Yazar:
Christy White
Yaratılış Tarihi:
10 Mayıs Ayı 2021
Güncelleme Tarihi:
1 Temmuz 2024
İçerik
Bir durum raporu bir angarya gibi görünebilir, ancak bunu yazmak aslında yönetimle iletişim kurmak için iyi bir fırsat olabilir. Üzerinde çalıştığınız proje ne olursa olsun, projenin bütçesini ve ilerlemesini tanımlayan belirli ayrıntıları sağlamaya odaklanmalısınız. En önemli bilgileri başlangıçta bir özete koyun. Ardından, sonuçlar ve zorluklar açısından projeyi açıklayan ana ayrıntılarla devam edin. İşleri kısa ama bilgilendirici tutun ve yönetim bundan memnun.
Adım atmak
Bölüm 1/2: Raporunuzu oluşturma
Maliyetlere ve zaman çizelgesine odaklanın. Üzerinde çalıştığınız proje ne olursa olsun, yöneticiler bütçe ve ilerleme açısından işlerin nasıl gittiğini bilmek isterler. Raporunuzu, projenin finansal olarak nasıl gittiği hakkında bilgi toplayarak ayarlayın. Ek olarak, projenin zamanında yolunda olup olmadığı hakkında bazı yorumlar yapın. 
Sorunlar konusunda dürüst olun. Proje maliyeti ve ilerleme sorunları olduğunu biliyorsanız, bunları saklamayın. Bu sadece daha sonra daha büyük sorunlara yol açacaktır. Bunun yerine, bu sorunların iyi giden şeylerle nasıl bağlantılı olduğunu düşünün. - Örneğin, projeniz 1.000 $ 'a 1.000 T-shirt üretip göndermeyi içeriyorsa, yalnızca 300 yaptıysanız, ancak zaten 500 $ harcadıysanız endişelenebilirsiniz.
- Kendinizi programdan iki gün önce bulabilir ve bu konuda yorum yapabilirsiniz.
Sorunlara çözümler önerin. Durum raporunun amacının bir kısmı, yöneticinin sonraki adımlara karar vermesine yardımcı olmaktır. Fark ettiğiniz belirli sorunlara çözüm önererek yardımcı olabilirsiniz. Raporu hazırlarken, çözümlerinizin maliyetler ve ilerleme ile nasıl alakalı olduğuna dair notlar alın. - Örneğin, tişört işiniz programın ilerisinde ve bütçenin gerisindeyse, bunu üretimi hızlandırmak ve işleri dengelemek için bir neden olarak görebilirsiniz.
Bölüm 2/2: Hepsini bir araya getirmek
Rapora bir başlık verin. Yazılı raporunuza kısa bir özet, başlık ve tarihle başlayın. Durum raporlarının kısa olması gerektiğinden ayrı bir başlık sayfasında olmaları gerekmez. Raporu e-posta ile gönderiyorsanız, yöneticinizin e-postanın ne hakkında olduğunu bilmesi için net bir konuya sahip olmanız yeterlidir. - "Parker Transport Ağustos 2017 Raporu" gibi bir şey sorun değil.
- Her zaman verileri, hangi dönemi raporladığınız konusunda net olacak şekilde sağlayın.
- Şirketiniz belirli raporlama formatları kullanıyorsa, bunları da kullandığınızdan emin olun.
Bir özetle başlayın. Yöneticiler meşgul ve en önemli bilgileri hemen görmeleri gerekiyor. Raporun başındaki birkaç satır, projenin bütçe ve ilerleme açısından nasıl gittiğini kısaca açıklayarak konunun özüne giriyor. - Yöneticinizin raporu okuduktan sonraki ilk dakikalarda tüm bilgileri görmesini sağlamaya çalışın.
- Örneğin, doğrudan "Parker Transport şu anda programın ilerisinde. Bütçenin% 50'sini harcadık ve ürünün% 30'unu ürettik. Üretimi hızlandırarak maliyetleri düşürebiliriz. "
- Yöneticiler başlangıçta gördüklerinden memnunsa, yeterince biliyor olabilirler. Özette bir sorunu gösteren herhangi bir şey varsa, oradan hızlı bir şekilde raporun altındaki ilgili bilgilere geçebilirler.
Lütfen en alakalı ayrıntıları sağlayın. Dönüm noktalarına ve önemli verilere odaklanarak şimdiye kadarki en önemli sonuçları listeleyin. Müdürünüzü faaliyetler yerine sonuçlar açısından bilgilendirin. - Örneğin, "Prodüksiyon liderlerimiz, Frank ve Sandra, iyi bir iş çıkardılar. Frank her zaman çok erken gelir ve her şeyin zamanında üretildiğinden emin olmak için Sandra her zaman en son ayrılır. "
- Bunun yerine, temel verileri vurgulayın: "Üretim liderleri (Frank ve Sandra) üretim süresini günde iki saat artırdıklarından, programın% 20 ilerisindeyiz."
Gerçekleri organize edin. Burada raporu yöneticinizin tarzına göre uyarlayabilirsiniz. Yöneticinizin çalışma şeklini biliyorsanız, raporu buna göre uyarlayabilirsiniz. Emin değilseniz, iyi bildiğiniz bir tarzda kısa, doğrudan bir özete odaklanın. - Yöneticiniz büyük hikayeyi görmek isterse, bir bölümü "Sonuçlar", diğerini "Zorluklar" ve üçüncü bir "Çözümler" olarak adlandırabilirsiniz.
- Olayları kronolojik olarak görmeyi seven bir yönetici için, "Bu Hafta İlerleme" bölümünü ve ardından "Sonraki Adımlar" bölümünü deneyin.
Mermi kullanın. Yöneticilere ihtiyaç duydukları bilgiler hızlı ve okunması kolay bir şekilde sağlanmalıdır. Paragraflar, önemli bilgileri okumak ve gizlemek için çok uzun. Ancak listelerle raporu taramak kolaydır. - Yöneticiniz veya şirketiniz özellikle tam yazılı bir rapor isterse, elbette bu dileği yerine getirmelisiniz.
Gerektiği gibi görsel öğeler ekleyin. Bazı yöneticiler, bir projenin nasıl gittiğini açıklamak için görsel ipuçları eklemeyi faydalı buluyor. Örneğin, eğer iyi giderse maliyetlerle ilgili bir merminin yanına yeşil bir ışık yakabilirsiniz, ancak biraz geride kalırsanız, ilerlemeyle ilgili bir merminin yanına turuncu bir ışık yakabilirsiniz. 
Yöneticinize göndermeden önce raporunuzu gerektiği gibi gözden geçirin ve değiştirin. Yazım hataları ve geçmeyen cümleler, kısa, nispeten gayri resmi bir durum raporunda bile asla geçerli değildir. Yalnızca elektronik yazım ve dilbilgisi denetleyicilerine güvenmeyin. Raporu kısa ve doğrudan tutmak için nelerin kaldırılabileceğini düşünün (gereksiz zarflar ve sıfatlar gibi). - Örneğin, "Marie ve Sam'in gerçekten mükemmel çabaları sayesinde Ağustos satışları iyi gidiyor, şimdiye kadarki en iyi ay" gibi ifadelerden kaçının.
- Aynısını çok daha kısaca söyleyebilirsiniz: "Marie ve Sam'in sıkı çalışması sayesinde Ağustos satışları şimdiye kadarki en iyisi."
Başka talimatınız olmadıkça ayda en az bir kez rapor verin. Şirketiniz, haftalık veya iki haftalık gibi belirli bir zaman dilimine göre durum raporları sağlamanızı isteyebilir. Ayda en az bir kez rapor vermek, yöneticinizi bilgilendirmek için genellikle iyidir. Durum raporlarının ne zaman gelmesi gerektiğinden emin değilseniz onunla iletişime geçin. - Yöneticiniz raporları daha seyrek almak istiyorsa, elbette sizden isteneni yapacaksınız.
