Yazar:
Lewis Jackson
Yaratılış Tarihi:
5 Mayıs Ayı 2021
Güncelleme Tarihi:
1 Temmuz 2024
İçerik
Olayları düzenlemek çok zor bir görev gibi görünüyor ve önceden bir planınız ve planınız yoksa işler daha da karmaşık hale gelir. Öyleyse bundan kaçınmaya çalışın - aylar önceden hazırlayarak ve etkinlik sırasında sakin kalarak.
Adımlar
Yöntem 1/4: Etkinlikten ayları planlayın
Etkinliğin amacını belirleyin. Organizasyonunuzun amacını belirlemek, etkinliğinizin yolunda gitmesine yardımcı olacaktır. Toplumu eğitmek için bir etkinlik mi planlıyorsunuz? Potansiyel sponsorları ikna etmek mi? Belirli bir kişiyi veya grubu övmek mi? Bu amacı olabildiğince detaylandırın. Ne yapıyor olursanız olun (eğitin, ikna edin, övün vb.) neden tekrar yapar mısın
- Bunu misyon beyanınız veya başarınızın öncülü olarak düşünün. Ne istediğinizi kesin olarak anladıktan sonra, çok daha kolay bulacaksınız!
Hedefler belirlemek.Kesinlikle Ne elde etmek istiyorsun Etkinlikte görünen kişi sayısı değil, olayın gerçekleştiği gerçeği değil - olayın nasıl olmasını istersiniz? Kuruluşunuza 5 yeni üye misiniz? 20 milyon dong mu büyüttün? Başkalarının zihniyetini değiştirmek mi? Herkesi heyecanlandırmak mı?- Etkinlikten en çok olmasını istediğiniz 3 sonucu düşünün ve bunları gerçekleştirmeye odaklanın. Bir finansal hedef, bir sosyal hedef ve bir kişisel hedef tartabilirsiniz - bu size kalmış!
Gönüllüler toplayın. Organizasyon komitesinin birçok farklı alanında iyi ve iyi üyelere ihtiyacınız var. Planlamadan, bütçelemeye, davetiye göndermeye, poster tasarlamaya, misafirleri karşılamaya ve etkinlikten sonra temizlik yapmaya kadar her konuda size yardımcı olabilirler. Başka bir deyişle, işi bitirmenize yardımcı olurlar. Mümkünse güvenebileceğiniz gönüllüler bulun!- Organizatörlerin ve etkinlik yöneticilerinin planda belirlediğiniz programa göre çalıştığından emin olun. Taraflar arasındaki işbirliği işinizi kolaylaştıracaktır. Birinden yardım isterken, onlardan beklentileriniz ve etkinliğe katılımlarının kapsamı hakkında en baştan net olun.
- Gönüllü bulamazsanız, bir etkinlik ekibi kiralayın! Bu tamamen ev sahipliği yaptığınız etkinliğin türüne bağlıdır. Mekanı etkinlik ekibi ile kiralayabilir veya üçüncü bir şahıstan kiralayabilirsiniz.
Tahmini bütçe. Tüm giderler, gelirler, hibeler ve diğer olağanüstü harcamalar bütçeye dahil edilmelidir. Bütçe yapmazsanız, az önce ne harcadığınızı anlamadan etkinliği kalın bir fatura ve boş bir cüzdanla bitireceksiniz. İlk günden itibaren gerçekçi olun, böylece daha sonra şaşırmayacaksınız!- Maliyetleri düşük tutmanın yollarını bulun. Ücretsiz çalışması için gönüllüler kiralayabilir misiniz? Kiralanması daha ucuz olan yerleri düşünün (örneğin birinin evi)? Küçük, basit ama başarılı bir toplantının başarısız olan lüks bir partiden çok daha iyi olduğunu unutmayın.
Etkinliğin zamanını ve yerini belirleyin. Bu faktör en önemli olayın. İnsanların "Evet, orada olacağım!" Demesi için etkinliğinizin zamanı ve yeri ne olmalıdır? Etkinliği, herkesin özgür olduğu bir zamanda ve yeterli kiranızın olduğu uygun bir yerde düzenlemek istiyorsunuz!
- Yaşadığınız topluluğun takvimine bakın ve etkinliğe kimlerin katıldığını düşünün. Ev kadınlarını hedefliyorsanız, günlük ve mahalle etkinlikleri düzenlemek en iyi seçenektir (ekstra bebek bakım hizmetleri sağlayabilirsiniz). Öğrenci katılımcının olması durumunda, etkinliği hafta içi bir akşam şehir merkezinde düzenleyin. Mümkünse onların yerine gitmelisin Montaj.
- Elbette önceden ayırmanız gereken birçok etkinlik mekanı olacak. Bu yerleri en kısa sürede kiralamak için lütfen bizimle iletişime geçin. Sandığınızdan daha pahalı olabilirler!
Lojistiği düşünün. Lojistik konusunu her açıdan düşünmeniz gerekiyor. Otopark nasıl olacak? Engellilerin katılma yeteneği? Etkinlik alanıyla ne yapabilirsiniz? Hangi ekipmana ihtiyacın var? Ücret karşılığında ekstra bir şeye ihtiyacınız olacak mı (örneğin, konuşmacı içecekleri, rozetler, yayınlar)? Etkinliğin sorunsuz geçmesi için kaç kişi gerekecek?
- Etkinliğin tüm yönlerini göz önünde bulundurmak için organizatörlerin üyeleriyle derinlemesine düşünmek ve tartışmak çok önemlidir. Öngörebileceğiniz ve kaçınabileceğiniz herhangi bir engel var mı? Misafirlerin kalacak bir yere ihtiyacı var mı? Hangi istisnalar gereklidir?
Pazarlama ve reklamcılığı düşünün. Etkinlik için hazırlanırken, posterin bir taslağını oluşturun. Bu poster tarih, saat, yer, ana davetliler, etkinlik adı ve etkinliğin teması veya sloganı hakkında bilgi içermelidir. Hazırlık süresi çok erken olduğu için, bunları dikkatlice düşünmek için çok zaman harcayabilirsiniz - ancak bölümlerin bir arada olduğunu görmek için bir ilk taslak oluşturmalısınız!
- Etkinliği tanıtmanın diğer yollarını düşünün. Mailleri gönder? Posta postası? Facebook, Twitter veya bir dizi çevrimiçi etkinlik sitesinde bilgi mi veriyorsunuz (bunlarla ilgili daha sonra daha fazlası)? Neye ihtiyacın var önce insanların ilgisini çekecek etkinlikler ve ihtiyacınız olan şey içinde onları engelleyecek olaylar?
Çalışmayı yeniden düzenleyin. Belki şu anda kafan çok karışık. Derin bir nefes alın ve Excel yazılımını açın. Etkinlikteki faaliyetlerin taslak programını hazırlayın. Düşüncelerinizi düzenlemek için birkaç Excel elektronik tablosu kullanın. Bu noktada gereksiz bir evrak işi gibi görünebilir, ancak önümüzdeki iki ay içinde kendinize baktığınız için kendinize minnettar olacaksınız.
- Her aktivite için bir çalışma programı (son tarihlerle birlikte) geliştirin. Organizatörlerin tüm üyelerini, ne zaman ve nerede ihtiyaç duyduğunuzu yazın. Bu şekilde, çalışmanızı planlayabilir ve daha sonra sorulardan kaçınabilirsiniz.
Yöntem 2/4: Çalışmayı etkinlikten 2 hafta önce planlayın
Her şeyin hazır olduğundan emin olun. Zamanı, yeri, önemli konukları, etkinlik düzenleyicisini, etkinlik adını ve sloganı tanımlayın. Orada olacak herhangi bir şey Yoldan sapabilir miyiz? Son dakika değişiklikleri olabilir mi? Bu noktada her şey siyah beyaz kağıtta olduğu kadar net olmalıdır.
Organizatörlerin üyeleriyle tanışın. Bütçe, program vb. İçin onay isteyin. organizatörlerden ve etkinlik yöneticilerinden. Şimdi sorularla uğraşmanın doğru zamanı. Herkes yükümlülüklerini henüz anlamadı mı? Her şeyde rahatlar mı?
- Bir kez daha, potansiyel sorunları düşünmek için organizatörlerle ve gönüllülerle görüşün. Bu aynı zamanda eyleminizi planlamak için mükemmel bir zaman.
- Organizatörlerin herhangi bir dahili sorunu olmadığından emin olun. Tüm departman başkanları, organizatörler ve gönüllülerle iletişim halinde olun.
Çalışmayı farklı kişiler arasında paylaştırın ve deneyime sahip bir kişinin tüm faaliyetleri koordine etmesine izin verin. Bu özellikle büyük ölçekli bir etkinlikse, tek bir kişinin gözetimi altında farklı etkinlikleri koordine etmek için birden fazla kişiyi görevlendirin. Organizatörlerin üyeleri bu lidere güvenmelidir.
- Etkinlikten önce misafirleri karşılamak ve sohbet etmek için bir veya iki üye atamalısınız.Temel olarak, onlar resepsiyonisttir, tüm misafirleri canlandırmaktan ve bu misafirlerin kendilerine bakıldığını görmelerine izin vermekten sorumludur.
Etkinlikle ilgili tüm çevrimiçi sayfaları güncel tuttuğunuzdan emin olun. Muhtemelen Facebook ve Twitter'ı zaten biliyorsunuzdur, ancak Eventbrite, Evite ve Meetup gibi tanıtımını yapmak için kullanabileceğiniz başka birçok çevrimiçi site vardır. Bu sayfaları hiç duymadıysanız, şimdi arayın! Etkinliğiniz yurtdışında ise ve online bilet satışı yapmak istiyorsanız, Ticketbud oldukça kullanışlıdır.
- Ve elbette, etkinliğin çevrimiçi sayfasını, blogu veya varsa Facebook sayfasını güncelleyin. Etkinlik hatırlatıcıları gönderebilir, fotoğraf gönderebilir ve etkinlik yanıtlarını yönetebilirsiniz. Çevrimiçi ortamda ne kadar aktif olursanız, etkinlik o kadar yaygınlaşır. Bahçe işleri, ev dekorasyonu veya diğer yaratıcı alanlarla ilgili bir etkinliğe ev sahipliği yapıyorsanız, Pinterest'i de kullanabilirsiniz.
Konuklardan sponsorluk ve diğer para kaynaklarını toplayın. Önümüzdeki haftalarda ortaya çıkacak birçok harcama türü var ve hepsini kendiniz ödemek istemezsiniz! Başlangıç maliyetleri için biraz uğraşın - bir etkinlik mekanı kiralama, ekipman veya bir ziyafet partisi olabilir mi? Ayrıca etkinliğe hazırlanmaya başlamadan önce yukarıdaki meblağların bir kısmını ödemeniz gerekebilir.
- Belgeleri, sertifikaları, faturaları ve diğer belgeleri işlemek için bir sistem oluşturduğunuzdan emin olun. Gelecekte başvurmak üzere tüm belgeleri saklamanız gerekir, böylece ne kadar erken organize olursanız, özellikle partneriniz profesyonel olmayan bir şekilde çalıştığında gelecek o kadar uygun olur.
Etkinlik tanıtımı. Yayınlar hazırlayın, reklamlar yayınlayın, basına yayınlayın, davetiyeler gönderin, telefon görüşmeleri yapın, iletişim gruplarına e-posta gönderin, potansiyel katılımcılar veya bağışçılarla tanışın. İnsanlar etkinliğinizi nasıl bilecek ve katılacak? Bazı sorgulama faktörleri dışında verdiğiniz bilgilerin eksiksiz olduğundan emin olun - konuğun merakının da canlandırılması gerekir!
- Hedef kitlenizi düşünün. Büyükleri davet etmek istiyorsanız Snapchat yazılımı ile mesaj göndererek zaman kaybetmeyeceksiniz. Ziyaret ettikleri yerlere gidin veya hedef kitlenizin kullandığı araçları kullanın.
Etkinlik için gerekli eşyaları toplayın. Bu öğeler bir madalya, oyun, hatıra, ödül veya sertifika içerebilir. Deneyimsiz insanların dikkat edemeyeceği birçok küçük ve önemsiz şey vardır, ancak en küçük faktörlerin hepsini bilmelisiniz. Mobilyaları, ses ekipmanlarını, masaları, masa örtülerini ve diğer büyük, önemli eşyaları unutmayın!
- Bu, üzerinde düşünmek için zaman ayırmanız gereken bir şey daha. Hazırlamayı unuttuğunuz 5 maddeyi bulana kadar durmayın - tükenmez kalemlerden ilk yardım setlerine, pillere, buz küplerine ve uzatma kablolarına kadar her şey. Her duruma hazır olmak isteyeceksiniz.
Çeşit herşey. Video kaydı için düzenleme yapın. Konuklar için ulaşım organize edin. Temizlik ekibi için yiyecek ayarlayın. Liste sonsuza kadar sürebilir, ancak sıralama yapmadan etkinliği düzenleyemezsiniz!
- Yiyecek ve içecek hazırlayın. Bu aynı zamanda engelli insanlar için barınma gibi özel konaklama yerleri ayarlamak için de iyi bir zamandır. Misafirlerin vejeteryan olup olmadığını veya başka özel yemek ihtiyaçları olup olmadığını kontrol edin. Birçok çevrimiçi etkinlik bilet sitesinde, konuklarınızın özel isteklerini değerlendirmenize yardımcı olacak "kendi kendine sorulan sorular" bölümü bulunur.
- Etkinlik alanında bulunması gereken masalar ve sandalyeler, fonlar, mikrofonlar, hoparlörler, bilgisayarlar, projektörler, podyumlar hazırlayın.
Kişi listenizi hazırlayın. Organizatörlerin telefon numaralarına, adreslerine ve e-posta adreslerine sahip olmanız gerekir. VIP'ler (özellikle önemli konuklar) ve mal veya hizmet sağlayıcıları ile benzer bir liste yapın. Birisi görünmediğinde veya geç kaldığında, bu kullanabileceğiniz bir listedir.
- Diyelim ki ziyafet takımı geç kaldı. Ne yapacaksın? Kişi listelerini hemen alın ve onları arayın. Oh, yapacağını düşünüyorlar onu almak için yere 90 kilo kıyılmış domuz eti? Her neyse. Listeyi Bay A'ya veriyorsunuz, o kamyonu alıyor ve kağıt üzerindeki et toplama adresine gidiyor. Bir felaketi önlediniz. Artık bu servis ekibini işe almamanız veya daha net talimat vermemeniz gerektiğini biliyorsunuz!
Organizatörlerle etkinlik mekanına gidin. Park yerini, tuvaletleri, odaları ve kapıları gözlemleyin ve derecelendirin. Yakınlarda fotokopi çekebileceğiniz, telefon görüşmeleri yapabileceğiniz ve gerekli malzemeleri satın alabileceğiniz yerleri arayın. Genel olarak etkinlik mekanını hazır bulundurun.
- Yeri kiralamak için iletişim kurduğunuz kişiyle konuşun. Mekanı herkesten daha iyi anlamalılar. Bilmeniz gereken bir sorun mu var? Sınırlı zaman? Kapı belirli zamanlarda kilitli mi? Umarım bu olmaz - ancak yangın alarmı kontrol programları hakkında da bilgi edinmelisiniz.
Yöntem 3/4: Etkinlikten 24 saat önce hazırlanın
Kendini tut. Bunu yapabilirsin. Sakin kalmanız, kafanızın karışmaması veya endişelenmemeniz özellikle önemlidir. Aylardır hazırlanıyorsun! Herşey Yoluna Girecek. Ne kadar sakin olursanız, takım arkadaşlarınız o kadar sakin olur, etkinlik o kadar iyi olur. Üstelik her şey yakında bitecek!
- Cidden, yapabilirsin. Olası tüm sorunları düşünerek elinizden gelen her şeyi yaptınız - bir şeyler ters giderse, sorunu nasıl çözeceğinizi bilirsiniz. Ve unutmayın: kimse sizi suçlayamaz. Gürültülü bir misafir, yemek iyi değil - insanlar hepsini kontrol edemeyeceğinizi anlayacaklar. Rahatlayın. İyi olacaksın.
Organizatörlerin üyeleriyle son kontrol. Etkinlik mekanına gitmenin yolları ve ne zaman varacağınız hakkında herkesle konuştuğunuzdan emin olun. En çok istemediğiniz şey, tüm organizatörlerin sizi etkinlik gününde aramasıdır çünkü arka girişin nerede olduğunu bilmiyorsunuz.
- Hiç kimse bir şey söylemese veya size bir soru sormasa bile, başkalarının tutumlarını yargılamak için elinizden gelenin en iyisini yapın. Hepsi işlerinden memnun mu? Birbirleriyle iyi geçiniyorlar mı? Değilse, herkesle konuşun ve düğümü kaldırmaya çalışın. Belki birisi başka bir departmana sığacak veya başkalarıyla çalışacaktır.
Tüm davetiyeleri ve yanıtları kontrol edin. Konukları bir Excel elektronik tablosunda listeleyin ve kişi sayısını hesaplayın. Etkinliklerin çoğu için, onaylanan katılımcı sayısı değiller etkinliğe fiilen katılan kişi sayısını gösterir. 50 doğrulayıcıya sahip olabilirsiniz, ancak sonunda yalnızca 5 veya 500 kişiye kadar katılır. Doğrulayıcıların sayısını bilmeniz gerekirken, çok az veya çok fazla katılımcı olduğunda durumu halletmeye hazır olun!
- VIP konuklara etkinliği hatırlatın. "Ah, doğru. Yarın öyle değil mi?" Diyenlerin sayısı sizi şaşırtacak. Basit bir arama veya mesajla bundan kaçınabilirsiniz.
Etkinlik mekanına gidin ve her şeyin hazır olup olmadığını kontrol edin. Oda temiz ve hazır mı? Elektronik cihazlar kurulu ve çalışıyor mu? Gerekirse herhangi bir cihazı önceden kurabilir misiniz? Personel etkinlik için tam olarak hazırlandı mı?
- Etkinliğin yeterli destekçisi olup olmadığını kontrol edin. Doğal olarak, ihtiyacınız olandan daha fazla destekçiniz varsa en iyisi. Birinden acil bir durum istemeniz, bir misafirin dikkatini çekmesine ihtiyaç duymanız veya tahmin edemeyeceğiniz bir sorunu çözmeniz gerekebilir. Ya da birinin sana daha fazla kahve koymasına ihtiyacın olabilir.
Etkinlik katılımcıları için kitler hazırlayın. Bu kit, bir su şişesi, bir şeker çubuğu, bir yapışkan not, bir tükenmez kalem, bir broşür ve ihtiyaç duydukları diğer bilgileri içerebilir. Ayrıca küçük hediyelik eşyalar eklemek istiyorsanız iyi bir fikir.Bu, etkinliğin iyi organize edildiğini ve aynı zamanda misafirlere kendilerini değerli hissettirdiğini gösteren harika bir vurgu.
- Bu kit misafirler veya organizatörler için veya her ikisi için olabilir! Granola çubuğu ve tükenmez kalemi kim sevmez?
Olay bilgilerini planlayın (çalışma sayfası veya çalışma sayfası). İşte zamana ve / veya departmana bölünmüş gerekli tüm bilgilerin bir listesi. Dakikalar içinde önemli aktivitelerle bir görev programı hazırlayın. Çalışma sayfasının şablonu tamamen size kalmıştır. Okumayı kolaylaştırmak için bilgileri minimumda tutmaya çalışın.
- Gerçekten zorsa bunları inşa et Türler farklı bir çalışma sayfası faydalı olabilir. Konuşmacıların, nerede ve ne zaman olacaklarını diğer misafirlerin listesini bilmek istemeleri daha olasıdır. Organizatörler ekipman, zaman çizelgeleri ve temizlik planlarının bir listesini isteyecekler. Çalışma kağıdını oluşturmak için yeterli zamanınız olduğunda, bunu oldukça yararlı bulacaksınız.
Etkinlik mekanına getirilecek eşyaların bir listesini yapın. Etkinliğe gittiğinizde ne kadar kötü olacak, her şey hazır, herkes orada ve evde 12.000 fincanı unuttuğunun farkında mısın? Bu kötü. Her şeyi mahvettin. Öyleyse bir liste yapın, bir kez daha kontrol edin ve hazırlamak için tüm malzemeleri yanınızda getirin!
- Öğeler farklı yerlere dağılmışsa, her kişiye belirli bir görev atayın. Bunu yaparken 8 saatinizi panik içinde dolaşıp bu eşyaları toplamak için harcamanıza gerek yok. "Bir ağaç bir genç yapmaz, üç ağaç kümelenir, böylece dağ yüksek" - eski insanlar dedi.
Yöntem 4/4: Olayın tarihini kontrol edin
Organizatörler ve gönüllülerle etkinlik mekanına erken gelin. Herkesin bulunduğundan ve elektroniklerin düzgün çalıştığından emin olun. Son dakika sorularınız var mı? Vakit varsa meşrubat içelim, paylaşalım, herkesi cesaretlendirelim ve dinlenelim! Bunu yapabilirsin. Hazırsın.
- Organizatörün özel bir rozet taktığından veya bazı tanınabilir öğeleri ellerinde bulundurduğundan emin olun, böylece etkinlik katılımcıları gerektiğinde yardım alabilir. Bazen haki takımlar yeterli olmuyor.
İçeride her türlü şey ve dışarıda. Posta kutusunda balonlara ihtiyacınız var mı? Odanın köşesinde posterler mi var? Peki ya kapı ve koridor boyunca? Konuklarınızın etkinlik mekanına ulaşmak için kaotik bir labirentten geçmesi gerekiyorsa, size rehberlik edecek birçok işaret koymalısınız.
- Binanın önündeki karşılama afişleri ve diğer bilgilendirme panoları özellikle yardımcı olacaktır. İnsanların etkinlik mekanını sokaktan tanıyabilmesini istiyorsunuz. Bu konuda merak edilecek bir şey yok!
- Etkinlikte bir resepsiyon ve kayıtlı konuklar bulunmaktadır. Misafirler kapıdan girdiklerinde tam olarak ne yapmaları gerektiğini görmelidirler. Aksi takdirde, belirsizlik ve rahatsızlık içinde dolanacaklardır. Yukarıda belirtilen karşılama bölümünü hatırlıyor musunuz? Lütfen konuğun tüm sorularını karşılaması ve yanıtlaması için kapının yanında bekleyen birini görevlendirin.
- Yüzen müzik! Müzik, etkinlikteki utangaç atmosferi silecek.
Etkinlik katılımcılarının neler olup bittiğini bildiğinden emin olun. Bir konuşmacı geç kalırsa, bir olay gecikme bildirimi göndermeniz gerekecektir. Yemek beklenenden uzun sürerse, etkinlikteki konuklar programdaki herhangi bir değişiklikten haberdar olmalıdır. Etkinliklerin planlandığı gibi gitmesi çok nadirdir - bu nedenle programlar yakından takip edilmediğinde tarafların konuşmaya devam etmelerini sağlayın.
Fotoğraf çekmek! Bunu bir yere not etmek isteyebilirsin. Aynı zamanda insanlar, olayın anlarını yakalamak için kamera tutan birini görmekten heyecan duyacaklar. Sponsorunuzun afişinin, afişinizin, karşılama kapısının, resepsiyon alanının vb. Bir fotoğrafını çekin. Bu fotoğrafları seneye de kullanabilirsin!
- Mümkünse işi bir arkadaşınızın veya profesyonel bir fotoğrafçının yapmasına izin verin. Yapacak yeterince işin var! Konuklarla sohbet etmeniz ve yemek yemeniz gerekiyor, bu yüzden fotoğraf çekimiyle bir başkası ilgilenmeli.
Olaydan sonra belgeleri koymak. Konukların algısına bir fikir eklemiş olmalısınız ve onların olaydan belirli düşünceler, derinlemesine düşünme veya harekete geçme kararlılığıyla ayrılmalarını istiyorsunuz. Bu yüzden yanlarında getirebilecekleri bir broşür veya herhangi bir şey hazırlayın sonra Etkinlik.
- Bu bölüm için son olay için oylamayı düşünebilirsiniz. Bir sonraki etkinlikte fikirlerini, neleri geliştireceklerini ve ne istediklerini söylemeleri için bir araç sağlayın. Ve elbette, nasıl dahil olabilirler!
Etkinlik mekanlarını temizleyin! Güç sayacınızı kontrol edin, afişleri çıkarın, mobilyaları temizleyin ve daha fazlasını yapın. Özellikle kirayı ödediğinizde ve geri dönmek istediğinizde, sitenin orijinal durumuna geri dönmesini isteyeceksiniz. Ayrıca, mekan sağlayıcınız tarafından uygulanan ek ücretlerden de kaçınabilirsiniz. İşi eşit olarak bölerek temizleme işleminin olabildiğince hızlı ve yumuşak olmasını sağlayın.
- Geride değerli eşyalarınızın kalmadığından emin olmak için tekrar kontrol edin. Öyleyse, bir kayıp eşya talep formu hazırlayın.
- Bir şeye zarar verirseniz, lütfen yeri kiralamak için iletişime geçtiğiniz kişiye haber verin. Dürüstlük ve dürüstlük her zaman en iyi tutumdur.
- Mümkün olduğunca çok çöpü çıkarın. Bakım departmanı bundan sonra görevi devralacak.
Tüm etkinlik sonrası görevlerle ilgilenin. Düzenlediğiniz etkinliğin türüne bağlı olarak, etkinlikten sonra yapacak hiçbir şeyiniz olmayabilir veya teşekkür etmeniz gereken uzun bir kişi listesi ve bekleyen makbuzlar olacaktır. İşte başlamanız için bazı fikirler:
- Sponsorlar ve gönüllüler başta olmak üzere organizatörlerin tüm üyelerine teşekkür ederiz. Onlar olmadan bir etkinlik düzenleyemezsiniz!
- Para konularını tamamlayın ve halledin. Bu mümkün olduğunca çabuk yapılmalıdır, kusur ne kadar az olursa o kadar iyidir.
- Size yardım edenlere bir minnettarlık partisi düzenleyin. Takım arkadaşlarınızın minnettar hissetmesini ve aynı zamanda sponsorlarınızın değişim ve iyi bir hedef getirdiklerini görmelerini istiyorsunuz.
- İlgili taraflara hatıralık eşyalar veya diğer yayınlar dağıtın.
- Faturaları sponsorlara ve diğerlerine aktarın.
- Etkinliğin çevrimiçi sayfasında fotoğraf yayınlayın.
Deneyimlerden bir şeyler öğrenmek ve bir dahaki sefere daha iyisini yapmak için bir toplantı düzenleyin. Her şey bittikten sonra neyi farklı yapmanı isterdin? Ne işe yarıyor ve ne yaramıyor? Böyle bir etkinliğe ev sahipliği yapmak ister misiniz? Ne öğrendin?
- Herkesten bir yanıt alırsanız hepsini okuyun. Konuklardan herhangi bir yanıt almasanız bile, etkinlik organizatörlerine sorun! Nasıl düşünüyorlar? O zamandan zevk aldılar mı? Muhtemelen sadece granola bar ve kalem bedava olduğu için, değil mi?
Tavsiye
- Hazırlanacak belgelerin listesi:
- Geçici bütçe
- Olayların takvimi (etkinlikteki her programın saati)
- Davetiye
- Misafir Listesi
- Hareket planı
- İş programı (tamamlama programı)
- Basın bültenleri için belgeler
- Konuşma
- Katılımcı listesi
- Tarafların konuşmaları (konuşmacının özgeçmişini ekleyin)
- Çalışma programı
- Program dakikalara bölünmüştür
- İletişim ağı listesi (organizatörün telefon numarası)
- Getirilecek öğelerin listesi
- Tamamlanacak görevlerin listesi
- Olay raporları (basın ve diğerleri için)
- Etkinlikten önce, aşağıdaki alanlardan sorumlu olacak kişileri / departmanları atayın:
- Bağışçılar
- Katılımcılar
- Önemli konuk, konuşmacı
- Makaleler tasarlayın, yazdırın, toplayın ve bu ürünleri değerlendirin
- Ödüller, hediyelik eşyalar, hediyeler, afişler, sertifikalar
- Araçlar, catering, etkinlik yeri düzenlemeleri, dekorasyon, arka planlar, park yeri
- Medya, PR (dış ilişkiler), Pazarlama
- Bir site seçerken ve fiyatlar için pazarlık yaparken göz önünde bulundurulması gereken faktörler:
- Site kapasitesi (resmi olarak katılmayanlar dışındaki katılımcı sayısı)
- Yiyecek mevcudiyeti (yemeklerin o mekanda mevcut olması durumunda)
- Zaman (etkinliğin başlangıç ve bitiş zamanı)
- Aydınlatma (etkinliğin gece gerçekleşmesi durumunda)
- Klima var mı yok
- Gerekli ekipman sağlanır (mikrofon, hoparlörler vb.)
- Mobilya (mobilya, masa havluları vb.)
- Mekanda müzik ve eğlence etkinlikleri düzenlenebilir mi (daha az resmi şovlarla)
- Jeneratör
- Mekana kolay erişim - mekan şehir merkezinde olsun veya olmasın (delegelerin zorluk çekmeden katılıp katılamayacağı)
- Organizatörler için özel oda, soyunma odaları vb.
- toplam tutar
- Etkinlik gününde, aşağıdakilerden sorumlu kişi / departmanı atayın:
- Genel koordinasyon
- Tuvalet
- Gıda
- Sahada çalışır
- Ev sahibi (MC)
- Bilgisayarlar, projektörler
- Fotoğrafçı
- Resepsiyonist
- Kalabalık ile kitle kontrolü ve halkla ilişkiler
- Park alanı
- Koru
- Belgeleri ve malzemeleri dağıtın (belirli kişilere ve tüm etkinlik katılımcılarına hediyeler ve sertifikalar)
- Etkinlik tarihine karar verirken dikkate alınması gereken faktörler:
- Ana konuk ve diğer VIP konuklar gün boyunca müsait olacak mı
- Hedef kitleniz için en iyi gün hangisi?
- Her zaman, işinizi ve sorumluluklarınızı başka bir kişiye devredemezsiniz.
- İş sorumludur.
- Zamanında. Eğer gecikirseniz, işi eksiksiz ve derhal bildirmeniz gereken kişiye bildirin.
- Sorunlar ortaya çıktığında başkalarını suçlamayın, çok fazla düşünmeyin ve daha fazla strese neden olun, sorunu çözmenin yollarını bulun.
- Acil durumlar için bir tahliye planınız olduğundan emin olun. Etkinliğiniz büyük çapta ise, polisin ve doktorların görevde olduğundan emin olun.
Uyarı
- Panik yapmayın ya da strese girmeyin. Sakin bir duruş daha iyi sonuçlarla sonuçlanacaktır.
- Her duruma hazırlıklı olun. Bazen kontrolünüz dışında olan şeyler olacaktır. Organizatörlerin bir üyesiyseniz, birisi size bağırdığında sinirlenmeyin, o kişi sadece gergin olabilir. Koordinatör iseniz, stres veya panik yapmayın. Lütfen sakince her şeyi yapın. Olası durumlar ve bu durumlarda ne yapacağınız üzerine düşünmeye çalışın.
