Ayrıca gün içinde yaptığınız her şeyi günlüğünüzde takip ederek birkaç hafta geçirebilirsiniz. Bu sayede, her bir görevin zaman çerçevesini doğru bir şekilde nasıl tahmin edeceğinizi ve zamanı verimli kullanmayı öğreneceksiniz.
10 İnterneti kapatın. E-postanızı ve sosyal medyanızı ne zaman kontrol edeceğinize karar verin. Bu konuda katı olun, çünkü sadece haber akışında gezinmek için saatler harcamak kolaydır.
- Telefonunuzu da kapatabilirsiniz (en azından odaklanmanız gereken süre için).
11 Az yap. Bunun nedeni internetteki zaman sınırıdır. Hedefinize ulaşmanıza yardımcı olacak günün en önemli görevlerini belirleyin ve bunlara odaklanın. Sadece zaman alan daha az önemli konularda enerji harcamamalısınız: yazışmalar, belgelerle düşüncesiz çalışma.
- Bir uzman, günün en azından ilk birkaç saatinde e-postaları kontrol etmemenizi tavsiye ediyor. Böylece önemli konulara odaklanacaksınız ve mektuplardan gelen gereksiz anlardan rahatsız olmayacaksınız.
- Yapacak çok sayıda küçük işiniz varsa (örneğin, e-postalar, evrak işleri, temizlik), bunları gün içine yaymak ve böylece önemli görevlere odaklanmayı azaltmak yerine tek bir zaman bloğunda gruplamak daha iyidir.

Bölüm 3/4: Motive Kalın

1 Olumlu davranış. Olumlu bir bakış açısı, hedeflere ulaşmak için son derece önemlidir. Kendinize ve çevrenizdeki insanlara inanmalısınız. Olumlu olumlamalarla olumsuz düşüncelere karşı savaşın.
- Kendi ruh halinize ek olarak, kendinizi olumlu insanlarla çevrelemelisiniz. Araştırmalar, zamanla en çok zaman geçirdiğimiz kişilerin alışkanlıklarını benimsediğimizi, bu nedenle çevrenizi akıllıca seçtiğimizi göstermiştir.
2 Ödüller Ödül, özellikle her aşamayı tamamladıktan sonra önemlidir. Kendiniz için somut ödüller bulun. İki haftalık bir sahne için ödül olarak en sevdiğiniz restoranda öğle yemeğini veya iki aylık bir iş için masajı karşılayabilirsiniz.
- Bir uzman, bir arkadaşınıza belirli bir miktar parayı transfer etmeyi teklif eder ve ondan ancak iş belirtilen zamanda tamamlanırsa size iade etmesini ister. Başarısız olursan, arkadaş parayı kendine saklar.
3 Destek almak. Arkadaşlarınızın ve ailenizin desteğine sahip olmak ve benzer hedefleri olan insanlarla tanışmak her zaman önemlidir. Bu sayede başkalarıyla eşit olabilirsiniz.
4 İlerlemeni takip et. Araştırmalar başarılı bir şekilde ilerlemenin en iyi motivasyon olduğunu göstermiştir. İlerlemeyi izlemek için, programınızdaki tamamlanmış görevlerin üzerini çizmeniz yeterlidir.
5 Yatağa git ve erken kalk. Başarılı ve üretken insanların günlük rutinlerini araştırmak size gerçeği söyleyecektir - çoğu güne erken başlar. Ayrıca genellikle onları daha fazla başarıya motive eden bir sabah rutini vardır.
- Sabaha egzersizle (hafif ısınma ve yoga ya da spor salonunda egzersiz), sağlıklı bir kahvaltı ve yarım saatlik bir günlükle başlamayı deneyin.
6 Aralar vermek. Motive olmak için mola vermek çok önemlidir. Sürekli çalışırsanız, yorgunluk biriktirirsiniz. Mola vermek, fazla çalışmaktan kaçınmanıza yardımcı olur ve çalışma saatlerini optimize eder.
- Örnek: Bilgisayardan kalkın, telefonunuzu bırakın ve sessizce oturun. Aklınıza düşünceler gelirse, bunları günlüğünüze yazın. Aksi takdirde, sadece bir rahatlama anının tadını çıkarın.
- Örnek: Meditasyon yapın.Telefonunuzu sessiz moda alın, tüm bildirimleri kapatın ve 30 dakika veya başka bir geçerli süre için bir zamanlayıcı ayarlayın. O zaman sadece oturmaya ve zihninizi boşaltmaya çalışın. Akla gelen tüm düşünceler kategorize edilebilir ve serbest bırakılabilir. Örneğin, iş hakkında düşünüyorsanız, kendinize “Çalışın” deyin ve bu düşünceyi bırakın.
7 Görselleştirin. Hedefinizi düşünmek için birkaç dakikanızı ayırın ve ona ulaştıktan sonra nasıl hissedeceğinizi hayal edin. Bu, ortaya çıkabilecek zorluklarla başa çıkmayı kolaylaştırır.
8 Bunun kolay olmayacağını anlayın. Bir insan için değerli olan her şey nadiren zorluk çekmeden verilir. Hedefe giden yol, genellikle birçok sorun ve zor kararlar olmadan tamamlanmaz. Bu gerçeği kabul edin.
- Şimdiki zamanda yaşamayı tavsiye eden birçok deneyimli profesyonel, başarısızlıklarınızı bilinçli bir seçim olarak kabul etmenizi önerir. Kızmanıza veya üzülmenize gerek yok. Onları kabul edin, dersi öğrenin ve değişen koşulları göz önünde bulundurarak işinize dönün.

Bölüm 4/4: Hedeflerinizi Tanımlayın

1 Arzularınızı yazın. Bu amaç için bir günlük veya metin belgesi uygundur. Tam olarak ne yapmak istediğinizden henüz emin değilseniz, bu uygulama yardımcı olacaktır.
- Düzenli günlük girişleri, kendinizi bağımsız bir şekilde görmenin ve duygularınızı belgelemenin harika bir yoludur. Birçok insan, kendi düşüncelerini kaydetmenin, duygularını ve arzularını anlamalarına yardımcı olduğunu iddia eder.
2 Soruyu inceleyin. Bir fikriniz varsa, bu konuyu araştırmayı deneyin. Hedeflerinize ulaşmanın en kısa yolunu bulmak için hedeflerinizi inceleyin.
- Reddit gibi forumlar çeşitli konuları kapsar ve tartışır. Burada ilgilendiğiniz sektörle ilgili ve bilgi paylaşmak isteyen kişilerle konuşabilirsiniz.
- Örnek: Teziniz üzerinde çalışırken, tüm bunların nelere yol açabileceğini düşünüyorsunuz. Aradığınız dereceye sahip kişilerin neler yaptığını okuyun. Bu, sizi yayınlara veya gelecekteki diğer kariyer geliştirme fırsatlarına yönlendirebilir.
3 Mevcut seçenekleri keşfedin ve size en uygun olanı seçin. Konuyu inceledikten sonra, seçilen her yolun nereye varabileceği netlik kazanacaktır. Bu, kendi hedefinizi gerçekleştirmek için en iyi seçeneği seçmenize izin verecektir.
4 İşle ilgili dış faktörleri göz önünde bulundurun. Bu, hedefe ulaşılmasına müdahale eden her şeyi içerir. Bir tez durumunda, zihinsel yorgunluk, kaynak eksikliği veya öngörülemeyen iş görevleri sayılabilir.
5 Esnek ol. Uygulama sürecinde hedefler değişebilir. Manevra alanı önceden tahmin etmeye çalışın. Başka bir deyişle, işler zorlaştığında pes etmeyin. İlgiyi kaybetmekle umudunu kaybetmek tamamen farklı şeylerdir!

İpuçları

Hedefleri planlamaya ve belirlemeye yardımcı olmak için açıklanan yöntemlerin tümü, daha küresel ve uzun vadeli niyetler (örneğin, kariyer seçimi) için de geçerlidir.
Zamanınızı planlama düşüncesi sıkıcı geliyorsa, farklı düşünün: Günler, haftalar ve hatta aylar için ileriye dönük planlar, her gün bir sonraki adım için karar verme ihtiyacını ortadan kaldırır. Bu, önemli konularda yaratıcılık ve konsantrasyon için zaman kazandırır.