İçerik

• Adım atmak
• Bölüm 1/3: Kendinizi tanımlama
• Bölüm 2/3: Sözünüzü söyleyin
• Bölüm 3/3: Özet
• İpuçları
• Uyarılar

İşiniz için sık sık müşterileri aramak zorunda kalırsanız, genellikle bir sesli mesaj bırakmanız gerekebilir. Ama bip sesinden sonra tam olarak ne söylemelisiniz? İletişim kurmak için gerekli tüm bilgileri hatırlamak sinir bozucu olabilir ve bu da önemli ayrıntıların söylenmesini engelleyebilir. Bir sesli posta sistemi kullanarak, bir daha asla kafası karışmış ve doğaçlama sesli postaları kaydetmek zorunda kalmayacaksınız. Kafanızdaki bir kontrol listesini hızla gözden geçirerek, gerekli tüm bilgileri sağladığınızdan ve geri çağrılma şansınızın daha yüksek olduğundan emin olabilirsiniz.

Adım atmak

Bölüm 1/3: Kendinizi tanımlama

1. Doğru tonlamayı kullanın. Mesajınızın kaydı başladığında, açık ve anlaşılır bir şekilde konuşmalısınız. Çok çabuk mırıldanmaya veya konuşmaya çalışmayın. Dinleyicinin dikkatini çekmek için ilgili ve neşeli görünmek için elinizden gelenin en iyisini yapın. Alıcı sizi göremese de, genel tonlamanız telefon tarafından algılanacaktır, bu nedenle doğru tonu ilettiğinizden emin olun.
   • Söylediğiniz her şeyi açıkça ifade edin. Kötü sinyal alımı, sesinizi bozabilir ve konuşmayı bırakmanıza neden olabilir. Normal bir konuşma sesi bile telefon aracılığıyla bir mırıltı gibi duyulabilir.
   • Sesiniz, yaptığınız aramanın türü ile uyumlu olmalıdır. Örneğin, liseden mezun olduğu için yeğeninizi tebrik etmek için sesli mesaj bıraktığınızda neşeli görünmenizde bir sakınca yoktur. Ancak kederli bir arkadaşınıza başsağlığı dilemek istiyorsanız, sesinizin ciddi ve saygılı olduğundan emin olmalısınız.
2. Lütfen isminizi yazınız. Yapmanız gereken ilk şey isminizi belirtmek. Bu şekilde, aradığınız kişi kiminle uğraştığını hemen bilecektir. Çoğu durum için basit bir "bu (adınız)" yeterlidir. Henüz biriyle tanışmadıysanız, "benim adım (tam adınız)" seçeneğini belirleyebilirsiniz. Arkadaşlarınız ve akrabalarınız kimliğinizi belirtmek zorunda kalmadan sizi tanıyacaktır. Bu bir iş görüşmesiyse, diğer kişinin hemen ses ve mesajla ilişkilendireceği bir adı vardır ve bu belki de daha kişiselleştirilmiş bir iletişim biçimine izin verir.
   • Bu adım apaçık görünür, ancak arayanlar tarafından sıklıkla unutulur.
   • Takip için alıcıya faydalı olabilecek belirli bir iş unvanınız veya kendinizle ilgili bir tanımınız varsa, lütfen bunu adınızın arkasına ekleyin. Örneğin, "Benim adım Dr. Versluis, Amsterdam Üniversite Hastanesinde radyolog "veya" Bu Ariane Janssens, Chloe'nin kızınızla birlikte sınıfta olan annesi ".
3. Telefon numaranızı bırakın. Lütfen adınızı listeledikten hemen sonra telefon numaranızı ekleyin. Arayanların çoğu, iletişim bilgilerini sağlamak için sesli postanın sonuna kadar bekler, ancak alıcı bunu ilk seferinde doğru bir şekilde yazamazsa, tam mesajı tekrar dinlemek zorundadır. Anlaşılabilir olması için telefon numaranızı iletirken yavaş konuşmayı ve her şeyi ifade etmeyi unutmayın.
   • Telefon numaranızı mesajın başına eklemenin basit bir yolu, 'Bu (adınız), numaram (telefon numaranız)' veya 'adım (ad) ve ben arayacağım (numara ) '.
   • Arayan Kimliği işlevlerinin her yerde bulunmasına rağmen, sizi arayacak kişinin numaranızı kaydetmemesi veya başka bir numaranın geri aranmasını istemeniz durumunda her zaman telefon numaranızı bırakmanız önerilir.
4. Bir bağlantı noktası sağlayın. Bilinmeyen göndericilerden gelen iş sesli mesajlarını veya mesajlarını dinlerken, insanlar kim olduğunuzu ve neden aradığınızı bilmiyorlarsa çabucak şüphelenecek veya ilgilerini kaybedeceklerdir. Size numarasını veren ortak bir arkadaşınızdan veya referanstan bahsederek onları rahatlatın. Bu da yine telefon görüşmesinin daha profesyonelce yapılmasını sağlar. Sesli posta daha az müdahaleci olacak ve geri arama alma olasılığınız daha yüksek olacaktır.
   • "Numaranızı Patrick'ten aldım, bana teknenizi satmayı düşündüğünüzü söyleyen" gibi, dinleyicinin ilgisini çeken kısa bir giriş eklemeye çalışın.
   • Bir iş görüşmesi yapmasanız bile, alıcıya güven vermek için bir iletişim noktası bulmak önemlidir. "Bu Bob, tam karşınızdaki komşunuz", "Bu Bob Vermeersch" ten daha kişisel.

Bölüm 2/3: Sözünüzü söyleyin

1. Önceden ne söyleyeceğinizi düşünün. Sesli mesajdan ayrılmadan önce ne söyleyeceğiniz konusunda net bir fikriniz olduğundan emin olun. Özel bir nedenle arıyorsanız bu bir sorun olmamalıdır, ancak diğer uçta bip sesini duymak ve yanıtlandığınızı fark etmek, ne söyleyeceğinizi bilme şeklinizi kaybetmenize neden olabilir. Bilgileri ayrı noktalara bölün ve kapatmadan önce hepsini kapatın.
   • Çok acil veya önemli sesli mesajlar için, önceden komut dosyasının kaba bir versiyonunu yazmayı düşünün.
   • Kendinizi sık sık telefon hattını kaybederken bulursanız, adınızı, geri aranacak bir numarayı ve birkaç kelimeyle arama nedeninizi eklemeye odaklanın.
   • Dünün romantik akşamını takip etmek için bir sesli mesaj gönderdiğini hayal edin. Mesajınızı kaydetmeden önce zihinsel olarak hazırlamak, sakin, sakin ve toplanmış veya kekemeli ve gergin görünmede büyük bir fark yaratabilir.
2. Mesajınızı kısa ve öz tutun. Sesli mesajlarınızı 20-30 saniye ile sınırlayın. Bir sesli postanın daha uzun olması gereken pek çok durum yoktur. Alıcıyı çok uzun bir tanıtım veya hikaye ile sıkmamalısınız. Kısa ve öz tutun. Bu arada, kısa bir mesaj daha fazla merak uyandırabilir ve başka türlü olmasa da birini geri dönmeye ikna edebilir.
   • Öte yandan, çok kısa bir sesli posta mesajı, alıcının kendisini önemsiz hissetmesine neden olarak, onu dinlemeden silebilir. Bu, özellikle özel bir numara ile aradığınızda geçerlidir.
   • Sesli mesaj bırakmanın amacı, birinin sizi geri aramasını sağlamaktır. Telefon görüşmesinin amacı bu olduğundan, tüm bilgileri sağlamak niyetinde değildir.
3. En önemli bilgilerle başlayın. Dümdüz gidin ve arama nedeninizi açıkça belirtin. Yalnızca kontrol ederseniz, örneğin bir şey satın almak için bir teklifiniz olduğunda veya bir işlemi takip ederseniz veya bir randevuyu onaylamak isterseniz, bunu alıcıya açıklığa kavuşturmalısınız. Başta onlara neden iletişim kurduğunuzu söylemezseniz, dinleyiciniz ilgisini hızla kaybedecektir.
   • Ne demek istediğini anlatmak için fazla zamanın yok. Açık konuşmazsanız, dinleyiciniz önemli bilgiyi duymadan önce mesajı silecektir.
   • "Babam hastanede" gibi kötü haberleri hemen almak daha iyi. Mesajın geri kalanını rahatlatmak ve açıklamalar sağlamak için kullanın. Her durumda, bu konuyu atlamaktan ve dinleyicinizin endişelenmesine izin vermekten daha iyidir.
4. Kişisel ve samimi olun. Hazırlanmış, yaygın bir "telefon sesi" alma cazibesine direnin. Nazik olun, kendiniz olun ve doğal konuşun. İnsanlar bir şeyi belirli bir şekilde satmaya çalıştıklarını bilirler ve onlara eşit olarak hitap ettiğinizi hissederlerse size bir şans verme olasılıkları daha yüksektir.
   • Bir senaryo okuyormuş gibi konuştuğunuzda, dinleyiciniz mecbur olduğunuz için başka bir telefon görüşmesi yapıyormuşsunuz gibi hissedecektir.

Bölüm 3/3: Özet

1. Belirli bir soru sorun veya bir şey için istekte bulunun. Mesajı tamamladığınızda, alıcının sizi neden geri aramasını istediğinizi özellikle belirtmelisiniz. Kesin bir soru sorun veya telefona cevap vermelerini sağlayacak bir şey isteyin. Sesli postayı dinledikten sonra kafaları karışırsa veya tam olarak ne istediğinizden emin olmazlarsa, sesli posta işaretini kaçırmıştır.
   • "Size gönderdiğim tarifi beğendiyseniz bana bildirin" veya "Bu teklif hakkındaki düşüncelerinizi duymak isterim" gibi ifadeleri deneyin.
   • İnsanlar, yalnızca "geri ara" demek yerine, belirli bir isteğiniz olduğunda iletişime geçme konusunda daha motive olurlar.
2. Normalde adınızı ve iletişim bilgilerinizi ekleyin. Adınızı ve iletişim bilgilerinizi tekrar belirterek mesajınızı tamamlayın. Şarkınızı iki kez tekrarlayın, böylece dinleyici onu doğru bir şekilde yazabilir ve bir sayıyı yanlış anlamayabilir. Müsait olduğunuz ve müsait olmadığınız zamanlar ve aramak için günün en iyi saati gibi dinleyicinizin geri aramasına yardımcı olabilecek tüm ayrıntıları eklediğinizden emin olun.
   • Bir aramanın sonunda telefon numaranızdan iki defadan fazla bahsetmek abartıdır ve hatta kaba olarak yorumlanabilir.
   • Bir arkadaşınıza veya aile üyesine günlük bir mesajsa, bu adım için endişelenmeyin.
3. Uzun soluklu bir sondan kaçının. Kapatma zamanı geldiğinde, mesajı gereksiz yere uzatmayın. Sevdiğiniz biriyle kişisel bir telefon görüşmesi olmadığı sürece, birine güzel bir gün daha dilemeye gerek yoktur. Mesaj devam ettikçe alıcının dikkati kaybolacaktır, bu yüzden sonunda odak noktasını kaybetmemeye çalışın. Zaman ayırdıkları için onlara teşekkür edin ve bir sonraki iletişim adımını onlara bırakın.
   • "Sizden haber almayı dört gözle bekliyorum" gibi bir şeyi lütfen tamamlayın, daha sıcaktır ve bu nedenle "Size iyi günler dilerim" gibi genel, ticari ifadelerden daha etkilidir.
   • Sonunda gönderinizi özetleyemez veya özetleyemezsiniz. Alıcının belirli bir ayrıntıyı tekrar duyması gerekirse, mesajı daha sonra tekrar dinleyebilir.

İpuçları

• "Bu kişi benden ne istiyor?" Diye düşünmenize neden olan aldığınız sesli mesajları bir an için düşünün. Kendinize almak istediğiniz bir sesli mesaj bırakın.
• Alıcı ile ilgiliyse, telefon numaranıza ek olarak e-posta adresinizi veya başka bir iletişim yöntemini de belirtebilirsiniz.
• Zamana duyarlı bilgileri paylaşıyorsanız tarihi eklemeyi unutmayın.
• Gülümsemek! Bu, telefonla bile hissedilebilir.
• Hassas bir konu hakkında arıyorsanız, başkaları tarafından duyulma ihtimaline karşı sesli postada verdiğiniz bilgileri sınırlandırmalısınız.
• Acil bir durumda veya doğal afette, insanlara iyi olduğunuzu bildirmek için giden bir sesli posta mesajı kullanabilirsiniz.

Uyarılar

• Birinin sizi geri aramasını sağlamaya çalışıyorsanız, önceki başarısız aramalar hakkında konuşmayın. Bu rahatsız edici görünebilir ve dinleyiciyi sizinle konuşurken daha az rahat hale getirir.
• İş koşullarında, aradığınız kişi cevap vermezse her zaman sesli mesaj bırakmalısınız. Sesli mesajlar olmadan birden çok cevapsız çağrıyı görmek, işletmenizin önemini zayıflatacaktır.