Yazar:
Monica Porter
Yaratılış Tarihi:
13 Mart 2021
Güncelleme Tarihi:
1 Temmuz 2024
İçerik
İş raporlaması, günümüzde iş operasyonlarını iletmenin en etkili yollarından biridir. Geniş hedeflerine rağmen, genellikle bir işletme veya bireyin önemli kararlar alması gerektiğinde kullanılırlar. Etkili iş raporları yazmak için önce ne olduklarını ve nasıl kullanılabileceklerini anlamanız gerekir.
Adımlar
Bölüm 1/2: Yazılacak raporun türünü belirleyin
Fikirleri sunun. Bu tür açıklayıcı raporlar / teklifler. Bu raporlar, bir şirketteki kilit yönetime veya karar vericilere tavsiyelerde bulunmak için kullanılabilir ve genellikle iki bölümden oluşur: özet ve içerik. Özet, önerinizi vurgular. İçerik (gövde) bölümü, faydaları, maliyetleri, riskleri vb. Daha ayrıntılı analiz eder. onunla gel.
- Diyelim ki departmanınız için bir 3D yazıcı sunmak istiyorsunuz. Yöneticinizi bu cihazın satın alınmasını onaylamaya ikna etmek için, yönetime resmi olarak dilekçe vermek üzere bir açıklama / öneri raporu yazmanız gerekir.
Belirli bir fırsatla ilişkili riskleri tanımlayın.Soruşturma raporu belirli bir hareket tarzıyla ilişkili risk derecesinin belirlenmesine yardımcı olur. Bu tür bir rapor, bir şirketin olası sonuçları tahmin etmesine yardımcı olmada son derece yararlıdır. Giriş, araştırma içeriği ve sonuçları içerir. Giriş, ele alınan konuyu vurgulamaktadır. Anket içeriği, araştırmanın gerçeklerini ve sonuçlarını tartışmak için kullanılır. Sonuç, sorunu özetlemek için kullanılır.- Pharmaceutical Company X'in Pharmaceutical Company Y ile çalışmak istediğini, ancak yine de endişeleri olduğunu varsayalım. X Şirketi, mevcut veya geçmiş mali sorunları olan bir şirketle işbirliği yapmak istemez. Bu şirket bir araştırma yürütecek ve araştırma raporunu Y şirketinin ve yöneticilerinin finansal bilgilerini derinlemesine tartışmak için kullanacaktır.
Belirli bir düzenleyici kurumla uyumluluk hakkında bilgi sunar. Bu Uyumluluk raporu, bir şirketin sorumluluğunu göstermesine yardımcı olmak için kullanılır. Yönetim organları (şehir, il, hükümet, vb.) Nezdinde yasalara / düzenlemelere ve makul şirket harcamalarına uygunluğu gösterir. Bu rapor giriş, raporun içeriği ve sonucu içerir. Giriş genellikle rapordaki ana içeriğin bir özetini içerir. İçerik bölümü verileri, olayları vb. Temsil eder. Yürütme ajanslarının bilmesi gerekir. Sonuçlar özetlemek için kullanılır.- Örneğin Nestle, yönetim kuruluna yıllar boyunca ev sahibi ülke politikası ve yasa yönergelerine uygun olduğunu göstermelidir. Sonuç olarak, yıllık uyum raporlarını o yılki faaliyetleri hakkında şeffaf olacak şekilde kullandılar.
Önerilen fikir veya projenin uygulanabilirliğinin sunumu. Bir fikrin pratik olup olmadığını belirlemek için kullanılan keşif raporları denir olası rapor. Bu rapor iki bölüm halinde yapılandırılmalıdır: raporun özeti ve içeriği. İçerik, faydaları, olası sorunları, ilgili maliyetleri vb. Gösterir. önerilen fikir. Bir şirket, aşağıdakilere benzer soruları araştırmak için bir fizibilite raporu kullanabilir:- Bu proje bütçe dahilinde tamamlanabilir mi?
- Bu proje karlı olacak mı?
- Bu proje ayrılan zaman çerçevesinde tamamlanabilir mi?
Araştırmacı araştırma sonuçlarının sunumu.Araştırmacı araştırma raporu bir problem veya problem üzerine araştırma sunmak. Genellikle belirli bir konuya derinlemesine bir bakış ve şu bölümleri içermelidir: özet, giriş, araştırma metodolojisi, elde edilen sonuçlar, sonuçlar ve öneriler. İlgili araştırmalar da bu rapora dahil edilmelidir.- Örneğin, bir şirket, çalışanlar lobisinde sigara içmenin yasaklanıp yasaklanmayacağı konusunda şirket çapında araştırma yapabilir. Operatör, bir araştırma araştırma raporu hazırlayacaktır.
Sürekli izleme yoluyla şirketinizin politikasını, ürününü veya iş sürecini geliştirmesine yardımcı olun. Haftalar, aylar, çeyrekler vb. Gibi sabit aralıklarla formüle edilmiştir, Periyodik raporlar performans, kar ve zarar veya diğer kriterler, belirli bir süre boyunca ayrıntılı olarak incelenebilir.- Örneğin, her ay, bir ilaç satış temsilcisi muhtemelen satış görüşmelerinin sayısını özetleyen bir tablo oluşturacaktır.
Belirli bir durum hakkında rapor verin. Sabit zaman dilimlerinin aksine, özel durumlara ihtiyaç vardır durumu rapor et. Buradaki durum, bir seminerden elde edilen bilgiler kadar basit veya bir doğal afete tepki hakkında rapor vermek kadar karmaşık olabilir. Bu rapor, bölümler içerir: giriş, içerik ve sonuçlar. Olayı tanımlamak ve raporun içeriğinde nelerin ele alınacağını gözden geçirmek için girişi kullanın. Sonuç, bu durumda ihtiyaç duyulan taahhüt veya eylemi belirtmek için kullanılır.- Örneğin, büyük bir fırtınadan sonra, yönetim organının bir durum raporuna ihtiyacı olacaktır.
Sorunun veya durumun çözümünü sunun.Karşılaştırma raporu Belirli bir durum için birkaç olası çözümü düşünün. Sonuçlara dayanarak, yazar belirli bir eylem planı önerecektir. Genellikle üç bölümden oluşur: giriş, içerik ve sonuç. Giriş, raporun amacını özetlemektedir. Ortadaki bölüm, durumu veya sorunu ve olası çözümleri / seçenekleri açıklar. Sonuç, en iyi çözümü veya alternatifi ortaya çıkarır.
- Araba üreticisi ABC'nin Asya'da bir fabrika açmak istediğini düşünün. Rapor, şirketin ihtiyaç duyduğu şeylere dayanarak seçimi üç ülkeye indirebilir. Ardından, üç ülke arasında en iyi fabrika sahasının hangisi olduğu sonucuna varacak.
Bölüm 2/2: İş raporu yazma
Rapor hedeflerinizi ve biçiminizi tanımlayın. Rapor aracılığıyla kendinize neyi başarmak istediğinizi sorun. İstediğiniz hedefe bağlı olarak, yukarıda listelenen listeden uygun rapor türünü seçin.
- Cevap ne olursa olsun, hedefinizin kısa olmasını sağlamalısınız. Hedef net değilse, rapor yalnızca okuyucuların kafasını karıştıracak ve muhtemelen güvenilirliğini tehlikeye atacaktır.
- Örneğin, departmanınız için daha büyük bir reklam bütçesi elde etmek istiyorsanız. Rapor daha sonra mevcut bütçenize ve daha büyük bütçenizi nasıl etkili bir şekilde kullanabileceğinize odaklanmalıdır.
Hedef kitleyi tanımlayın. Okuyucular, dışarıdakileri (şirketinizde çalışmayan kişiler) veya şirket içi çalışanları içerebilir. Hedef konularıyla ilgili mevcut bilgilerini veya aşinalıklarını değerlendirin ve raporda sunulan bilgileri nasıl kullanacaklarını düşünün.
- Hedef kitleniz kim olursa olsun, şirketinize veya müşterilerinize getirebileceğiniz para miktarından daha ikna edici bir sonuç olmadığını unutmayın.
- Bölümünüzde bir iş paylaşım programı yürütmek istediğinizi varsayalım ve buradaki izleyicinin insan kaynakları başkanı, icra kurulu başkanı ve genel müdür olduğunu tanımlayın. Bu programa olan mevcut ilgi düzeylerini düşünün. Cevap, raporun tonunu şekillendirecektir. Şirket böyle bir programı hiç düşünmemişse, bu rapor hem stratejik hem de bilgilendirici olacaktır. Aksi durumda, rapor daha az bilgilendirici ve daha ikna edici olmalıdır.
Ne öğreneceğinizi belirleyin. En zor kısım, yazma kısmında değil, sonuca varmak ve onu desteklemek için gereken verileri toplamaktır. Veri toplama ve pazar analizi dahil birçok beceri gerektirir. Verilen konu hakkında bilinçli bir karar verebilmek için siz ve sonra yönetimin bilmesi gerekenler nelerdir?
Rapor için doğru verileri alın. Verilerinizin iyi araştırılmış olması önemlidir. Aksi takdirde rapor güvenilirlikten yoksun olabilir. Veri toplama, yazdığınız raporun türüne bağlıdır. Seçilen veri parametrelerinin kısa ve raporun amacı ile tutarlı olduğundan emin olun.
- Veriler, bilgilerin içinde olabilir - yani, verileri hızlı bir şekilde toplayabilirsiniz. Örneğin, satış departmanından satış rakamlarını tek bir telefonla alabilirsiniz. Diğer bir deyişle, verileri alıp hızlı bir şekilde rapora aktarabilirsiniz.
- Dış veriler de dahili olarak depolanabilir. Bazı departmanlar müşteri analitiği verilerini topladıysa, lütfen onlardan sorun. Bu araştırmayı kendi başına yapmana gerek yok. Farklı iş türlerinde tutarsız olsa da, genellikle iş muhabirinin doğrudan bir soruşturma yürütmesine gerek yoktur.
- Diyelim ki bir açıklama / öneri raporu yazıyorsunuz. Daha sonra önerilerinizden gelen tüm faydaları incelemeli ve bu çalışmaları raporunuza dahil etmelisiniz.
Raporları düzenleyin ve yazın. Bir düzen nasıl seçilir ve bir rapor nasıl yazılır, hedeflerinize bağlıdır. Örneğin, uygunluk raporunun düzeni, fizibilite raporunun düzeninden farklı olacaktır. Raporun nasıl düzenlenmesi gerektiği konusunda bir fikriniz olduğunda, içeriğinizle başlayabilirsiniz.
- İlgili verileri ayrı bölümlere ayırın. İş raporları, birçok veri ve bilgiyle karıştırılamaz. Verileri ayrı parçalar halinde düzenlemek, başarılı bir iş raporunun anahtarıdır. Örneğin, satış verilerini müşteri analiz verilerinden ayırabilir ve bunlar için ayrı başlıklar belirleyebilirsiniz.
- Raporu, bağımsız bir çalışma olarak hızlı bir şekilde ortaya çıkabilen ancak aynı zamanda raporun temel amacını destekleyen ilgili başlıklar ile düzenleyin.
- Bazı bölümler diğerlerinin analizine veya girdisine bağlı olabileceğinden, genellikle analizin sonuçlarını beklerken her bir bölüm üzerinde ayrı ayrı çalışmak mümkündür.
Spesifik tekliflerle sonuçlara varın. Varılan sonuç açık olmalı ve raporda sunulan verilerin dikkatli bir şekilde incelenmesinin makul bir sonucu olmalıdır. Uygunsa, bu sonuçlara dayalı olarak en iyi eylem planını açıkça önerin.
- Her hedef belirli ve ölçülebilir eylemler içermelidir. Yeni planı tamamlamak için gereken iş tanımı, program veya maliyetteki değişiklikleri not edin. Her iddia, doğrudan yeni yaklaşımlar sunmalıdır - raporda ana hatları verilen hedefe / çözüme ulaşmaya yardımcı olacaklar.
Bir proje özeti yazın. Proje özeti, raporunuzun ilk sayfası olmalı ama aynı zamanda yazdığınız son şey de olmalıdır. Bu özet, araştırma sonuçlarını ve sonuçlarının yanı sıra okuyucu tam raporu okumaya devam etmeyi seçerse ne sunulacağına dair çok kısa bir genel bakış sunar. Bir film fragmanı ya da akademik bir makalenin soyutlaması gibi.
- Yönetici Özeti, meşgul bir yönetim kurulu üyesinin okuyacağı neredeyse tek şey olduğu için yukarıda adlandırılmıştır. Patronunuz için önemli olan her şeyi burada maksimum 200-300 kelime olarak sunun. Daha fazlasını öğrenmek isterlerse geri kalanlar daha yakından incelenebilir.
Gerekirse kullanılacak veriler için infografik kullanın. Bazı durumlarda, nicel verileri bir çizelge veya grafik aracılığıyla sunmak faydalı olabilir. Daha fazla dikkat çekecek ve bilgileri ayırt etmeye yardımcı olacağından sunumunuzda renkler kullanın. Mümkün olduğunda, okunmalarını kolaylaştırmak için madde işaretleri kullanın, sayılar kullanın veya verileri çerçeve içine alın. Bu şekilde, verileri raporun geri kalanından ayıracak ve ne anlama geldiğini göstereceksiniz.
- Genel olarak, görsel efektler harika bir faktördür ve metin ve şekillerin kendileri nispeten kuru olabileceğinden iş raporlarını daha ilginç hale getirir. Ancak çok ileri gitmeyin, yalnızca uygun ve gerekli olduğunda kullanın.
- Metinle dolu ve tablo veya şekil içermeyen bir sayfa yorucu olabilir. Lütfen içeriği orada çerçeveleyin. Bilgi kutusu ayrıca sunumunuzu etkili bir şekilde özetleyebilir.
Kaynakları gerektiği gibi belirtin. Yürütülen araştırmanın türüne bağlı olarak, bilgi kaynağınızı açıklamanız gerekebilir. İş raporundaki belge sayfasının veya referans kaynağının amacı, başkalarının daha fazla bilgi edinebilmesi veya istenirse verileri bulabilmesi için bir bilgi kaynağı sağlamaktır.
- Sektörünüze bağlı olarak alıntıları bildirmek için doğru biçimi kullanın.
Tekrar iki kez okuyun. Yazım veya gramer hataları, okuyucuların rapor için yeterince çaba sarf etmediğinizi hissetmesine ve araştırma sonuçlarının güvenilirliğini sorgulamasına neden olabilir. Ek olarak, bilgileri açık ve öz bir şekilde sunduğunuzdan emin olun.
- Örneğin, süslü kelimeleri aşırıya kaçmayın veya çok uzun cümleler kullanmayın.
- Argo kullanmaktan kaçının.
- Hem rapor hem de okuyucu belirli bir sektörle yakından ilgiliyse, teknik jargon veya terminoloji kullanabilirsiniz. Ancak dikkatli olun, aşırıya kaçmayın.
- Genel olarak, iş raporları pasif biçimde yazılır ve daha pasifin daha iyi olduğu birkaç durumdan biridir.
- Yazdığınız andan itibaren aşina hissederek çalışmanızı yeniden okurken hataları kaçırabilirsiniz. Odada aynı zamanda başarıyı rapor etmek isteyen başka birinin okumasını sağlayın. Alınan geri bildirime açık olun. Hatanın üstler yerine meslektaşlar tarafından belirtilmesi daha iyidir. Her yorumu gözden geçirin ve raporu yeniden yazın.
Bir içindekiler tablosu oluşturun. Kolay takip ve hızlı okuma için bir içindekiler tablosu oluşturarak iş raporlarını olabildiğince resmi biçimlendirin. Tüm önemli bölümleri, özellikle yönetişim özetini ve sonucu dahil edin.
İş raporunuzun kapağını yapın. İyi ve kapsamlı bir araştırma raporunu tamamlamanın en iyi yolu, onu uygun şekilde ele almaktır. Klasörü, kelepçeleri veya iyi kağıdı kullanabilirsiniz. Buradaki sonuç, iş raporunun dikkat çekici, göze hitap eden ve okuyucuların ilgisini çekecek kadar yeterli olması gerektiğidir.
- Bu aynı zamanda raporda yer alan tüm tablo ve grafikler için de geçerlidir.
