İçerik

• Adım atmak
• Bölüm 1/3: SOP'nuzu kurma
• Bölüm 2/3: SÇP'nizi yazma
• Bölüm 3/3: Başarı ve kesinliğin sağlanması
• İpuçları

Standart Operasyonel Prosedür (SÇP), bir görevin adım adım nasıl gerçekleştirileceğine ilişkin bilgileri içerir. Mevcut bir SÇP'nin yalnızca değiştirilmesi ve güncellenmesi gerekir, ancak kendinizi tamamen bir SOP kurmanız gereken bir durumda da bulabilirsiniz.

Adım atmak

Bölüm 1/3: SOP'nuzu kurma

1. Biçimi seçin. SÇP yazmanın doğru ve yanlış bir yolu yoktur. Ancak şirketinizin, istenen kurulum hakkında bir fikir edinmek için bakabileceğiniz bir dizi SÇP'si muhtemelen vardır. Varsa mevcut SÇP'leri örnek olarak kullanın. Hiç yoksa, birkaç seçeneğiniz vardır:
   • Basit adımlarla kurulum. Bu, kısa olan, birkaç olası sonuç üreten ve makul ölçüde somut olan rutin prosedürler için iyidir. Aslında, gerekli dokümantasyon ve güvenlik önlemlerinin ötesinde, okuyucuya ne yapması gerektiğini basit cümlelerle anlatan bir nokta listesinden başka bir şey değildir.
   • Hiyerarşik adımlarla kurulum. Bu, kararların alınmasını, açıklığa kavuşturulmasını ve terminolojinin açıklanmasını gerektiren ondan fazla adım içeren daha uzun prosedürler için işe yarar. Bu genellikle belirli bir sırayla ana adımların ve bunların alt adımlarının bir listesidir.
   • Akış şemaları ile kurulum. Bir prosedür, birçok farklı olası sonucu olan bir haritaya benziyorsa, akış şeması en iyi çözümdür. Sonuçlar doğru bir şekilde tahmin edilemediğinde bu kurulumu seçmelisiniz.
2. Hedef kitlenizi düşünün. Bir SÇP yazmadan önce dikkate alınması gereken üç önemli nokta vardır:
   • Hedef kitleniz zaten ne biliyor? Halkınız organizasyon ve prosedürleri hakkında bilgi sahibi mi? Terminolojiyi biliyorlar mı? Kullandığınız dil, okuyucunun bilgisi ve katkısıyla eşleşmelidir.
   • Hedef kitlenizin dil yetenekleri. "" SÇP'nizi okurlarsa, sizin dilinizi konuşmayan insanlar olabilir mi? Öyleyse, başlıkları ve diyagramları olan resimleri eklemek iyi bir fikirdir.
   • Hedef kitlenizin boyutu. SOP'nuz aynı anda birçok kişi tarafından (farklı rollerde) okunursa, belgeyi bir oyunda bir diyalog olarak ayarlamanız gerekir: 1. kullanıcı bir şeyler yapar, sonra 2. kullanıcı vb. Bu şekilde, her kullanıcı düzgün çalışan bir makinede nasıl bir dişli olduğunu görebilir.
3. "Sizin" bilginizi düşünün. Sonuç olarak şu: Bunu yazmak için doğru kişi misiniz? Bunun neyle ilgili olduğunu anlıyor musun? Nasıl ters gidebilir? Nasıl güvenli olmalı? Değilse, işi başkasına devretsen iyi olur. Kötü yazılmış - veya daha kötüsü, yanlış yazılmış - bir SOP, yalnızca üretkenliğin azalmasına ve organizasyonel başarısızlığa yol açmakla kalmaz, aynı zamanda güvensiz olabilir ve ekibinizden çevreye kadar her şeyi etkileyebilir. Kısacası, almak isteyeceğiniz bir risk değil.
   • Tamamlamak zorunda hissettiğin bir projeyse, her gün prosedürle uğraşanlardan yardım istemekten korkma. Mülakatlar yapmak, SÇP oluşturma sürecinin ortak bir parçasıdır.
4. Kısa veya uzun SOP arasında seçim yapın. Protokole, terminolojiye vb. Aşina olan bir grup insan için bir SÇP yazıyor veya güncelliyorsanız ve kontrol listesi gibi kısa ve öz bir SÇP istiyorsanız, onu kısa tutabilirsiniz.
   • Genel amaç ve diğer ilgili bilgilerin (tarih, yazar, kimlik numarası vb.) Yanı sıra, yalnızca adımların bir listesini içerir. Daha fazla ayrıntıya veya açıklamaya gerek yoksa, bu yeterlidir.
5. SÇP'nin amacını aklınızda tutun. Organizasyonunuzda defalarca tekrarlanan bir prosedürle uğraştığınız açıktır. Ancak bu SÇP'nin bu kadar değerli olmasının belirli bir nedeni var mı? İçinde güvenlik vurgulanmalı mı? Uyum önlemleri? Eğitim için mi yoksa günlük olarak mı kullanılıyor? Ekibinizin başarısı için SOP'nuzun gerekli olmasının birkaç nedeni:
   • Uyumluluk standartlarının karşılandığından emin olmak için
   • Üretim gereksinimlerini en üst düzeye çıkarmak için
   • prosedürün çevreyi olumsuz etkilememesini sağlamak için
   • Güvenliği sağlamak için
   • Her şeyin programa göre gittiğinden emin olmak için
   • Üretim hatalarını önlemek için
   • Eğitim belgesi olarak kullanılmak üzere
     • SÇP'nizde neyi vurgulayacağınızı bilmek, belgeyi bu noktalar etrafında yapılandırmayı kolaylaştıracaktır. SOP'nuzun ne kadar önemli olduğunu görmek de daha kolay.

Bölüm 2/3: SÇP'nizi yazma

1. Gerekli materyali tanımlayın. Teknik SÇP'ler genellikle prosedürün kendisine "ek olarak" dört unsurdan oluşur:
   • Giriş sayfası. Bu, 1) prosedürün başlığını, 2) SÇP'nin kimlik numarasını, 3) düzenleme veya değişiklik tarihini, 4) SÇP'nin ilişkili olduğu şirketin, bölümün veya bölümün adını ve 5) imzaları içerir. SÇP'yi hazırlayan ve onaylayanların oranı. Bu bilgi açık olduğu sürece bu sayfayı istediğiniz gibi kurabilirsiniz.
   • Dizin. Bu, yalnızca SOP'nuz uzunsa gereklidir, böylece kolayca bakabilirsiniz. Burada ihtiyacınız olan basit bir standart kurulumdur.
   • Kalite ve kalite kontrol. Kontrol edilemeyen bir prosedür işe yaramaz. Okuyucunun istenen sonuca ulaşıldığını doğrulayabilmesi için gerekli malzemeye ve ayrıntılara sahip olduğunuzdan emin olun. Bu, örneğin değerlendirme örnekleri gibi başka belgeler biçiminde olabilir.
   • Referans. Alıntı yapılan veya alıntılanan tüm referans kitaplarının bir listesine sahip olduğunuzdan emin olun. Diğer SÇP'lere atıfta bulunurken, gerekli bilgilerin ekte yer aldığından emin olun.
     • Kuruluşunuz bunlardan başka protokoller kullanıyor olabilir. Zaten var olan bir SÇP'ye başvurabilirseniz, bu yapıyı bırakın ve zaten orada olana sadık kalın.
2. Prosedürün kendisinde aşağıdakilere uyduğunuzdan emin olun:
   • Kapsam ve uygulanabilirlik. Başka bir deyişle, sürecin amacını, sınırlarını ve nasıl kullanılacağını da tanımlayın. Standartlar, düzenlemeler, roller ve sorumluluklar ile girdi ve çıktı ekleyin.
   • Metodoloji ve prosedürler. Bu, kemiklerin üzerindeki et - gerekli ayrıntılar ve gerekli tüm ekipman dahil olmak üzere tüm adımları listeleyin. Sonraki prosedürleri ve karar faktörlerini dahil edin."What ... if" noktalarını ve olası ihlalleri veya güvenlik endişelerini belirleyin.
   • Terminolojinin Açıklanması. Ortak tabirle olmayan kısaltmaları ve cümleleri tanımlayın.
   • Sağlık ve Güvenlik Uyarıları. Bunları ayrı bir bölümde listeleyin ve ayrıca ilgili oldukları adımların yanında listeleyin. Bunları önemsizleştirme.
   • Ekipman ve malzemeler. Neye ihtiyaç duyulduğunu ve hangi ekipman veya ekipman standartlarını ne zaman ve nerede bulabileceğinizi listeleyin.
   • Uyarılar ve Sorunlar. Yani sorunlar departmanı. Yanlış gidebilecek her şey, nelere dikkat edilmesi gerektiği ve nihai, mükemmel ürün için neyin sorun olabileceği hakkında konuşun.
     • SÇP'nizin fazla dilbilimsel ve kafa karıştırıcı olmasını önlemek ve her şeyi erişilebilir durumda tutmak için her konuya kendi bölümünü (genellikle numaralandırılmış) verin.
     • Bu kapsamlı bir liste değildir; bu, prosedürel buzdağının sadece görünen kısmı. Kuruluşunuz, başka hangi yönlere dikkat edilmesi gerektiğini belirtebilir.
3. Yazılarınızı kısa ve kolay okunur tutun. Muhtemelen, izleyicileriniz onları eğlence için okumuyor. Kısa ve tatlı tutun - aksi takdirde dikkatinizi kaybedersiniz veya belgeye ulaşması ve anlaşılması zor olacaktır. Cümlelerinizi olabildiğince kısa tutun.
   • Işte bir tane kötü misal: Kullanmadan önce hava girişlerindeki tüm tozu çıkardığınızdan emin olun.
   • Işte bir tane iyi misal ": Kullanmadan önce hava girişlerindeki tüm tozu vakumlayın.
   • Genel olarak "siz" hakkında konuşma. Kendi adına konuşuyor. Aktif bir şekilde konuşun ve emir ile cümlelerinize başlayın.
4. Gerekirse, sürece dahil olan çalışanlarla işi nasıl yaptıkları konusunda görüşün. İstediğiniz son şey, mantıklı olmayan bir SÇP yazmaktır. Ekibinizin güvenliğini, etkililiğini ve zamanını tehlikeye atarsınız ve halihazırda kullanılmakta olan prosedürleri dikkate almazsınız - bu, iş arkadaşlarınızın size teşekkür etmeyeceği bir şeydir. Gerekirse sorular sorun! Bu doğru yapılmalıdır!
   • İşler net değilse, farklı kişilerden tüm rolleri ve sorumlulukları getirmelerini isteyin. Bir ekip üyesi SÇP'ye bağlı kalmayabilir ve diğeri yalnızca bazı eylemlere dahil olabilir.
5. Diyagramlar ve akış şemaları ile büyük metin parçalarını parçalara ayırın. Özellikle zor olan bir veya iki adımla uğraşıyorsanız, bir grafik veya grafikle okuyucularınız için kolaylaştırabilirsiniz. Okumak daha kolay hale gelir ve zihne her şeyi anlamak için tüm çabalardan bir mola verir. Ve size daha eksiksiz ve iyi yazılmış görünüyor.
   • Bunları sadece renklendirmek veya SOP'nuzu daha etkileyici hale getirmek için kullanmayın; sadece mantıklıysa veya bir dil engelini aşmaya çalışıyorsanız yapın.
6. Her sayfanın doğru kodlamaya sahip olduğundan emin olun. SÇP'niz şüphesiz birçok SÇP'den biridir. Bu nedenle kuruluşunuz, her şeyin belirli bir indeksleme sistemine göre tutulduğu bir tür veritabanı tutmalıdır. SOP'nuz bu indekslemenin bir parçasıdır ve bu nedenle geri alınması için bir tür kodlama gerektirir. Bu yüzden açıkça ifade edilmelidir.
   • Her sayfanın kısa bir başlığı veya kimlik numarası, tarihi ve sayfa numarası olmalıdır. Dipnotlara ihtiyacınız olabilir; bu, kuruluşunuzun bu noktadaki politikasına bağlıdır.

Bölüm 3/3: Başarı ve kesinliğin sağlanması

1. Prosedürü test edin. Prosedürünüzü test etmek istemiyorsanız, muhtemelen yeterince iyi yazmamışsınızdır. Süreci "sınırlı olarak anlayan" birinden (veya ortak okuyucunun temsilcisinden) SÇP'nizi kullanmasını ve ona rehberlik etmesini isteyin. Ne tür sorunlarla karşılaşırlar? Varsa, bunları ele almanız ve gerekli ayarlamaları yapmanız gerekir.
   • SOP'nuzu birkaç kişi tarafından test ettirmek en iyisidir. Farklı insanlar farklı şeylerle karşılaşacak ve bu da size birçok (umarız faydalı) cevap verecektir.
   • Prosedürün, hiç yapmamış biri tarafından test edildiğinden emin olun. Ön bilgisi olan biri, işinizde ilk etapta değil, öne geçmek için buna güvenecek, böylece işareti kaçıracak.
2. Prosedürü fiilen gerçekleştirenler tarafından SÇP'nin değerlendirilmesini sağlayın. Sonunda önemli değil gerçek için patronlarınızın SOP hakkında ne düşündüğünü. Oradakilerle ilgili aslında işbirliği yapmalı. Bu yüzden üst kattaki patronlara göndermeden önce, kaleminizin meyvesini işi yapacak veya halihazırda yapanlara gösterin. Ne buldun o ondan?
   • Bunları dahil ederek ve sürecin bir parçası haline getirerek, bu SÇP'yi kabul etme olasılıkları daha yüksektir. Ve şüphesiz harika fikirleri var!
3. SOP'nuzu danışmanlarınıza ve kalite kontrol departmanına kontrol ettirin. Ekip tamam olduğunda, bunu danışmanlarınıza iletebilirsiniz. İşin kendisi hakkında söyleyecek daha az şeyleri olabilir, ancak kurulumun uygun olup olmadığını, bir şeyi unuttuysanız size haber verecekler ve her şeyi nasıl resmi ve sistemin bir parçası yapacağınızı size bildirecekler.
   • Belge onayı almak için resmi yönlendirme sistemlerini kullanın, böylece onay verme işleminin uygun şekilde imzalandığından emin olabilirsiniz. Bu organizasyondan organizasyona farklılık gösterir. Sadece herkesin söz hakkına sahip olduğundan ve tüm kurallara uyulduğundan emin olmak istersiniz.
   • Altında imzalar olmalı. Çoğu şirket artık elektronik imzalarla ilgili herhangi bir sorun yaşamıyor.
4. Onaylanır onaylanmaz SOP'nuzu kullanmaya başlayın. Öncelikle dahil olan çalışanlar için eğitim düzenlemeniz gerekebilir, ancak bu aynı zamanda kağıdınızın tuvalete asılı olduğu anlamına da gelebilir. Öyle olsun, çalışmanızın kullanıldığından emin olun! Sen yaptın. Biraz tanıma zamanı!
   • SOP'nuzun güncel olduğundan emin olun. Durum artık böyle değilse, derhal bir güncelleme ayarlayın, güncellemelerin onaylandığından ve belgelendiğinden emin olun ve SÇP'yi yeniden gönderin. Ekibinizin güvenliği, üretkenliği ve başarısı buna bağlıdır.

İpuçları

• Adımları açıklamak için sadece Hollandaca kullanın.
• Yazılı sürecin gerçek süreçle tutarlı olması için mümkünse paydaşları dahil etmeyi unutmayın.
• SOP'nin daha eski bir sürümünün olup olmadığını kontrol edin. Belki kendinizi birkaç hızlı ince ayar ile sınırlayabilirsiniz. Bunları da doğru şekilde belgelediğinizden emin olun!
• Her yeni sürümle birlikte bir belge geçmişine sahip olun.
• Okuyucunun süreci doğru bir şekilde takip edebilmesi için akış şemaları ve resimler kullanın.
• Netliğe dikkat edin. Birden fazla yorumun mümkün olmadığından emin olun. Prosedürü bilmeyen birine gösterin ve onlara ne düşündüklerini sorun: yine de sürprizlerle karşılaşabilirsiniz.
• Onaylamadan önce belgenizi kontrol ettirin.