İçerik

• Adımlar

Birine yanıt verme şekliniz, onun ve diğerlerinin sizi algılama şeklini etkileyebilir. Neyse ki, nasıl ve ne zaman geri bildirim vereceğinizi bilmek, geliştirmeyi öğrenebileceğiniz bir şeydir. Biriyle yüz yüze konuşuyorsanız, anahtar nokta onlara dikkat etmek ve siz doğru bir cevap vermeden önce düşüncelerini ifade etmelerine izin vermektir. Metin mesajlarıyla sohbet ederken, başarılı bir şekilde iletişim kurmak için izlemeniz gereken birkaç zımni kural vardır. E-posta, etkili bir şekilde iletişim kurmak ve uygun şekilde yanıt vermek için izlemeniz gereken profesyonel sözleşmelerle daha resmi bir iletişim şeklidir.

Adımlar

Yöntem 1/3: Metin mesajlarını yanıtlama

1. 

   Yazarken günlük dili kullanın. E-posta, yazışmalar ve hatta yüz yüze sohbet daha resmi bir şekilde gerçekleşebilir.Metin mesajlarının kısa ve sınırlı doğası nedeniyle, daha rahat bir dil kullanmak uygundur ve sohbetin daha kişisel olduğu mesajını iletir.
   • Örneğin, yerden tasarruf etmek, daha hızlı mesaj göndermek ve rahat bir tonla ifade etmek için "siz" yerine "b" yi kullanabilirsiniz.
   • Noktalama kuralları genellikle metin mesajlarında daha rahattır. Örneğin, virgüllerin zorunlu kuralı, konuşmayı bomba gibi ve resmi hale getirebilir.
   • Her zaman mesajlaşmanın uygun olduğunu varsaymayın, ancak diğer kişi günlük dili kullanıyorsa, rahatlamasına yardımcı olmak için ona yanıt verin.

2. 

   
   
   Sohbeti geliştirmek için açık uçlu sorular sorun. Yazılı sohbeti devam ettirmek istiyorsanız, açık uçlu sorular sormak, diğer kişinin daha fazla konuşmasına ve bir konu hakkında fikirlerini ifade etmesine yardımcı olur. Kısa, evet veya hayır cevabı veren sorular sormak, sohbeti sıkıcı hale getirecektir.
   • Örneğin, birisiyle işiniz hakkında konuşuyorsanız, "Yeni bir proje hakkında ne düşünüyorsunuz?" Diye sorabilirsiniz.
   • Bir kişinin bir konu hakkındaki düşünceleri hakkında daha fazla bilgi edinmek istiyorsanız, ona "Size katılıyorum, ama neden böyle düşünüyorsunuz?" Şeklinde mesaj atmayı deneyin.

3. 

   
   
   Sert veya tek kelimelik yanıtlar vermekten kaçının. Metin mesajları nispeten kısa olmalıdır, ancak sert veya aceleci bir yanıt, kişiye kızgın veya üzgün olduğunuzu iletebilir. Birinin mesajını yanıtlıyorsanız, ona en az 1 veya 2 cümle içeren anlamlı bir yanıt gönderin.
   • Bazen bağlamda mantıklı geliyorsa "Tamam" yanıtını vermek tamamen kabul edilebilir. Ancak, kaba ve kaba hissettirdiği için "K" kelimesini tekrar göndermekten kaçının.

   Tavsiye: Genelde kısa cevaplar verirseniz, devam edebilirsiniz.

   
   

4. 

   Sesi iletmek için noktalama ve emojiyi kullanın. Metin mesajlarının nesnel doğası nedeniyle, insanlar tonu veya duyguları özlü bir dille anlayabilir. Mesajınız belirsiz görünüyorsa, noktalama işaretleri ve emojiler kullanarak fikirlerinizi net bir şekilde iletebilirsiniz.
   • Örneğin, "Biliyorum, teşekkürler. :) ”daha sonra metin, kişiye kızgın veya ani görünüyormuşsunuz gibi gelmez.
   • Bazen noktaları kullanmak, kızgınmışsınız gibi hissettirir. Örneğin, "Hayır, orada değil" demek daha keyifli. O sahip degil".

5. 

   Göndermeden önce mesajı inceleyin. Mesajı göndermeden önce hızlıca kontrol etmelisiniz. Yazım hatalarını kontrol edin ve doğru mesajı ilettiğinizden ve doğru tonu kullandığınızdan emin olun.
   • Mesajı gönderdikten sonra geri alamazsınız! Bu yüzden göndermeden önce hızlı bir kontrol yapmanız en iyisidir.

6. 

   Sonraki grup mesajı göndermeyin. Toplu bildirimler ve kısa mesaj dizileri diğerlerini rahatsız edebilir ve hayal kırıklığına uğratabilir. Çok sayıda kısa mesaj göndermek yerine söylemek istediğiniz her şeyi içeren bir yanıt gönderin.
   • Aklınızı unutursanız veya bir şeyi açıklığa kavuşturmanız gerekirse fazladan bir metin göndermeniz de normaldir.
   • Birisi arka arkaya 2 mesaja cevap vermezse, muhtemelen sizinle konuşmak istemez veya telefonda değildir. Her iki durumda da onlara yanıt vermeleri için zaman ve yer vermelisiniz.

7. 

   Görüşme mesajlaşmak için çok karmaşık hale gelirse, bir telefon görüşmesi isteyin. Metin mesajları kısa ve öz olmalıdır. Metin sohbeti düşüncelerinizi doğru bir şekilde ifade edemeyecek kadar sakarlaşmaya başlarsa, o kişinin sizi arayıp arayamayacağını sorun, böylece ayrıntılı konuşabilir veya düşüncelerinizi doğru şekilde tartışabilirsiniz. Tam tez bildirimi.
   • Şöyle mesaj atmayı deneyin, "Telefonla anlatmak daha kolay olacak. Beni arayabilir misin, teşekkür ederim! "
   İlan

Yöntem 2/3: Doğrudan biriyle sohbet edin

1. 

   Biri sizinle konuşurken dikkatlice dinleyin. Ne zaman biri sizinle konuşsa, göz teması kurun ve söylediklerine dikkat edin. Bu, onların söylediklerini dinlediğinizi ve anladığınızı gösterir.
   • Sizinle konuşurken kendilerini rahat hissetmeleri için konuşmacıya tüm dikkatinizi verin.
   • Net bir şekilde duymakta zorlanıyorsanız, daha yakınına yaslanın veya partnerinize daha sessiz bir yere gidip gidemeyeceğinizi sorun.

2. 

   Konuşmacıdan gelen sözlü olmayan ipuçlarına dikkat edin. Vücut dili, bir kişinin sözlerinden daha fazlasını aktarabilir. Biri konuşurken, nasıl tepki vermen gerektiğini görmek için vücut dilini gözlemle.
   • Örneğin, birisi etrafına bakmaya devam ederse veya ayaklarını ileri geri çevirirse, endişeli veya korkmuş olabilir. Söylediklerine cevap vermek yerine onlara iyi olup olmadıklarını sorun.
   • Ayrıca konuşma şekillerini de dinlemelisiniz. Yüksek sesle veya saldırgan konuşurlarsa, muhtemelen konuşma yüzünden üzgün veya kızgınlardır. Daha fazla stresi önlemek için yanıt verirken farklı bir yaklaşıma ihtiyacınız olacak.

3. 

   Biri konuşurken yanıt vermekten kaçının. Birisi konuşmayı bitirmeden cevap verme konusunda çok heyecanlı veya hevesliysen, bunu fark edecek ve üzülebilecektir. Cevap vermeden önce konuşmayı bitirene ve söylemek istedikleri her şeyi duyana kadar bekleyin.
   • Başkası konuşurken kendi düşüncelerinize müdahale etmeniz kabalık olur.

   Tavsiye: Biri konuşurken yanıt vermeyi planladığınız ana noktaları dinleyin ve aklınızda bulundurun, ancak daha sonra söylediklerini göz ardı etmeyin, böylece daha akıllı veya daha hızlı yanıtlar verebilirsiniz. hızlı.

4. 

   Konuşmadan önce konuşmaları bitene kadar bekleyin. Biriyle konuşurken, cevap vermeden önce düşüncelerini bitirmelerine izin verin. Bu şekilde, onların iletmek istedikleri tüm gerçekleri ve bilgileri bileceksiniz, böylece anlayışlı ve anlayışlı cevaplar verebilirsiniz.
   • Bazen insanlar konuşmayı bitirdikten sonra biraz daha bilgi ekleyecektir. Örneğin, "Oh bekle, bunu söylemeyi unuttum" diyebilirler. Söylemek istedikleri her şeyi söylesinler.

5. 

   Güvenle konuşabilmek için cevabı düşünün. Cevap vermeden önce, zaten bildiğiniz tüm bilgileri göz önünde bulundurun. Konu dışı bir cevap verirseniz, diğer kişi söylediklerini gerçekten dinlemediğinizi düşünecektir.
   • Nasıl yanıt vereceğinizi düşünmek için bir dakikanızı ayırmak, akıllıca bir yanıt vermenizi de sağlar.

6. 

   Açıklamaya veya daha fazla bilgiye ihtiyacınız varsa sorular sorun. Birinin ne dediğini duyamıyor veya anlayamıyorsanız, yanlış anlama veya yanlış anlamayla yanıt vermeye çalışmayın. Onlara ne söylediklerini veya ne demek istediklerini sorun, böylece uygun şekilde cevap verebilirsiniz.
   • Birinin niyetinden emin değilseniz veya yanıt vermeden önce gerçek anlamını açıklamasını istiyorsanız, açık uçlu bir soru sorun, "Ne demek istiyorsun?"
   • Dediklerini duyamıyorsanız veya tam olarak anlayamıyorsanız, birisine tekrar sormanızda bir sakınca yoktur.

7. 

   Cevap verirken doğrudan ve anlaşılır bir şekilde konuşun. Aldığınız bilgileri tartıp ne söylemek istediğinizi düşündükten sonra, net ve kendinden emin bir şekilde konuşun. Daha hızlı veya daha akıllı görünmeye çalışmak için belirsiz veya çelişkili bir dil kullanmayın. İnsanlar gerçeği takdir ediyor, bu yüzden onları önemsediğinizi ve anladığınızı göstermek için dürüst geribildirim verin.
   • Dikkat ettiklerinden emin olun, böylece onları tekrarlamak zorunda kalmazsınız.
   • Başka birinin konuşmak isteyip istemediğini bilin ve onlara konuşma şansı verin.
   • Diğer kişinin söylediklerinize cevap vermesine izin verin. Konuşma şansınız olduğu için sohbeti bırakmayın veya bitirmeyin.

8. 

   Biri itiraz ettiğinde hazırlıklı olun. Ne söylemek istediğinizi düşünmüş olsanız bile, birisinin sözlerinize itiraz etme şansı her zaman vardır. Bu da iyi! Birinin tartışması veya söylediklerinizi küçümsemeye çalışması durumunda hazırlıklı olun.
   • Sakin olun ve biri sizi kışkırtmaya çalışırsa sinirlenmeyin.
   • Başkalarının inançlarını ve fikirlerini onaylamasına izin verin. Onları kendi bakış açınızı kabul etmeye zorlamayın.
   İlan

Yöntem 3/3: E-posta geri bildirimi

1. 

   E-postaları 48 saat içinde yanıtlayın. E-postaya zamanında yanıt verilmesi, nezaket ve profesyonellik göstermesi açısından önemlidir.Hemen yanıt vermenize gerek yok, ancak en az 2 gün içinde yanıt vermelisiniz.
   • E-posta sizinle alakasız olsun ya da olmasın, göndereni yanıtlayarak yanlış kişiyi gönderdiklerini bildirin.

2. 

   Yanıt e-postasında profesyonel bir karşılama kullanın. E-posta genellikle kısa mesajlardan veya telefon görüşmelerinden daha resmidir. E-postayı doğru bir şekilde başlatmak için kişinin adının önüne "Merhaba" veya "Merhaba" diyerek yanıtlayın.
   • Cevap verdiğiniz kişinin belirli bir selamlama tercihi varsa veya onu isminizle aramanızı istiyorsa, gerektiği gibi yapın. Örneğin, onlara kısa bir isim vermenizi istiyorlarsa, "Ahmet" yerine "Bob" gibi bu adı kullanın.

3. 

   Ünlem işareti kullanımını sınırlayın. Yanıtın doğru dilbilgisi, yazım ve noktalama işaretleri olmalıdır. Ancak, çok fazla ünlem işareti kullanmak, samimiyetsiz veya aşırı agresif görünmenize neden olabilir. Uygun olmadıkça kullanmaktan kaçının.
   • Ünlem işaretleri, birini tebrik etmenin veya heyecanı ifade etmenin harika bir yoludur, ancak istismar edilirse etkisiz kalırlar.

4. 

   E-posta gönderirken görülmesi zor olan yazı tiplerinden kaçının. E-postanızın profesyonel görünmesini sağlamak için temel bir yazı tipi seçin. Geri bildirim e-postaları gönderirken Comic Sans gibi renkli bir yazı tipi veya yazı tipi kullanmayın.
   • Temel seçim, Arial veya Times New Roman yazı tipi için 10 veya 12 boyutudur.

5. 

   Yanıt e-postasındaki alıcıya dikkat edin. Bazen yanıta başka birini dahil etmek yardımcı olur, böylece onu tartışmaya dahil edebilirsiniz. Ancak, bunu ilgisiz bir danışmana veya meslektaşınıza göndermek, yanıt verdiğiniz kişiyi gerçekten üzecek veya kızdıracaktır.
   • E-postaya başka birini eklemeniz gerekiyorsa, "BCC" özelliğini kullanın; bu, birçok kişiye e-posta göndermek anlamına gelir, ancak bu kişiler hakkındaki bilgiler gizli tutulacaktır.

6. 

   Bir grup e-postasında kime yanıt vermek istediğinizi belirtin. Gruptaki herkese verilen yanıt doğru yanıt olduysa, geri gönderirken "Herkese yanıtla" yı seçin. Bununla birlikte, bir kişiye belirli bir konuyu veya sorunu sormanız veya netleştirmeniz gerekirse, doğrudan o kişiye gönderin.
   • Bir e-postada çok sayıda insan varsa, ancak yalnızca birkaç kişiye yanıt vermeniz gerekiyorsa, bu kişilere yanıt vermeyi seçebilirsiniz.

7. 

   Gerekmedikçe teşekkür e-postası göndermekten kaçının. Bir konuşma için yararlı olmayan kısa bir e-posta gerekmeyecektir. Gönderen, e-postayı aldığınızı ve anladığınızı onaylamanızı istemedikçe, "Teşekkürler" e-postaları göndermek gereksiz ve can sıkıcı olacaktır.

   Tavsiye: Birisi size "görüntülendi" mesajı gönderirse, bir bildirim göndermek için mesaja tıklayarak e-postayı aldığınızı onaylayın.

8. 

   E-postayı tekrar okuyun ve göndermeden önce alıcıyı kontrol edin. Yazım veya dil bilgisi hataları, e-postanızın profesyonel olmayan görünmesine neden olabilir. Göndermeden önce, yanıtı yeniden okumak için bir dakikanızı ayırın. Doğru yazım ve dil bilgisini kontrol edin ve doğru kişiyi gönderdiğinizden emin olun.
   • Tüm hataları bulmak için yazım denetimine güvenmeyin!
   • E-postayı göndermeden önce yüksek sesle okumayı deneyin, böylece içeriği net bir şekilde duyabilirsiniz.
   • E-posta uygulamaları veya programları, alıcı veri alanlarına yazarken genellikle e-posta adreslerini otomatik olarak doldurur, bu da yanlışlıkla e-postaları yanlış kişiye göndermenize neden olabilir.
   İlan