İçerik

• Adım atmak
• Bölüm 1/2: Teklifinizi yazma
• Bölüm 2/2: Teklifinizi Gönderme

Yönetim için bir teklif hazırlamak, süreçleri iyileştirme, ciroyu artırma veya tasarruf sağlama fırsatları görürseniz yararlıdır. Gözünüzde değiştirilmesi gereken veya değiştirilebilecek bir şey görürseniz, bir teklif de yazabilirsiniz. Şirketinizin yönetimi için bir teklif hazırlamak istiyorsanız, gerekli bilgileri toplamak için zaman ayırın. Kabul edip etmediklerini görmek için öneriyi meslektaşlarınızla tartışın. Yönetime uygun şekilde yaklaşın.

Adım atmak

Bölüm 1/2: Teklifinizi yazma

1. Sorunu tanımlayın. Süreçleri düzene koymak veya maliyetleri düşürmek hakkında bir teklifte bulunmak istiyorsanız, sorunun ne olduğuna dair net bir resme sahip olmanız gerekir. Bu konuda genellikle kendi kendinize bir fikriniz olur, ancak bir noktaya değinmek ve bir şeyi çözmek istiyorsanız, sorunu kısaca tanımlayabildiğinizden emin olun.
2. Araştırmanı yap. Teklifinizi yazmaya başlamadan önce tüm gerçekleri kontrol etmeniz önemlidir. Paydaşlarla konuşun. Bu meslektaşlar, amirler veya müşteriler olabilir. Karşılaştırılabilir şirketler ve neleri farklı yapabilecekleri hakkında bilgi edinin.
   • Örneğin, şirketinizin yiyecek içecek şirketlerini değiştirmesi gerektiğini düşünüyorsanız, mutfaktaki mevcut yemek şirketi için çalışan çalışanlarla konuşun. Ne düşünüyorlar? Belki başka yerlerdeki diğer yemek şirketleriyle birlikte çalışmışlardır? Ne gibi farklılıklar görüyorlar? Meslektaşlarınız yemek şirketi hakkında ne düşünüyor? Yemekten memnun değilseniz, kalitenin alt seviyede olması yerine kişisel zevkiniz olabilir.
3. Bir problem açıklaması yazın. Teklifinizi tanıtmak için mevcut durumu açıklayın. Lütfen ilgili tüm gerçekleri belirtin. Örneğin kimler, tarihler ve yerler. Bu bölümde henüz bir değer yargısında bulunmayın; kendinizi mevcut durumun nesnel bir taslağıyla sınırlandırın.
   • Yemek şirketi örneğinde, örneğin şöyle yazabilirsiniz: “X Şirketi, Yemek Şirketi Y ile 7 yıldır çalışıyor. Bu süre zarfında, seçilebilecek yemek sayısı beşten ikiye düşürüldü. Vejetaryen yemeklerin sayısı azaldı ve bazı günler hiç vejetaryen yemek sunulmuyor. "
4. Çözümünüzün ne olduğunu açıklayın. Sorunu belirledikten sonra, önerdiğiniz çözümü tanımlayın. Teklifiniz birkaç unsurdan oluşuyorsa, teklifinizdeki en önemli unsurla başlayın. Bulgularınızın araştırmaya dayandığını gösterin.
   • Örneğin, şöyle yazabilirsiniz: "X Şirketine farklı bir yemek tedarikçisine geçmesini tavsiye ediyorum. X şirketinin burada birkaç seçeneği var. Caterer W ve Caterer Z, yemeklerde daha fazla seçenek sunar ve mevcut sağlayıcıyla karşılaştırılabilir bir maliyet düzeyine sahiptir. Buna ek olarak, Cateraar Z, çok çeşitli vejetaryen, vegan ve glütensiz yemeklere sahip olduğundan, çalışanlarımızın ihtiyaçlarını daha iyi karşılayabilir. Cateraar W daha az vegan yemekler sunsa da, bunlar da iyi bir seçenek olacaktır. Bu yılın başlarında yapılan araştırmalar, çalışanlarımızın% 40'ının vejeteryan,% 10'unun vegan olduğunu ve çalışanlarımızın% 2'sinin glütensiz bir diyet uyguladığını gösteriyor. "
5. Bir plan yapmak. Teklifi uygulamak için atılacak her adımı açıklayın. Her adım için, o adımla ilişkili maliyetlerin ne olduğunu ve teslim süresinin ne olduğunu belirtin. Hangi maliyetlerin kesin olduğu ve hangilerinin belirli faktörlere bağlı olduğu konusunda şeffaf olun. İsterseniz adımları numaralandırabilirsiniz. Ardından daha ayrıntılı bilgi sağlayın. Teklifinizin getirilerini abartmayın. Beklenen getirilerin ne olduğunu olabildiğince tarafsız bir şekilde belirtin.
   • ”Yiyecek tedarikçisini değiştirmek için aşağıdakileri yapmanız gerekir: 1. Caterer Y ile mevcut sözleşmeyi iptal edin; 2. Caterer W ve Caterer Z'yi bir deneme oturumu için davet edin; 3. İki yemek şirketinden birini seçin; 4. Seçilen yemek şirketi ile bir sözleşme yapın. Yeni sözleşmenin maliyetlerinin, Caterer Y ile olan mevcut sözleşmenin maliyetleriyle karşılaştırılabilir olması beklenmektedir. Caterer Y ile mevcut sözleşmede kararlaştırılan ihbar süresine uyursak, iptal ile ilgili herhangi bir maliyet yoktur. Bu nedenle, farklı bir yemek tedarikçisine geçiş maliyet açısından nötr olabilir ve kantindeki arz arttığı için çalışan memnuniyetinde olası olumlu etkiler olabilir. "
6. Hangi itirazların olabileceğini belirtin. Teklife olası itirazların olduğunu anladığınızı gösterin. Örneğin çalışanlardan direnç bekleniyor mu? Belki de bazı meslektaşları mevcut yemek şirketinin büyük hayranlarıdır. Herhangi bir itirazı ortadan kaldırmak ve riskleri en aza indirmek için neler yapılabileceğini belirtin.
7. Teklifi uygulamak için neyin gerekli olduğunu belirtin. Öneriniz, öğelerin satın alınması gerektiği veya uygulama için fazladan çalışanların görevlendirilmesi gerektiği anlamına geliyorsa, lütfen bunu belirtin. Ayrıca, hangi zaman taahhüdünün gerekli olduğunu belirtin. Bunu bir kontrol listesi şeklinde yapabilirsiniz. Örneğin:
   • "Gerekli: farklı yemek tedarikçilerini (kuruluşun farklı bölümlerinden 4 çalışan) değerlendiren çalışma grubu, deneme oturumu için 2 saat, değerlendirme raporunu hazırlamak için 3 saat."
8. Ana faydalarla bitirin. Önerdiğiniz değişiklik ne olursa olsun, sonunda tekrar edin. En önemli üç noktanızı özetleyin ve bir özet cümle ile sonuçlandırın. Bunu yönetici özeti olarak düşünün. Örneğin:
   • Bu önerinin gösterdiği gibi, Caterer Y son 7 yılda yemek çeşitlerini azalttı. Caterer W ve Caterer Z, aynı maliyetle daha geniş bir ürün yelpazesi sunar. Şirketimiz için yeni bir yemek tedarikçisi seçmek amacıyla bu iki yemek şirketi ile bir deneme oturumu düzenlemenizi tavsiye ederim. Bunun çalışan memnuniyetini ve elde tutma oranını artırması bekleniyor. "
   • Mali ve niceliksel faydaları belirleyin. Örneğin, yeniliğiniz maliyet tasarrufu sağlıyor mu? O halde bunu belirtin.
   • Niteliksel faydaları belirleyin. Bazen bir teklifin avantajları somut rakamlarla gösterilemez. Örneğin, teklifiniz çalışan memnuniyetini artırıyorsa, lütfen bunu belirtin. Niteliksel faydalar, nicel faydalar kadar değerli olabilir.

Bölüm 2/2: Teklifinizi Gönderme

1. Teklifi bir meslektaşınıza okutun. Bir meslektaşınızdan teklifiniz hakkında size geri bildirim vermesini isteyin. Belki meslektaşınız teklifinize tamamen katılıyor. Meslektaşınız teklifinize tam olarak katılmıyorsa, itirazlarını düşünün. İtirazların haklı olduğunu düşünüyorsanız, teklifinizi ayarlayın. İtirazların kendi içinde haklı olduğuna inanıyor ancak farklı bir sonuca varmıyorsanız, lütfen itirazları teklife olası itirazları açıkladığınız bölümde belirtiniz.
2. Sıyırmak. Teklifiniz hazır olduğunda ve başka biri tarafından düzeltilmesini sağladıktan sonra, onu iyice gözden geçirin. Tüm cümleler iyi çalışıyor mu, yazım hatası yok mu, yeterince kısa mı? Önerinizin çok uzun olmasını istemezsiniz, çünkü o zaman yönetim onu ​​okumayabilir. En fazla iki sayfa hoş bir uzunluktur.
3. Öneriyi yönetime sunun. Teklifiniz tamamlandığında, kime göndereceğinizi belirleyin. Bazı kuruluşlarda, belirli bir konuda kimin söz sahibi olduğu açıktır. Bu, diğer kuruluşlarda daha az nettir. Kiminle iletişime geçeceğinizi sorun. Genelde sekreterler bunun farkındadır.
   • Doğru kişiyi bulduğunuzda, teklifi tartışmak için onlarla fiziksel bir toplantı planlamaya çalışın. Bu şekilde, teklife kağıt veya e-posta yoluyla gönderdiğinizden daha fazla dikkat çekersiniz.