İçerik

• adımlar
• Yöntem 1/1: Acil durum planı yazma
• İpuçları

Acil durum planı, bir sunucu arızası veya bir binada yangın gibi büyük bir olay durumunda alınması gereken bir dizi eylemi içerir. Acil durum planı, kritik bilgilerin kaybını önlemek ve ayrıca bir kazanın işiniz üzerindeki zararlı etkisini azaltmak için gerekli eylemlere yönelik yazılı bir kılavuzdur. Ürün kalitesine odaklanan birçok kuruluş ve şirket, yalnızca bireysel sistemler için değil, tüm departmanlar için acil durum planlarına sahiptir.

adımlar

Yöntem 1/1: Acil durum planı yazma

1. 1 Bir acil durum planlama komitesi oluşturarak başlayın ve komiteye başkanlık edecek birini seçin. Acil durum planından sorumlu kişi, her departmanın kendi planını yazabilmesi için beceriler, araçlar ve temel bilgiler hakkında gerekli bilgileri sağlar.
2. 2 Her departmandaki her iş akışını listeleyin. Örneğin, bordro departmanı İK planına dahil edilebilir.
3. 3 Bölüm başkanlarını veya üst düzey yetkilileri toplayın ve acil durum planınız için tüm önemli varsayımları listeleyin.
4. 4 Varsayımları önceliklendirin ve şirketiniz için “eğer”leri ve olası olumsuz sonuçları inceleyin. Teorik olarak hangi eğilimlerin, olayların veya sorunların ortaya çıkabileceğini keşfedin.
5. 5 Öngörülemeyen bir durumda yapmayı planladığınız eylemleri listeleyin. İşletmenizi karlı tutmak için bu zorlukları nasıl telafi edeceksiniz veya bunlara nasıl uyum sağlayacaksınız?
6. 6 Eylem planınızı olumlu bir şekilde oluşturun. Bir plan yapmak kolay bir iş değildir, bu nedenle çok fazla veri sağlanması gerekeceğinden, dahil etmek istediğiniz kişi sayısını alın.
7. 7 Planı tekrar okuyun. Yeniden gözden geçirme, ilk seferde kaçırılan soruları bulmanıza yardımcı olur.
   • İş fonksiyonlarını detaylı bir şekilde anladığınız anda, belirli departmanlarda öngörülemeyen durumlarla baş edebileceksiniz. Bazen departman düzeyinde, görev düzeyinde ve ayrıca süreç düzeyinde beklenmedik durumlar ortaya çıkabilir.
8. 8 Acil durum planınızı test edin. Testi 4 adımda çalıştırarak bu testi yönetilebilir ve uygun maliyetli hale getirebilirsiniz. Diğer departmanlarda plan eksiklikleri veya bu tür planlarla ilgili anlaşmazlıklar ile karşılaşırsanız, bunu değiştirebilir ve yeniden test edebilirsiniz.
   • Aşama 1 - Yönetim ekibinin gözden geçirilmesi. Yönetim, önerilen tüm eylem planlarını gözden geçirmek ve iyi bir iş çıkaran kişileri belirlemek için bir tarih ve saat seçer.
   • Aşama 2 - Bölümler arası inceleme. Her departmanın diğer departmanın planlarını gözden geçirdiği bir süreci içerir. Bu aşama kaynakları tahsis eder ve anlaşmazlıkları tanımlar.
   • Aşama 3 - Sistemdeki eksiklikler. Bu test aşaması bölümler içinde yoğunlaştırılabilir. Test, sistemin modellenmesini ve/veya eksikliklerin tespit edilmesini içerir. Önemli ekipman veya süreçlerin çalışmasını kesintiye uğratmadan veya durdurmadan olayların gelişimi için her türlü senaryoyu kaydırabilirsiniz.
   • Aşama 4 - Uygulamada test edin. Bu, acil durum planınızı tam olarak test edebileceğiniz yerdir. Kısa süreli gerçek zamanlı iş durdurma içerir.

İpuçları

• Doğal afetler (sel, hortum, deprem) ve iş kriziniz, acil durum planınızı düşünürken göz önünde bulundurmanız gereken sorunlardan ve afetlerden bazılarıdır. Bunlar dolandırıcılık, vandalizm, sunucu hatası, güvenlik sorunları ve yasal sorunları içerebilir.
• Kabul edilebilir etkili bir çözüm bulmanın imkansız olduğu bazı durumlarla karşılaşacaksınız. Örneğin bir elektrik kesintisi olursa ve yedek jeneratörünüz yoksa çalışmaya devam edemezsiniz ve kar kaybedersiniz.