İçerik

• adımlar
• Bölüm 1/3: Muhtıranın Tarzını ve Dilini Seçme
• Bölüm 2/3: Bir not yazmaya hazırlanıyor
• Bölüm 3/3: Not yazma

Not, bir şirket içinde bilgi iletmenin dünya çapında kabul görmüş bir yoludur. Servis notları iki şirket arasındaki yazışmalarda da kullanılabilir. Not profesyonel olmalı ve bilgileri net bir şekilde iletmelidir. Hiç not yazmadıysanız endişelenmeyin - bu makale size nasıl yapılacağını öğretecek.

adımlar

Bölüm 1/3: Muhtıranın Tarzını ve Dilini Seçme

1. 1 Resmi olmayan bir dil kullanmayın. Notun dili basit ama resmi olmalıdır.
   • “Merhaba! Sonunda bugün cuma! Size önemli bir konudan bahsetmek istiyorum."
   • Bunun yerine şunu yazın: "Bu not, Proje 319'un ilerleyişi hakkında sizi güncel tutacaktır."
2. 2 Notunuzda nötr bir ton kullanın - aşırı duygusal ve öznel olmayın. Bir iddiada bulunurken gerçeklere ve kanıtlara güvenmek için elinizden gelenin en iyisini yapın.
   • Örneğin, şöyle yazmamalısınız: "Cuma günleri ne istersek işe gelirsek hepimiz çok daha mutlu oluruz."
   • Bunun yerine, tüm çalışanların cuma günleri gündelik kıyafetler giymek isteyip istemediğini ve bunun kurumsal etiği nasıl etkilediğini araştırın.
3. 3 Sinyal cümleleri kullanın. Kanıt sunacağınız veya bir kaynak aktaracağınız zaman, uygun ifadeler kullandığınızdan emin olun.
   • Örneğin: "Verilerimize göre ..." veya "Yapılan çalışmalar gösteriyor ki...".
4. 4 Uygun bir yazı tipi ve boyutu seçin. Notun okunması kolay olmalıdır, bu nedenle aşırı küçük yazılar kullanmaktan kaçının; 11 veya 12, standart yazı tipi boyutudur.
   • Ayrıca Times New Roman gibi basit bir yazı tipi stili seçmelisiniz. Notunuzu Comic Sans gibi komik veya süslü bir yazı tipiyle yazmayın (bunu yaparsanız size gülerler!).
5. 5 Standart alanları kullanın. 2,5 cm kenar boşlukları notlar için standarttır, ancak bazı metin düzenleyiciler büyük kenar boşluklarına sahip not şablonları (örneğin 3 cm) içerebilir.
6. 6 Servis notları tek satır aralığı ile yazılır. Paragraflar ve bölümler arasında boş bir satır bırakın.
   • Paragrafları girintili yapmayın.

Bölüm 2/3: Bir not yazmaya hazırlanıyor

1. 1 Birkaç kişiyi önemli bir şey hakkında (iş yerinde) bilgilendirmeniz gerekiyorsa, onlara bir not gönderin. Bilgi aktardığınız gerçeğinin belgelenmesi gerekiyorsa, bunu bir kişiye bile gönderebilirsiniz.
   • Ancak, bazı durumlarda sadece istediğiniz kişilerle konuşmak daha iyidir.
   • Ayrıca bazı bilgiler yazılı olarak iletilemez.
2. 2 İletilen bilgilere bağlı olarak, notun içeriği ve formatı değişebilir. Çoğu not aşağıdaki bilgileri içerir:
   • Bir soruna yeni bir fikir veya çözüm.Örneğin, fazla mesai maliyetlerini planlama ile ilgili bir sorunu nasıl çözeceğinizi biliyorsanız, bunu bir notta yazın ve patronunuza gönderin.
   • Emirler. Örneğin, bir not göndermek, departmanınız tarafından düzenlenen yaklaşan bir konferansta sorumlulukları dağıtmanın etkili bir yoludur.
   • Bildiri. Ayrıca, meslektaşlarınızı yakın zamanda gerçekleşen bir olay hakkında bilgilendirmek veya proje hakkında yeni bilgiler hakkında bilgilendirmek veya bir çalışmanın sonuçları hakkında bir rapor göndermek için bir not gönderebilirsiniz.
3. 3 Belki de birçok proje üzerinde çalışıyorsunuz ve bunları bir notta paylaşmak istiyorsunuz. Bunu yapmamalı. Hizmet notları, belirli bir konu (konu, proje vb.) hakkında bilgi içerir.
   • Not kısa, bilgilendirici ve okunması kolay olmalıdır. Böylece tek bir konuya odaklanarak bilgilerin okunmasını ve dikkate alınmasını sağlarsınız.
4. 4 Notunuzun içeriği ve stili hedef kitleye bağlıdır, bu nedenle notunuzu kimin okuyacağını düşünün.
   • Örneğin, iş arkadaşlarınıza önemli bir tarih planlamakla ilgili notun stili ile patronunuz için ilerleme raporunun olduğu notun stili çok farklı olacaktır.

Bölüm 3/3: Not yazma

1. 1 Nota başlık verin. Ticari yazışmalarda başlık belgelerine yaygın bir uygulamadır.
   • Örneğin, sayfanın en üstüne "Not" veya "Not" yazın.
   • Başlığı ortaya yerleştirebilir veya sayfanın soluna basabilirsiniz. Daha önce aldığınız notlara bakmak ve biçimlerini kopyalamak en iyisidir.
2. 2 Notunuz için bir başlık yazın. Aşağıdaki bilgileri içermelidir:
   • TO: Notu göndereceğiniz kişilerin isimlerini ve unvanlarını yazın.
   • OT: adınızı ve unvanınızı yazın.
   • TARİH: Yıl dahil tam tarihi yazın.
   • KONU: Notun ne hakkında olacağına dair kısa ama doğru bir açıklama yapın.
   • Lütfen "Konu" yerine "Ref" yazabileceğinizi unutmayın.
3. 3 Notun alıcıları listesine, göndereceğiniz tüm kişileri eklediğinizden emin olun. Notun alıcılarını, içindeki bilgilerden etkilenen kişilerle sınırlayın.
   • Konu sadece birkaç kişiyi ilgilendiriyorsa, departmanınızdaki veya şirketinizdeki herkese bir not göndermeyin.
   • Şirketin tüm çalışanlarına aynı anda not gönderirseniz, not bombardımanına uğrayacaklar ve onları ya dikkatli okumayacaklar ya da hiç okumayacaklar.
4. 4 Notun alıcıları listesine tam adları ve unvanları ekleyin. Patronunuzla aranız bozuk olsa bile, iş yazışmalarında resmi bir üsluba bağlı kalmak daha iyidir. Örneğin, ofisine gittiğinizde ona "Vladimir" diyebilirsiniz, ancak notunuzda ondan "Bay Dmitriev" veya "Vladimir Nikolaevich" olarak bahsedin.
   • Notun alıcılarını listelerken bunu aklınızda bulundurun - tam adı ve başlığı ekleyin.
5. 5 Başka bir şirketten birine not gönderiyorsanız, onlarla iletişim kurmanın doğru şeklini belirlemek çok önemlidir. Bu kişi hakkında bilgi bulmak için zaman ayırın; büyük olasılıkla, bu, şirketinin web sitesinde yapılabilir.
   • Örneğin, kişinin doktorası varsa mutlaka onu da ekleyin.
   • Ayrıca, bu kişinin sahip olduğu pozisyonu bulduğunuzdan ve notunuza eklediğinizden emin olun.
6. 6 Notunuzun konusunu düşünün. Kısa ve net olmalıdır.
   • Örneğin, "Yeni Müşteriler" oldukça belirsiz bir konudur ve biri birkaç gün veya hafta içinde notunuzu bulmak isterse, bunu yapmakta zorlanır.
   • En iyi konu: "Müşteri Genişletme Raporu".
7. 7 Kural olarak, hizmet notlarında selamlar yazılmaz. Ama isterseniz not metnine "Sevgili Bay Dmitriev" veya "Sevgili meslektaşlarım" ile başlayabilirsiniz.
   • Not kısa ve bilgilendirici olmalıdır, böylece selamlama atlanabilir.
8. 8 Notun giriş bölümünü yazın. İçinde, notu yazmanın ve göndermenin amacını açıkça belirtin.
   • Örneğin, "Ben yazıyorum ...". Notun giriş kısmı, içinde sunulan bilgilerin kısa bir özetini içermelidir.
9. 9 Giriş bölümü kısa olmalıdır. İçinde detay ve diğer detayları vermeye gerek yoktur.
   • Birkaç kısa cümlenin (kısa paragraf) giriş bölümünü yapın.
10. 10 Ana bilgilerin sunum tarzına karar verin. 2-4 paragraf arasına yazılmalıdır. Sunum tarzı, bilginin kendisine bağlı olacaktır.
    • Örneğin, bilgileri önem sırasına göre veya projenizin bölündüğü süreçlere göre sunabilirsiniz.
11. 11 Hizmet notu, okuyucularının bilgileri kolayca özümseyebilmesi için bölümlere (paragraflara) bölünmelidir; ek olarak, bölümler nottaki önemli noktaları belirlemelerine yardımcı olacaktır.
12. 12 Her bölümün başlığı; paragrafın başlığı içerdiği bilgileri açıkça belirtmelidir.
    • Örneğin, yaklaşan ofis taşıma notunuzu aşağıdaki bölümlere ayırabilirsiniz: Yeni Ofis Konumu, Paketleme Ekipmanı ve Belgeler için Talimatlar ve Yer Değiştirme Takvimi.
13. 13 Her bölümün ilk cümlesi okuyuculara bu paragrafın ne hakkında olduğunu anlatmalıdır.
    • Notunuzun tek tek paragrafları veya bölümleri, incelenen konuyla ilgili belirli bir noktaya odaklanmalıdır.
14. 14 Önemli noktaları vurgulamak için bir liste veya liste oluşturun. Bu, okuyucuların önemli noktalara odaklanmasına ve bilgileri daha hızlı okuyup özümsemesine yardımcı olacaktır.
15. 15 Bir notun boyutu 1-2 sayfayı geçmemelidir.
    • Bu, tek satır aralığı ve paragraflar arasında boş bir satır bulunan standart bir not boyutudur.
16. 16 Sunulan bilgileri özetleyen bir paragraf eklemeyi düşünün. Çoğu durumda, özellikle kısa bir not yazdıysanız, bu gerekli değildir.
    • Ancak sunulan bilgiler çok karmaşıksa veya notun boyutu standarttan fazlaysa, sunulan bilgileri (yani kilit noktaları) özetleyen küçük bir paragraf eklemek daha iyidir.
17. 17 İhtiyacınız olduğunu düşünmeseniz bile, bir kapanış paragrafı eklediğinizden emin olun. Aşağıdakileri göz önünde bulundur:
    • Memo'nun amaçları nelerdir? Okuyucuları bir şeyler yapmaya teşvik ediyor musunuz? Çalışanlar zamanında rapor vermek zorunda mı? Eğer öyleyse, bunu son paragrafta açıkça belirtin.
    • Başka bir işlem gerekmiyorsa, şu sonucu yazın: "Bu konuyu tartışmaktan memnuniyet duyacağım" veya "Bu konuyla ilgili sorularınız veya yorumlarınız varsa, bunları yanıtlamaktan memnuniyet duyacağım."
18. 18 Dilerseniz notun sonuna adınızı veya imzanızı koyun (ancak bu gerekli değildir). Bu durumda, diğer çalışanlardan aldığınız notlara bakın.
    • Notları imzalarlarsa (örneğin, “Saygılarımızla, Ivanov AA), aynısını yapın.
    • Notu imzalamak istemiyorsanız, belgenin sonuna baş harflerinizi koyabilirsiniz.
19. 19 Nota tablolar, grafikler veya raporlar eklenmişse, ekler hakkında bir hatırlatma yapın. Bunu yapmak için belgenin sonuna örneğin "Ek: Tablo 1" yazın.
    • Ekler notun ana metninde belirtilmelidir.
    • Örneğin, yaklaşan yeni bir ofise taşınma hakkında yazıyorsanız, “Taşımayı çeyrek sonuna kadar tamamlamayı planlıyoruz. Ayrıntılı bir taşıma programı için ekli tablo 1'e bakın.
20. 20 Notunuzu göndermeden önce kontrol ettiğinizden emin olun. Cümlelerin dilbilgisi açısından doğru olduğundan, notta yazım veya sözdizimi hatası olmadığından ve bilgilerin anlamlı olduğundan emin olun.
    • Notu ilk kontrol edildikten sonra göndermeyin (elbette acil bir not değilse). Belgeyi bir kenara koyun ve bir saat sonra tekrar kontrol edin. Belki daha önce gözden kaçırdığınız yeni hatalar ve yanlışlıklar bulacaksınız.
    • Not gizli bilgiler içeriyorsa, şirketinizin gizlilik politikasını kontrol edin ve notunuzu gözden geçirecek ve belirlenen kurallara uygunluğu konusunda görüş bildirecek kişinin adını öğrenin.