İçerik

• Adım atmak
• Bölüm 1/3: Performans raporunun hazırlanması
• Bölüm 2/3: Anlamlı içerik oluşturma
• Bölüm 3/3: Etkili dil kullanmak
• İpuçları

Performans raporu yazmanız gerekiyor mu? Pek çok pozisyon bunu gerektirir ve genellikle bunlar, yıl boyunca ne yaptığınızı raporlamanızı isteyen öz değerlendirmelerdir. Bunun yerine bir toplantı hakkında bir rapor yazmanız istenmiş olabilir. Böyle bir raporun nasıl düzgün bir şekilde yazılacağına dair bilgi, başarılı olarak algılanıp algılanmamanızda büyük bir fark yaratabilir.

Adım atmak

Bölüm 1/3: Performans raporunun hazırlanması

1. Bir özet paragrafla başlayın. Değerlendirmenin en üstünde genel bakışı özetleyin. Okuyucuları genel performans hakkında bilgilendirin.
   • Kar amacı gütmeyen bir kuruluş için bir performans raporu yazıyor olabilirsiniz. Paydaşlar için başarılı etkinlikler düzenlemek, sektörde tanınırlık kazanmak ve müşteri tabanını genişletmek gibi başarıları özetleyebilirsiniz.
   • Özeti ayrıntılarla karıştırmanız gerekmez. Burada en önemli noktaları özetliyorsunuz. Bir genel bakış sunuyorsunuz. Raporu çok uzun tutmamaya çalışın. İşverenin belirli bir isteği olmadıkça, iki sayfa iyi bir kuraldır. İşvereninizden önerilen bir format olup olmadığını sorun.
2. Özetin her bir noktasını desteklemek için ayrıntılar sağlayın. Şimdi, özetin ana noktalarını başlangıçta, ayrıntılar daha sonra raporda olacak şekilde gerekçelendirmeniz gerekiyor.
   • Bir metin taslağı kullanın. Farklı alanları kendi paragraflarında düzenleyin ve her başlık altında alt başlıklar kullanın. Örneğin, paragraflarınızdan biri "Organize Etkinlikler" olarak adlandırılabilir.
   • Böyle bir başlık altında, her olayın kısa bir özetini, amacını ve grubun misyonuna nasıl yardımcı olduğunu (madde işaretleri veya harflerle) gönderebilirsiniz. Burada spesifik olun.
3. Profesyonel bir format kullanın. Raporu toplamayın. Raporun iyi organize edilmiş, profesyonel bir yazı tipinde ve güzel bir kağıt üzerinde görünmesini istiyorsunuz.
   • Bir başlık oluşturun ve sayfanın en üstünde ortalayın. Bilgileri düzenlemek için kalın alt başlıklar kullanın.
   • Raporun üst kısmında temel bilgileri sağlayın. Değerlendirmenin kapsadığı tarihleri ​​ve onu oluşturan kişinin adını ve unvanını sunun.
4. Söz konusu dönemin tamamı için bir günlük tutun. İlerlemeyi gerçekleşirken takip ederseniz çok daha kolay hale gelir.
   • Değerlendirme süresi boyunca performansınızı takip ettiğiniz bir günlük veya klasör tutun. Rapor yazma zamanı geldiğinde bu, hayatınızı çok daha kolaylaştıracaktır.
   • Bunu yapmamak, dönemin başında meydana gelen önemli başarıların unutulmasına neden olabilir.

Bölüm 2/3: Anlamlı içerik oluşturma

1. İnsanlara performans hedeflerinizi ve beklentilerinizi hatırlatın. İnsanlara değerlendirme döneminin başında hedeflerin ne olduğunu hatırlatmanız gerekir. Hedefler neydi? Görevin beklentileri nelerdir? Bilmiyorsanız, işvereninizden temin etmesini sağlayın.
   • Daha sonra gerçek sayıları göstererek bunların nasıl elde edildiğini açıklayın. Önemli olan, faaliyetlerinizin veya sonuçlarınızın orijinal projelerle karşılaştırılmasıdır.
   • Örneğin: Beklenenden daha fazla para topladıysanız, bu yatırımcılara veya amirlere olumlu bir şekilde gelecektir. Bununla birlikte, bir ölçüt sağlamazsanız, bunun başarılı olup olmadığını ve ne ölçüde başarılı olduğunu değerlendirmek daha zordur.
2. Görüntü sağlayın. Okuyucunun sunduğunuz verileri değerlendirmesine yardımcı olduklarını düşünüyorsanız, birkaç grafik veya çizelge ekleyin.
   • Unutmayın, bazı okuyucular muhtemelen meşgul olmaları nedeniyle raporu gözden geçireceklerdir. Bu nedenle görsel yardımcılar, amacınızı genellikle biraz daha etkili bir şekilde aktarabilir.
   • Ancak okuyucuyu çok fazla grafikle bombalamayın. Ana noktaları vurgulayan bir veya iki grafik seçin.
3. ARAÇ'a odaklanın. Bu teknik, performansınızı belgelemenize yardımcı olur. Meydan Okuma, Eylem ve Sonuçlar anlamına gelir. Bu, performansınızı düzenlemenize yardımcı olacaktır.
   • Ödevin meydan okumasını görüntüleyin. Ardından, sorunu çözmek için gerçekleştirdiğiniz eylemi özetleyin ve ardından sonuçlarınızı belgeleyin. Örneğin, bir restoranda yönetici olduğunuzu varsayalım. Şunları yazabilirsiniz: Zorluk - Yemek saatlerinde satırlar çok uzadı ve müşteri şikayetlerini yüzde 10 artırdı. Eylem - Yoğun saatlerde çalışan sayısını artırmak için bir saat önce görevlendirilen bir garson. Sonuç - Uzun bekleme süreleriyle ilgili müşterilerden gelen şikayetler yüzde 80 azalarak ikiye düştü.
   • Esas nokta burada spesifik olmaktır. "Ben bir takım oyuncusuyum" gibi genel başarılar pek bir anlam ifade etmiyor çünkü herkes böyle şeyler söyleyebilir. Önemli olan, sonuçları temel konularla ilişkilendirmek ve veriler ve spesifikasyonlar aracılığıyla başarıyı göstermektir.
4. Metodolojinizi belirtin. Programınız bir çeşit veri toplama içeriyorsa, kullandığınız metodolojiyi kısaca açıklamak iyi bir fikirdir.
   • Okuyuculara seçilen araştırma yönteminin nedenini bildirin. Anketin faydalarını ve sonuçlarını açıklayın. Bu neden güvenilir bir yöntemdi? Örneğin, şikayetleri bir metodoloji olarak kullanmanın neden mantıklı olduğunu açıklamak için restoran senaryosunu kullanın.
   • Araştırma verilerinin ne anlama geldiğini ve araştırmayla neyi başarmaya çalıştığınızı açıklayın.
5. Sana odaklan verim. Sunmak istediğiniz başarılarda ince ayar yapmak için, o dönemde en çok gurur duyduğunuz şeyi düşünün. Belki de endişeli ziyaretçiler üzerindeki sakinleştirici etkindi. Belki başkalarına koçluk yapıyordu. Okuyucuların önüne çok fazla ayrıntı atmayın.
   • Bunu yapmak için kullanabileceğiniz diğer bir yöntem STAR yöntemidir. Bu yöntem, bir durumu ve görevi, bunu başarmak için gerçekleştirdiğiniz eylemi ve elde ettiğiniz sonuçları kısaca açıklamayı içerir. CAR yönteminde olduğu gibi, buradaki amaç problemleri sonuçlara bağlamak ve bunları nasıl başardığınızı açıklamaktır.
   • Zorluk, benzersizlik, ilk sefer, yüksek görünürlük, son teslim tarihlerini karşılama, yenilikçilik ve işinizin kapsamı ve etkisi gibi şeylere odaklanın.
   • Bunun bir örneği, şube müdürü olarak başladığınızda, yıllık çalışan cirosunun yüzde 35 olduğunu açıklamaktır. Bir çalışan memnuniyeti anketi uyguladınız, çalışan mentorluğu oluşturdunuz ve haftalık personel toplantısı başlattınız. Sonuç olarak, personel devir hızı yüzde 15'e düştü. Bu örneğin gösterdiği gibi, doğru bağlantıları sağladığı sürece performansın aşırı derecede sözlü olması gerekmez.
6. Değerinizi açıklayın. Sadece sonuçlarınızın ne olduğunu söylemeyin, aynı zamanda bu performansların organizasyon için neden değerli olduğunu da açıklayın.
   • Örneğin, personel toplantıları yapmaya başladınız diyelim. Ve sonra? Bu, organizasyon için nasıl bir değer yarattı? Bunu dikkatlice düşünün. Somut bir değer yoksa, başka bir şeyi vurgulamanız gerekebilir.
   • Personel toplantıları, hastalık günlerindeki düşüşün (işverenin parasını kurtaran) kanıtladığı gibi, çalışanların moralini yükseltmeye yardımcı olduysa, o zaman değerinizi gösterdiniz.
7. Göndermeden önce raporu kontrol edin. Profesyonel olmayan kopuk bir şey teslim ederseniz, tamamlama raporunun amacını yitirirsiniz.
   • Raporda dilbilgisi, noktalama işaretleri ve yazım hataları için düzeltme yapın. Raporu bir gecede bırakın ve ertesi sabah tekrar okuyun. Raporu son dakikada yazmayın.
   • Basılı bir kopya yazdırın ve yeniden okuma sırasında hata olup olmadığını kontrol edin. Bazen bir kişinin gözleri bilgisayar ekranına o kadar bağlanır ki bariz hatalar artık fark edilmez.

Bölüm 3/3: Etkili dil kullanmak

1. Olumsuz şeyleri olumlu bir şekilde ifade edin. Beklentileri karşılamadığınız bir şey varsa, ondan kaçınmamak daha iyidir. Bunu raporun odak noktası haline getirmeyin, ona odaklanın.
   • Pek başarılı olamadığınız bölgelere olumlu bir dille davranın. Örneğin, suçlamaya veya özür dilemeye odaklanmak yerine, sorunu çözmek için attığınız somut adımlara odaklanın.
   • Bir performans raporunda başkalarını suçlamayın. Yaptıklarınıza odaklanın. Pozitif kal. Sizin veya grubunuzun iyi yaptığı şeylere odaklanın. Vurgulayabileceğiniz alanları belirleyin.
2. Rakamları ve istatistikleri kullanın. Çok spesifik olabilirseniz, cevaplarınız daha inandırıcı görünecektir. Mümkün olduğunda, söylediklerinizi ölçülebilir bir şeyle kanıtlayın.
   • "Mükemmel" veya "güvenilir" gibi genel üstünlük belirten ifadeler pek bir anlam ifade etmiyor. Birine "mükemmel bir yıl" geçirdiğinizi söylemek, herkesin söyleyebileceği bir şeydir.
   • Şu cümleyi hatırla: Anlatma, göster. İnsanlara mükemmel bir yıl geçirdiğinizi söylemek yerine, ayrıntılar ve verilerle onlara başarılarınızı gösterin. Müşteri ilişkilerinde iyi olduğunuzu söylemek yerine, müşteri memnuniyeti anketlerinin sonuçlarını, aldığınız mektupları ve müşteri şikayetlerindeki azalmayı belirtin.
   • Kullanım rakamları. Bu sayının ne kadar büyük olduğu net değilse, çok sayıda çalışanı yönettiğinizi söylemek pek bir şey ifade etmez. Bir bütçenin boyutunu ifade etmek ve görevlerin boyutunu özetlemek için sayıları kullanın.
3. Her zaman doğruyu söyle. Abartmayın. Yalan söyleme. Bir yalana yakalanırsanız, başınız büyük belada olabilir.
   • Yalan söylemenin diğer bir sorunu, bariz bir ihmalle bile olsa, sonunda güvenini kaybedecek ve kendini geliştiremeyeceksin.
   • Bunun yerine, hem zayıf yönleri hem de olumlu noktaları olan değerlendirme döneminin dürüst bir değerlendirmesini gösterin. Zayıflıkları ele alın. Sadece bunu yapmanın olumlu bir yolunu bulun.
4. Başkalarına hak ettikleri takdiri verin. Birçok iş ve teknik yazı kursu "I" zamirini kullanmamanızı tavsiye eder. Bazı durumlarda bunu bir performans raporunda yapabilirsiniz.
   • Örneğin, "100 kişiyi işe aldım" diyebilirsiniz. Ancak, başarılara katkıda bulunan diğer insanları da unutmayın. Ekibe danışın (varsa).
   • Kibirli görünmezseniz ekstra puan alırsınız. Her cümlenin "I" kelimesiyle başlamaması için cümle yapısını değiştirin.

İpuçları

• Bir performans raporuna asla kızgın bir not almayın. Neredeyse her zaman pozitif kalmak işe yarar.
• Profesyonel, resmi bir dil kullanın.