İçerik

• Adım atmak
• Bölüm 1/2: Gündem yazmak
• Sıfırdan bir gündem oluşturun
• Bir takvim şablonu kullanmak
• Bölüm 2/2: Takvim kullanmak için en iyi uygulamalar
• İpuçları

Düzenli bir toplantı, iyi yazılmış bir gündem gerektirir. Toplantınızın göründüğü kadar sıkıcı ve verimli olmasına izin vermeyin. Ayrıntılı ancak esnek bir gündeme bağlı kalarak, toplantınızı mümkün olan en kısa sürede tüm toplantı hedeflerinize ulaşmak için düzenli ve odaklanmış halde tutabilirsiniz. İster kendi takviminizi yazmak, ister bir şablon kullanmak veya zaten sahip olduğunuz bir takvimden en iyi şekilde yararlanmak isteyin, başlamak için aşağıdaki 1. Adım'a bakın!

Adım atmak

Bölüm 1/2: Gündem yazmak

Sıfırdan bir gündem oluşturun

1. Takviminize bir başlık vererek başlayın. En iyi literatürden en kuru elektronik tabloya kadar, hemen hemen her önemli belgenin bir başlığa ihtiyacı vardır ve toplantı gündemleri bir istisna değildir. Başlığınız okuyucuya iki şey anlatmalıdır: Birincisi, bir gündem okuduğu ve ikincisi, toplantının hakkında olduğu konu. Kararınızı verdiğinizde, başlığınızı boş belgenizin en üstüne koyun. Başlığın süslü veya karmaşık olması gerekmez - iş bağlamında, basit ve doğrudan başlıklar genellikle en iyisidir.
   • Başlığınız için ayrı veya büyük yazı tipleri kullanma dürtüsüne direnin. Çoğu durumda, Times New Roman veya Calibri gibi basit, ağırbaşlı bir yazı tipi kullanmak ve başlığınızı belgedeki diğer harflerle aynı boyutta (veya biraz daha büyük) yapmak isteyeceksiniz. Unutmayın, başlığınızın amacı okuyucuları neye baktıklarını bilgilendirmek, onları eğlendirmek veya dikkatlerini dağıtmak değil.
2. Ekle "DSÖ?’, ’doğru?" ve "ne zaman?"başlığa veri. Başlıktan sonra, toplantı gündemlerinde genellikle iş yerinizin ne kadar resmi olduğuna bağlı olarak ayrıntılı olarak değişebilen bir başlık bulunur. Bu başlık genellikle başlığın altındaki bir satır hakkındadır. Genellikle başlıkta, tartışılan konuyla hiçbir ilgisi olmayan toplantı hakkında gerçeklere dayalı bilgileri kısaca listelersiniz. Bu, orada olmayan kişilerin ne zaman ve nerede gerçekleştiğini ve kimlerin bulunduğunu bilmeleri içindir. Ekleyebileceğiniz birkaç şey aşağıdadır; Seçtiğiniz verilerden bağımsız olarak, her bir bilgi parçasını açıkça tanımladığınızdan emin olun (etiket metnini kalın yapmak burada işe yarar):
   • Tarih ve saat. Bunlar birlikte veya kendi ayrı bölümlerinde gruplanabilir.
   • Yer. İşletmenizin birden fazla konumu varsa, adresi yazabilirsiniz, ancak yalnızca bir konum varsa, toplantı yaptığınız odayı adlandırabilirsiniz (örneğin, Toplantı Odası # 3).
   • Katılımcılar. İş unvanları genellikle isteğe bağlıdır ancak zorunlu değildir.
   • Katılan özel kişiler. Bunlar özel konuklar, konuşmacılar veya konferans liderleri olabilir.
3. Hedeflerle kısa bir açıklama yazın. Açıkça tanımlanmış bir amacı olmayan toplantılar, katılımcılar ne hakkında konuşacaklarına karar verdikçe değerli zamanınızı boşa harcama riskini taşır. Başlığınızdan sonraki bir satırı atlayın ve hedeflerinizi "Hedef" veya "Hedef" gibi bir başlığın ardından iki nokta üst üste veya yeni satır ile belirlemek için kalın veya altı çizili bir metin kullanın. Ardından, toplantı için tartışılması gereken noktaları birkaç kısa ve keskin cümle ile açıklarsınız. Buraya 1-4 cümle yazmayı hedefleyin.
   • Örneğin, bir bütçe toplantısı için bir hedef beyanı yazmak istiyorsak, bunları kullanabiliriz: "Amaç: 2014-2015 mali yılı için temel bütçe hedeflerini listeleyin ve uzun vadeli maliyet tasarrufu önlemlerini tartışın. Ayrıca, Ar-Ge Direktörü Marcus Feldman yakın zamanda yapılan bir rekabet anketinin sonuçlarını sunacak. "
   • Daha önce bilimsel bir bağlamda yazdıysanız, toplantının özeti olarak hedefler ifadesini düşünün. Ayrıntılara girmeden, temel olarak toplantıda neyin tartışılması gerektiğini söylüyorsunuz.
4. Toplantının ana noktaları için bir program yazın. Programlar, iş toplantılarının çok uzun süre devam etme eğilimiyle mücadeleye yardımcı olur. Hedef beyanınızdan sonra bir satırı atlayın, programınıza kalın veya altı çizili bir başlık verin ve programınızda zaman oluşturmaya başlayın (temel tartışma noktalarına uyacak şekilde). Okumayı kolaylaştırmak için her döneme kendi satırını verin.
   • Her bir dönemi şununla belirtin: her ikisi de planlanan başlangıç ​​ve bitiş zamanı, veya her bölümün almasını istediğiniz süre. Bir sistemi veya diğerini seçin ve tutarlı olun - işleri karıştırmak profesyonelce görünmüyor.
   • Başka bir deyişle, her bir zaman dilimini o sohbet konusu için başlangıç ​​ve bitiş zamanıyla işaretlemek veya sadece ne kadar sürmesini istediğinizi yazmak istersiniz. Örneğin, örnek bir satır "14:00 - 14:05: Girişler ve sunum " veya ’5 dakika: Girişler ve Varlık. ”Ancak, iki sistem arasında geçiş yapmaktan kaçınmalısınız.
5. Herhangi bir özel misafir için programda zaman ayırın. Misafirler toplantınıza önemli konuları tartışmak için gelirlerse, toplantıya bu insanlar için zaman ayırmak isteyeceksiniz. Birden fazla sohbet konusu olsa bile her misafire kendi zaman aralığını verin. Bu şekilde herkes kendi konularını istediği gibi düzenleyebilir.
   • Utanç verici planlama sorunlarından kaçınmak için, misafirlerle önceden iletişime geçerek her birinin sohbet konusu için ne kadar zamana ihtiyacı olacağını öğrenin.
6. Diğer işler için toplantının sonunda fazladan zaman bırakın. Bu süre zarfında, insanlar kafa karıştırıcı sohbet konuları hakkında açıklamalar isteyebilir, kendi fikirlerini ifade edebilir, gelecekteki toplantılar için konular önerebilir ve başka yorumlar yapabilir. Bu anketi programınızın son maddesi olarak ekleyerek açık hale getirebilir veya toplantının son noktasından sonra kendiniz gündeme getirebilirsiniz.
   • Toplantınızın sonuna ulaşırsanız ve kimsenin ek sorusu veya yorumu yoksa, toplantıyı her zaman erken sonlandırabilirsiniz. Katılımcılarınızın çoğu muhtemelen bunun için size teşekkür edecek!
7. Ayrıca konuşma konularına genel bir bakış da sağlayabilirsiniz. Genellikle program, toplantı gündeminin aslan payıdır - insanların tartışmayı yönlendirmek için aradıkları kısımdır. Ancak, bu fazladan çaba sarf etmek gerekli olmasa da, önemli noktalara ek bir genel bakış sağlamak, dikkati dağılmış katılımcılar için çok yararlı olabilir. Bir taslak, katılımcılara toplantıda sunulan fikirlerin düzenlenmesini hatırlatır ve bahsedilen her konuyu takip etmekte zorlananlara yardımcı olur. Aşağıda, muhtemelen kullanmak isteyeceğiniz özet türünün bir örneği verilmiştir:

   • I. Yüksek öncelikli bütçe öğeleri

     • A. Çalışan seyahat bütçesi

       B. Bayi oranları

       • ben. Daha iyi bir anlaşma mı yapıyorsunuz?

       C. Lobicilik maliyetleri

     II. Ciro iyileştirme tedbirleri

     • A. Alternatif Hizmet Sözleşmeleri

       • ben. Müşterilere seçenekleri sunun

         ii. Geri bildirim almak

       B. Mobil teknolojiye yeniden yatırım

     ...ve benzeri.

8. Dağıtmadan önce takvimi hatalar için kontrol edin. Bazı katılımcılar toplantı gündemine büyük ölçüde güvenebildikleri için, dağıtmadan önce hataların olup olmadığını kontrol etmek çok iyi bir fikirdir. Bunu yapmak sadece katılımcılar için bir iyilik değil, aynı zamanda detaylara olan dikkatinize ve konumunuz için sahip olduğunuz değere de olumlu bir şekilde yansıyor.
   • Ayrıca, günlüğünüzde herhangi bir hata olup olmadığını kontrol etmek size yardımcı olabilir. zaman ve seni kurtar yüz Hatalarla dolu bir gündemi açıklamak için zaman harcamak, toplantınızın kafasını karıştırabilir ve özellikle önemli insanlar varken sizi utandırabilir.

Bir takvim şablonu kullanmak

1. Kelime işlemcinizle birlikte gelen bir şablonu kullanın. Microsoft Office, Pages for Mac ve benzerleri gibi birçok kelime işlem programı, toplantı gündemleri de dahil olmak üzere her tür kişisel ve profesyonel belge için standart şablonlara sahiptir. Bu şablonlarla, şaşırtıcı derecede hızlı ve kolay bir şekilde profesyonel görünümlü bir belge oluşturabilirsiniz. Genellikle bu tür şablonlar, estetik açıdan hoş bir düzen ile mantıksal bölümler halinde düzenlenir - sadece ilgili verileri ilgili alanlara yazın ve gitmeniz iyi olur!
   • Her kelime işlemci biraz farklı olsa da, çoğu şablon seçeneği, program penceresinin üst kısmındaki menü çubuğundan şablonlara gitmenize izin verir.
   • Kelime işlemciniz şablonları kullanabiliyorsa, ancak uygun toplantı gündemi şablonlarına sahip değilse, program üreticisinin web sitesinden bir tane indirebilirsiniz. Örneğin, Microsoft Word için şablonlar office.microsoft.com adresinde bulunurken, Mac için Pages için şablonlar Apple App Store'da bulunabilir.
2. Ayrıca harici bir kaynaktan bir şablon indirebilirsiniz. Kelime işlemciniz varsayılan olarak takvim şablonlarıyla birlikte gelmiyorsa ve bunları resmi siteden alamıyorsanız endişelenmeyin - çevrimiçi olarak kullanılabilen birçok ücretsiz şablon vardır. Örneğin, "toplantı gündemi şablonu" için tercih ettiğiniz arama motorunda basit bir arama size düzinelerce alakalı sonuç verecektir. Ancak, bu sonuçların tümü resmi, güvenilir kaynaklardan gelmediğinden, hangi şablonların kullanılacağını seçerken bir ayrım yapmak önemlidir. Aşağıda, ziyaret etmek isteyebileceğiniz birkaç harici site bulunmaktadır:
   • Word Şablonlarını Kaydet - Bu profesyonel site, Microsoft Word için birçok kaliteli şablon sunar.
   • Çevrimiçi Kelime Şablonları - Word şablonları için başka bir harika kaynak. Ancak bu sayfa yalnızca birkaç seçenek sunar.
   • iWorkCommunity - Pages için iyi bir takvim şablonu. Ancak bu şablon, Pages'ın eski sürümleri içindir (2009'dan önce).
   • App Store'da ayrıca Sayfalar için tonlarca şablon vardır. Ne yazık ki bunların hepsi ücretsiz olarak sunulmamaktadır.
3. Şablonunuzdaki alanları doldurun. Kelime işlemcinizde uygun bir şablon bulduğunuzda veya beğendiğiniz bir şablonu indirdiğinizde, yapmanız gereken tek şey şablonu gerekli bilgilerle doldurmaktır. Çoğu şablonda adlar, zamanlar, konuşma konuları, bölüm başlıkları vb. Yazmanız için açıkça işaretlenmiş alanlar bulunur. Gündeminizi tamamlamak için ilgili tüm alanları doldurun ve daha sonra çalışmanızda hata olup olmadığını kontrol edin. Takvim şablonları ne kadar yararlı olursa olsun, sizi yazım, dil bilgisi ve bilgi hatalarından korumazlar.
   • Hiçbir alanı boş bırakmayın. Diyelim ki programda sadece "Buraya Yazın" yazan bir satırdan daha amatörce bir şey görünmüyor. Herhangi bir nedenle şablonun doldurmak istemediğiniz bölümleri varsa, boş bırakmak yerine silin.
4. Takviminizi ihtiyaçlarınıza göre uyarlamak için küçük değişiklikler yapın. Toplantı gündemi şablonları çok yararlı olabilir, ancak tam olarak varsayılan takvim stiline ve düzenine bağlı kalmanız için hiçbir neden yoktur. Takviminizin şirketinizin sizin için belirlediği ve toplantı için belirlediğiniz standartları karşıladığından emin olmak için, uygun gördüğünüz şekilde şablonun içeriğinde ve stilinde değişiklik yapmaktan çekinmeyin.
   • Örneğin, belirli bir şablonun çok iyi göründüğünü düşünüyorsanız, ancak başlığı dikkat dağıtacak kadar uzunsa, başlığın gereksiz bölümlerini uygun gördüğünüz şekilde silmekten çekinmeyin. belgenin düzeni bozulmamış veya gündem çirkin görünüyor.

Bölüm 2/2: Takvim kullanmak için en iyi uygulamalar

1. Önce en önemli konuları seçin. Toplantıları planlarken, en önemli konuyu programın önüne koymak genellikle iyi bir politikadır. Bununla iki şey elde edersiniz. Birincisi, herkesin bu önemli konuları kendi sınırlarında olduklarında ve toplantının başında henüz yorulmadıklarında tartışmalarına izin verir. İkincisi, toplantının erken sona ermesi veya belirli katılımcıların sona ermeden önce ayrılması durumunda, önemli konuların önceden tartışılmış olmasını sağlar.
   • Toplantılar her zaman planlandığı gibi gitmez. Bir toplantının sonunda küçük, önemsiz konular atılırsa, bunları kendiniz çözebilir veya daha sonra başka bir toplantı planlayabilirsiniz. Bununla birlikte, ana konuşma konularını işleyemiyorsanız, toplantınız hedefin bir kısmına ulaşmada başarısız olur, bu da sizin için hem sinir bozucu hem de utanç verici olabilir. En önemli konuları programınızın en üstüne koymak, çoğunlukla bu sorun.
2. Takvim programınıza bağlı kalın, ancak esnek olun. Bir toplantı planlarken ve yürütürken en büyük tehlikelerden biri, planlanandan daha uzun sürmesidir. Çalışanların genellikle bir Beğenmemek Çok uzun ve haklı olarak çok sıkıcı olabilecek ve insanların bunun yerine gerçek iş yapmalarını engelleyebilecekleri toplantılar. Toplantınızı programa uygun tutmak için saate dikkat edin ve şansınız olursa, "Buradan zamanında çıkmak istiyorsak gerçekten bir sonraki konuya geçmemiz gerekiyor. "
   • Ancak, toplantılar genellikle plana göre gitmez, bu nedenle toplantınızın herhangi bir bölümü istediğinizden daha uzun sürerse bunu telafi etmeye hazırlıklı olmalısınız. Toplantınız için ayırdığınız sınırlı zamanda mümkün olduğunca çok tartışırken esnek olun. Örneğin, toplantınızın bir kısmı gecikmişse, toplantınızın diğer bölümleri için tartışmayı kısaltabilir veya zamanında sona erdiğinden emin olmak için toplantının görece önemsiz kısımlarını tamamen atlayabilirsiniz.
3. Toplantıdan çok önce gündeminizi yazmaya başlayın. Takvimler, diğer iş belgeleri türleri (raporlar, veri tabloları, sunum slaytları vb.) Kadar önemli olmasa da, takviminizin profesyonel ve şık görünmesini istersiniz, özellikle de takviminizi çalışma sırasında meslektaşlarınızla paylaşırsanız. toplantı. toplantı. Kaliteli bir belge oluşturmak için yeterli zamanınız olduğundan emin olmak için günlüğünüzü olabildiğince erken yazmaya başlayın.
   • Erken başlamak aynı zamanda toplantı gündeminiz hakkında geri bildirim alma avantajı sağlar. Takviminizin bir ön sürümünü meslektaşlarınızla veya gözetmenlerle paylaşmak ve onların girdilerini istemek, kusurları gidermenize ve daha önce bulunmayan eksik ayrıntıları eklemenize yardımcı olabilir. Takviminizi yazmak için son saniyeye kadar beklerseniz, bu geri bildirimi istemek için zamanınız olmayabilir.
   • Toplantıdan önceki gün düzenli günlük toplantılar için gündem yazmaktan kurtulabilirsiniz, ancak önemli toplantıya hazırlanmak haftalar alabilir.
4. Gündemi toplantı katılımcılarıyla paylaşın. Herkesin toplantıya tartışılacak konu hakkında tam bilgi sahibi olarak gelmesini sağlamak için, gündemi herkesle önceden paylaşmak isteyeceksiniz. Çalıştığınız şirket kültürüne bağlı olarak, bu, birkaç kopya yazdırıp bunları kişisel olarak dağıtmak veya takvimi bir ek olarak e-postayla göndermek anlamına gelebilir. Ancak takviminizi dağıtırsanız, göndermeden önce teknik hatasız olduğundan emin olun.
   • Toplantının önemine bağlı olarak, muhtemelen toplantıdan en az bir veya iki saat önce katılımcılara gündemi vermek istersiniz. Büyük, önemli toplantılar için gündemin bir veya daha fazla gün önceden gönderilmesi gerekebilir.
   • İnsanlar genellikle meşgul veya unutkan olduklarından, birinin kendi gündemini unutması ihtimaline karşı toplantıya fazladan gündem kopyaları getirmek akıllıca bir fikirdir.

İpuçları

• Birisi toplantıya katılamazsa, gündemin üst kısmında "Açıklanmayan" bölümü oluşturmayı düşünün veya bunun için boşluk bırakın ve toplantı sırasında duyurun.
• Biri için mükemmel bir kaynak üretken toplantı "DARV" kullanıyor: Hedefler, Gündem, Roller ve Sorumluluklar. Her şeyden önce, toplantınızda bir tane olmalı amaç sahip olmak. Sadece bilgi sağlamak için bir toplantı yapıyorsanız, insanların zamanını bir toplantıyla boşa harcamayın. Onlara bir haber bülteni gönderin. Hedef, aktif bir bileşene ve mümkünse gösterilecek bir ürüne sahip olmalıdır: "Takım için üç aylık hedefleri belirleyin". Gündem, bu hedefe ulaşmak için ele alacağınız konuların bir listesidir ve sizi yolda tutacak bir zaman sınırı vardır. Örneğin, "1. Son çeyreğin hedeflerinin durumunu kontrol edin (15 dakika), 2. Hedefler için diğer iş önerileri (20 dakika), 3. En iyi 5 hedefi seçin (10 dakika), vb." Roller ve Sorumluluklar için, toplantıyı kimin yönettiğini, kimin not alacağını ve toplantıdan kaynaklanan eylem öğelerini kimin atayacağını siz belirlersiniz.
• Şirketinizin takvimler için özel bir formu varsa, bu formu şablon olarak kullanın. Bazı yerler için formüle bağlı kalmak önemlidir.
• Meslektaşlarınızın neyi tercih ettiğine bağlı olarak, insanların gündem için fikir önermeleri için bir son tarih olması yararlı olabilir. Bir kapanış tarihi ve saati belirtin ve buna bağlı kalın. Takvimi geliştirdikleri veya olayların orijinal takviminizin yerini aldığı eklemeler için yer açın.